De foregående kapitlene har vist hvor grensene går for når et tilbud må eller kan avvises fordi det inneholder avvik, forbehold eller uklarheter. Men avvisning er ikke oppdragsgivers eneste handlingsalternativ når et tilbud ikke fremstår helt klart eller fullstendig. Regelverket åpner for at oppdragsgiver i mange tilfeller kan gå en annen vei: å be leverandøren ettersende manglende dokumentasjon, avklare en uklarhet, eller supplere og utdype opplysninger som allerede finnes i tilbudet.
Dette kapittelet handler om denne alternative veien. Ettersending og avklaring er ikke en plikt oppdragsgiver alltid har, men et verktøy oppdragsgiver som hovedregel kan velge å bruke for å redde et tilbud som ellers ville måttet avvises. Samtidig er verktøyet strengt avgrenset: Det kan ikke brukes til å gi leverandøren en ny sjanse til å forbedre sitt tilbud etter at konkurransen er i gang.
Denne spenningen – mellom ønsket om å bevare konkurransen og redusere unødvendig kassasjon av tilbud på den ene siden, og hensynet til likebehandling og forutberegnelighet på den andre – er selve kjernen i det som skal drøftes her. Fremstillingen tar for seg innholdet i hjemmelsgrunnlaget, hva som kan ettersendes og avklares, hvor den absolutte grensen mot forbedring går, forholdet til forhandlingsforbudet, tidspunktet for slike anmodninger, kravene til likebehandling, og til sist spørsmålet om oppdragsgiver noen gang har plikt til å be om avklaring.
Det sentrale hjemmelsgrunnlaget for ettersending og avklaring finnes i forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) § 23-5, med en parallell bestemmelse i forsyningsforskriften (FORSYN) § 19-5. Bestemmelsen gir oppdragsgiver adgang til å be om ettersending, supplering, avklaring eller utfylling av opplysninger og dokumentasjon som synes å inneholde feil eller uklarheter, eller der bestemte dokumenter mangler [KOFA 2017/104; KOFA 2025/95; KOFA 2024/615].
Bestemmelsen retter seg mot fire beslektede, men ikke identiske, typer tiltak. Ettersending sikter til at leverandøren leverer et dokument som mangler. Supplering og utfylling sikter til at et allerede levert dokument eller en allerede gitt opplysning gjøres mer fullstendig. Avklaring sikter til at oppdragsgiver får klarhet i hvordan en uklar formulering eller et uklart forhold i tilbudet skal forstås. Felles for alle fire er at de bare kan brukes innenfor en ytre ramme: Tiltaket kan ikke medføre at tilbudet forbedres [KOFA 2017/68; KOFA 2025/0095].
Forsyningsforskriften § 19-5 har et tilsvarende innhold. Det er ikke holdepunkter i det tilgjengelige materialet for å anta at bestemmelsene skal forstås ulikt for oppdragsgivere som opererer i forsyningssektorene. Forholdet mellom de to bestemmelsene er ikke belyst med egne kilder, men det antas at de skal tolkes parallelt. Fremstillingen i dette kapittelet bygger derfor på FOA § 23-5, men de samme prinsippene gjelder som utgangspunkt tilsvarende under FORSYN § 19-5.
Bestemmelsen er, som det skal utdypes i punkt 7.9, i utgangspunktet en «kan»-regel. Oppdragsgiver har en rett, ikke en generell plikt, til å ta i bruk avklaringsadgangen [LB-2018-147988; 18-147988ASK-BORG]. Den nærmere begrunnelsen for dette utgangspunktet, og unntakene fra det, behandles i punkt 7.9 nedenfor.
FOA § 23-5 avløste de tidligere bestemmelsene i FOA 2006 §§ 21-3, 21-4, 12-3 og 12-4. Det har vært reist spørsmål om den nye bestemmelsen gir en videre adgang til ettersending og avklaring enn de eldre reglene. Praksis fra klagenemnda og domstolene som ble utviklet under de eldre bestemmelsene, brukes fortsatt som relevante rettskilder, men den konkrete overføringsverdien må vurderes i lys av ordlyden i gjeldende § 23-5 og den underliggende EU-retten.
Avklarings- og ettersendingsadgangen knytter seg til informasjon som allerede er en del av det opprinnelige tilbudet slik det forelå ved tilbudsfristens utløp. Det er dette som skiller lovlig ettersending fra en ulovlig etterfølgende utfylling av tilbudet. Forholdet som ettersendes eller avklares, må kunne kontrolleres objektivt å ha foreligget allerede før fristen [EU-domstolen Case C-336/12; KOFA 2025/0095; KOFA 2025/95; KOFA 2024/615].
Prinsippet har sin opprinnelse i EU-domstolens avgjørelse i Manova-saken (C-336/12), som gjaldt det tilsvarende spørsmålet etter anskaffelsesdirektivet. Domstolen slo fast at likebehandlingsprinsippet ikke er til hinder for at oppdragsgiver etter fristens utløp ber om ettersending av dokumenter som objektivt kan godtgjøres å ha eksistert allerede før fristen. Prinsippet er videreført i gjeldende FOA § 23-5 [EU-domstolen Case C-336/12].
Samtidig er det klart at en anmodning om avklaring ikke må føre til at leverandøren i realiteten inngir det som fremstår som et nytt tilbud [EU-domstolen Case C-336/12].
Vilkåret formuleres ofte som et krav om «objektive holdepunkter» i tilbudet. Dersom det opprinnelige tilbudet ikke inneholder noen spor av det forholdet som senere ønskes ettersendt, er det ikke tale om supplering, men om ny dokumentasjon – og ny dokumentasjon faller utenfor det oppdragsgiver lovlig kan innhente etter tilbudsfristen [EU-domstolen Case C-336/12; KOFA 2024/0615; KOFA 2010/163; KOFA 2009/163; KOFA 2025/1900; KOFA 2023/0610; KOFA 2015/107].
Kravet til objektive holdepunkter er ikke alltid enkelt å anvende i praksis. Terskelen for hva som er tilstrekkelig forankring, har blitt vurdert ulikt fra sak til sak, og rettstilstanden på dette punktet må sies å være bare delvis avklart.
I flere saker har klagenemnda lagt vekt på tilbudet som helhet – herunder tilbudsbrev, vedlegg og organisasjonsbeskrivelse – og ikke bare på formelle skjemaer, når det skal avgjøres om leverandøren allerede ved fristen ga uttrykk for å ville støtte seg på en annen virksomhet. I én sak var ESPD-skjemaet krysset av for at leverandøren ikke støttet seg på andre, men klagenemnda la avgjørende vekt på at en objektiv tolkning av tilbudet for øvrig – tilbudsbrev, kjøretøyoversikt og kvalitetsbeskrivelse – klart viste at leverandøren ville benytte en annen virksomhets løyver og kjøretøy [KOFA 2018/526].
Spørsmålet om en ren ESPD-avkrysning i seg selv er nok, eller om det kreves konkrete opplysninger i tilbudsteksten for øvrig, har altså ikke fått noe entydig svar. Det kan likevel utledes av praksis at jo mer konkret tilbudet er om det aktuelle forholdet – for eksempel ved navngivelse av underleverandører, CV-er eller tilbudsbrev som beskriver organisasjonsmodellen – desto sterkere står argumentet for at objektive holdepunkter foreligger [KOFA 2022/1593; KOFA 2021/592; KOFA 2024/129; KOFA 2024/1255; KOFA 2016/167; KOFA 2014/2].
KOFA-sak 2024/1255 (Valdres kommunale renovasjon IKS) gir en god illustrasjon av den konkrete vurderingen. Saken gjaldt en åpen anbudskonkurranse om totalentreprisekontrakt for et mottaksbygg og hovedlager, estimert til 35 millioner kroner. Valgte leverandør, Valdresbygg AS, hadde i sitt tilbud vedlagt morselskapet Veidekke Entreprenør AS sine sentrale godkjenninger for innmåling og utstikking av tiltak, murarbeider og stålkonstruksjoner, men uten den forpliktelseserklæringen konkurransebeskrivelsen krevde. Etter at en konkurrent klaget, innhentet oppdragsgiver forpliktelseserklæringen fra Veidekke Entreprenør AS. Klagenemnda la avgjørende vekt på at Veidekke Entreprenør AS eier 100 prosent av valgte leverandør, og at de sentrale godkjenningene var vedlagt tilbudet. Vedleggelsen ga oppdragsgiver objektive holdepunkter for at leverandøren støttet seg på morselskapet, selv om selve forpliktelseserklæringen manglet. Nemnda konkluderte med at ettersendingen var en lovlig avklaring, ikke en supplering av ny informasjon [KOFA 2024/1255].
Saken viser at vedleggelse av underleverandørens dokumenter – her de sentrale godkjenningene – kan utgjøre tilstrekkelig forankring selv der det formelle forpliktelsesdokumentet mangler. Det avgjørende var at oppdragsgiver, ut fra en objektiv tolkning av tilbudet som helhet, allerede hadde grunn til å legge til grunn at leverandøren ville bruke morselskapet som støtte.
Der tilbudet allerede objektivt viser at leverandøren mente å oppfylle et bestemt krav, kan etterfølgende dokumentasjon som bare bekrefter dette, være lovlig. Dette gjelder for eksempel sertifikater som bekrefter en allerede oppgitt sertifiseringsstatus, eller supplerende opplysninger som bare klargjør noe tilbudet allerede peker mot [EU-domstolen Case C-336/12; 22-087333TVI; KOFA 2017/104; KOFA 2021/2068].
Et praktisk eksempel er tilfellet hvor leverandøren allerede i tilbudet har navngitt en underleverandør, lagt ved CV-er eller beskrevet organisasjonen på en måte som viser en støtterelasjon, men der selve den formelle forpliktelseserklæringen fra underleverandøren først ettersendes etter tilbudsfristen. Så lenge tilbudet ved fristens utløp objektivt ga holdepunkter for at leverandøren mente å støtte seg på den aktuelle virksomheten, og virksomheten selv hadde til hensikt å avgi slik støtte, kan en etterfølgende forpliktelseserklæring aksepteres [KOFA 2021/2068; KOFA 2023/192; KOFA 2021/1408; KOFA 2022/760; KOFA 2022/76; KOFA 2019/379; KOFA 2017/67; KOFA 2012/133; KOFA 2011/24; KOFA 2012/231; KOFA 2012/150; KOFA 2020/623; KOFA 2015/83].
KOFA-sak 2017/67 (Oslo kommune, Bymiljøetaten) er et sentralt eksempel på denne problemstillingen. Saken gjaldt en åpen anbudskonkurranse for en rammeavtale om armaturer til utskifting av vei- og gatelys, estimert til mellom 60 og 80 millioner kroner. Valgte leverandør, Osram AS, var stiftet i 2015 og hadde ingen regnskapshistorikk. Selskapet viste i tilbudet til at det var heleid av Osram GmbH, og at morselskapet ved behov kunne utstede betalingsgarantier. Oppdragsgiver ba etter tilbudsfristen om en forpliktelseserklæring fra Osram GmbH, som ble levert kort tid etter. Klager anførte at valgte leverandør skulle vært avvist fordi kvalifikasjonskravene om økonomi, kapasitet og erfaring ikke var oppfylt. Klagenemnda la vekt på at tilbudet inneholdt eksplisitt informasjon om konsernets ressurser og likviditetsgaranti, og at forpliktelseserklæringen bare bekreftet det som allerede fremgikk av tilbudet. Med henvisning til EU-domstolens avgjørelse i sak C-387/14 (Esaprojekt) presiserte nemnda at den avgjørende forskjellen fra den EU-rettslige begrensningen var at morselskapet uttrykkelig var nevnt i det opprinnelige tilbudet. Konklusjonen var at oppdragsgiver hadde adgang til å innhente forpliktelseserklæringen som en lovlig supplering [KOFA 2017/67].
Saken illustrerer at et nystartet selskap som eksplisitt opplyser om morselskapets ressurser og tilgjengelige garantier i sitt tilbud, gir oppdragsgiver tilstrekkelig grunnlag for å be om formell dokumentasjon i etterkant. Det avgjørende er at suppleringen ikke tilførte ny substansiell informasjon – den formaliserte et allerede opplyst forhold.
Tilsvarende kan ettersending av ESPD-skjema aksepteres der de underliggende kvalifikasjonsforholdene objektivt forelå ved tilbudsfristens utløp [KOFA 2017/95]. Oppdragsgiver kan også selv innhente offentlig tilgjengelig dokumentasjon – som for eksempel en CE-samsvarserklæring – for å verifisere en opplyst oppfyllelse, uten at dette utgjør forbedring av tilbudet [KOFA 2017/104].
KOFA-sak 2017/104 (Offentlig Fellesinnkjøp på Agder, OFA) er den sentrale avgjørelsen om oppdragsgivers adgang til selv å hente inn offentlig tilgjengelig dokumentasjon. Saken gjaldt en åpen anbudskonkurranse om parallelle rammeavtaler for nettverk-, server- og lagringsprodukter, estimert til 40 millioner kroner over fire år. Én leverandør hadde ikke vedlagt samsvarserklæring for CE-merking av sine maskinmodeller, til tross for at kravspesifikasjonen stilte dette som dokumentasjonskrav. Oppdragsgiver innhentet selv fire samsvarserklæringer fra produsentens (Huawei) nettsider, og fikk hjelp av leverandøren til å finne en femte. Klagenemnda la til grunn at CE-merking er en deklarasjon fra produsenten, at dokumentasjonen var offentlig tilgjengelig, og at det ikke var bestridt at produktene faktisk var CE-merket på innleveringstidspunktet. Saken dreide seg altså om dokumentasjon på et allerede eksisterende faktisk forhold – ikke om en endring av tilbudet. Nemnda fant at et forbud mot slik egenhåndig innhenting ville stride mot formålet om mer effektive anskaffelser, og konkluderte med at fremgangsmåten var tillatt etter FOA § 23-5 [KOFA 2017/104].
Avgjørelsen viser to ting. For det første bekrefter den at suppleringsadgangen ikke er begrenset til rent formelle mangler, men strekker seg til dokumentasjon på faktiske forhold som allerede forelå ved tilbudsinnleveringen. For det andre åpner den for at oppdragsgiver under visse omstendigheter kan innhente slik dokumentasjon selv fra offentlig tilgjengelige kilder, uten å bryte kravet om skriftlig forespørsel til leverandøren. Forutsetningen er at dokumentasjonen er allment tilgjengelig og at innhentingen ikke gir noen leverandør en særlig fordel.
Motsetningsvis faller dokumentasjon som ikke finnes i tilbudet overhodet – helt ny dokumentasjon uten forankring ved fristen – utenfor suppleringsadgangen [KOFA 2010/163; KOFA 2009/140; KOFA 2009/163; KOFA 2025/1900; KOFA 2023/0610; KOFA 2015/107; KOFA 2023/0600; KOFA 2007/151; KOFA 2011/26].
En særlig praktisk kategori gjelder ettersending av forpliktelseserklæringer og annen dokumentasjon for støtte fra andre virksomheter. Rettstilstanden kan oppsummeres slik: Ettersending er lovlig når tilbudet allerede inneholder opplysninger som viser at leverandøren mente å støtte seg på de aktuelle ressursene, og at de aktuelle virksomhetene mente å avgi støtte. Ettersending er ulovlig når nye støttevirksomheter introduseres etter tilbudsfristen [LE-2021-130025; LE-2022-122075; KOFA 2021/2068; KOFA 2023/0473; KOFA 2023/473; KOFA 2020/254; KOFA 2022/1593; KOFA 2021/592].
Grensen mellom lovlig ettersending og ulovlig forbedring på dette punktet ble trukket opp i EU-domstolens avgjørelse i Esaprojekt-saken (C-387/14), som gjaldt de tilsvarende reglene etter anskaffelsesdirektivet. Domstolen slo fast at en senere innføring av nye støttende virksomheter eller nye underleverandører kan utgjøre en vesentlig endring av tilbudet, og ikke en lovlig avklaring [LE-2022-122075; KOFA 2023/473; LH-2019-181677].
Dersom en oppgitt underleverandør selv er avhengig av støtte fra andre virksomheter for å oppfylle et kvalifikasjonskrav, må også disse virksomhetene være identifisert i det opprinnelige tilbudet. Det holder ikke at bare hovedleverandøren og førsteleddet underleverandør er navngitt [KOFA 2023/0473].
Et mor- og datterselskap kan ikke uten videre identifiseres som samme virksomhet i denne sammenhengen. Skal støtte fra et annet selskap i konsernet påberopes, må også dette ha forankring i det opprinnelige tilbudet [KOFA 2025/1746].
KOFA-sak 2019/379 (Sarpsborg kommune) utdyper dette poenget ytterligere, og viser hvordan et tilbud kan inneholde tilstrekkelige holdepunkter for støttebruk selv i en del II-anskaffelse. Saken gjaldt utskifting av kunstgress og støtdempende underlag på Sarpsborg stadion. Valgte leverandør hadde i tilbudet vedlagt en morselskapsgaranti begrenset til tre millioner kroner og opplyst at morselskapet ville stå bak kontraktsforpliktelsene. Klagenemnda fastslo at selv om FOA § 16-10 om støtte på andres kapasitet formelt gjelder del III, er det ikke tvilsomt at leverandører også under del II kan støtte seg på andres virksomhet ved oppfyllelse av kvalifikasjonskrav. Det avgjørende var at morselskapsgarantien fremgikk klart av tilbudet ved fristens utløp, og at oppdragsgiver deretter lovlig kunne innhente kredittvurdering av morselskapet for å verifisere oppfyllelsen [KOFA 2019/379].
Saken illustrerer at plikten til å identifisere støttevirksomheten i tilbudet også gjelder i del II-anskaffelser, og at en morselskapsgaranti vedlagt tilbudet gir tilstrekkelig forankring for etterfølgende dialog om den økonomiske kapasiteten.
Forpliktelseserklæringer som innsendes etter tilbudsfristens utløp, utgjør for øvrig ikke offentlig tilgjengelig dokumentasjon, og de kan derfor falle utenfor den videre ettersendelsesadgangen som gjelder for dokumenter som er allment tilgjengelige.
KOFA-sak 2010/51 (Helseforetakenes Innkjøpsservice AS, HINAS) er den sentrale avgjørelsen om dette spørsmålet. Saken gjaldt en åpen anbudskonkurranse om parallelle rammeavtaler for IT-utstyr og tilhørende tjenester, med en estimert årlig verdi på ca. 420 millioner kroner. Klager, IT Partner AS, var et holdingselskap uten egen driftsomsetning som leverte tilbud på vegne av seg selv og en gruppe lokale IT-selskaper. Opprinnelig var kun én underleverandør navngitt med forpliktelseserklæring. Etter oppdragsgivers forespørsel oversendte klager forpliktelseserklæringer fra ti underliggende selskaper etter tilbudsfristen. Klagenemnda fant at forpliktelseserklæringene var privatrettslige dokumenter mellom selskapene og klager, ikke registrert i offentlig tilgjengelige registre, og at de dermed ikke var «offentlig tilgjengelig dokumentasjon» etter den dagjeldende bestemmelsen i FOA 2006 § 21-3. Saken ble avgjort under FOA 2006, men prinsippet er videreført: privatrettslige forpliktelseserklæringer faller utenfor kategorien offentlig tilgjengelige dokumenter og kan ikke ettersendes etter fristens utløp med den begrunnelse at de utgjør slik dokumentasjon [KOFA 2010/51].
Det er også verdt å peke på grensesonen som oppstår der en ettersendt forpliktelseserklæring gjelder en allerede navngitt underleverandør. I det typiske tilfellet vil dette være lovlig, men det kan ikke utelukkes at ettersendingen likevel utgjør forbedring dersom den i realiteten tilfører nye forpliktelser eller ny støtte som ikke allerede fulgte av tilbudet [LE-2021-130025; KOFA 2021/2068; KOFA 2023/192].
En praktisk, men ikke fullt ut avklart, problemstilling gjelder forpliktelseserklæringer som har formfeil – for eksempel manglende signatur eller signatur fra feil person. Praksis viser at en feilskrift der den reelle bindingen ellers er klar, kan tolereres, men en ny erklæring fra rett signatar etter fristen kan ikke reparere en ugyldig erklæring [KOFA 2024/1255; KOFA 2013/143; KOFA 2011/24; KOFA 2011/279].
Kontrasten mellom KOFA-sak 2024/1255 (Valdres kommunale renovasjon IKS) og KOFA-sak 2013/143 (Hordaland fylkeskommune v/Skyss) illustrerer denne grensedragningen på en instruktiv måte.
I saken fra Valdres inneholdt en forpliktelseserklæring fra underleverandøren AK Mekaniske AS en feilskrift: underleverandørens eget navn var ført inn i rubrikken for tilbydernavn. Klagenemnda karakteriserte dette som «en ren feilskrift» og la vekt på at erklæringen for øvrig var korrekt datert, oppga riktig oppdragsgiver og riktig konkurransegrunnlag, og spesifiserte de aktuelle fagområdene. Det var ubestridt at AK Mekaniske AS mente å binde seg til valgte leverandør. Feilskriften var med andre ord uten betydning for den reelle rettslige bindingen mellom partene [KOFA 2024/1255].
I saken fra Hordaland var situasjonen annerledes. Bergen-Nordhordaland Rutelag AS leverte en forpliktelseserklæring fra Einar Nistad AS som var signert av styrelederen. Firmaattesten viste imidlertid at styret måtte opptre samlet, eller at daglig leder måtte signere alene – styrelederen hadde altså ikke selvstendig signaturrett. Etter avvisningen leverte klager en ny forpliktelseserklæring signert av daglig leder. Klagenemnda la til grunn at selskapsrettslige regler avgjør om en forpliktelseserklæring er bindende, og at oppdragsgiver ikke hadde plikt til å akseptere erklæringen når signatarens fullmakt ikke fremgikk ved tilbudsfristens utløp. Den nye, korrekt signerte erklæringen ble innlevert etter tilbudsfristens utløp og kunne ikke tas i betraktning, fordi det er tilbudene slik de lyder ved tilbudsfristens utløp som er grunnlaget for kvalifikasjonsvurderingen [KOFA 2013/143].
Sammenholdt viser de to sakene et viktig skille. En formfeil som ikke rokker ved den reelle bindingen – som en feilskrift i en navnerubrikk – er uten rettslig betydning og utløser ikke avvisning. En formfeil som medfører at erklæringen rettslig sett ikke er bindende – som signatur fra en person uten signaturrett – kan derimot ikke repareres gjennom ettersending av et nytt, korrekt signert dokument etter fristen. Det avgjørende er om den opprinnelige erklæringen ved fristens utløp var rettslig forpliktende eller ikke.
Denne grensedragningen utdypes av KOFA-sak 2012/133 (Trondheim kommune). Saken gjaldt en åpen anbudskonkurranse for en rammeavtale om kjøp av medisinsk forbruksmateriell, estimert til 15 millioner kroner per år. Konkurransegrunnlaget stilte krav om egenerklæring om lønns- og arbeidsvilkår i to deler, der del to gjaldt produksjon utenfor EU/EØS. Valgte leverandør hadde levert egenerklæringen med underskrift kun på del én. Oppdragsgiver ba om at manglende signatur ble supplert, noe valgte leverandør etterkom dagen etter.
Klagenemnda presiserte at egenerklæringen om lønns- og arbeidsvilkår ikke kunne fremskaffes gjennom offentlige kanaler og dermed falt utenfor den direkte ettersendingsadgangen etter den dagjeldende bestemmelsen i FOA 2006 § 21-3. Suppleringsadgangen etter § 21-4 – som tilsvarer gjeldende FOA § 23-5 – forutsetter imidlertid at tilbudet allerede inneholder opplysninger som er relevante for det aktuelle kvalifikasjonskravet. Nemnda fastslo at «dersom oppdragsgiver har grunn til å vurdere det som sannsynlig at en leverandør oppfyller et gitt kvalifikasjonskrav, og mindre presiseringer er egnet til å klargjøre dette», er supplering tillatt. Det var uten betydning om oppdragsgiver ba om utfylling av det opprinnelige dokumentet eller innlevering av et nytt med de samme presiseringer. Valgte leverandør hadde levert inn selve erklæringen, men glemt å signere del to. Del én var signert, og overholdelse av lønns- og arbeidsvilkår fremgikk også av kontraktsvilkårene. Signaturen på del to endret ikke innholdet av den allerede innleverte dokumentasjonen [KOFA 2012/133].
Saken viser at skillet mellom ettersending av dokumentasjon som ikke finnes (ulovlig) og supplering av allerede fremlagt dokumentasjon (lovlig) kan være avgjørende. Når selve erklæringen fysisk er levert, men signatur mangler på en del av dokumentet, dreier det seg om en ufullstendig utfylling som oppdragsgiver kan be om at kompletteres. Tilbudet inneholdt allerede den relevante opplysningen, og signaturen var en formell bekreftelse av noe som allerede var avgitt.
Et gjennomgående skille i praksis går mellom to situasjoner som lett kan forveksles: mangelfull dokumentasjon av et krav som faktisk var oppfylt ved tilbudsfristen, og et krav som rett og slett ikke var oppfylt. Bare det første kan avhjelpes gjennom ettersending eller dialog [KOFA 2020/515; LE-2022-19926; HR-2014-02508-U; KOFA 2006/120].
Denne sondringen ble tydelig satt på spissen i en sak der en leverandør fikk anledning til å oppgi støtte fra et annet foretak først i et revidert tilbud etter dialog. Det fantes ingen opplysninger i det opprinnelige tilbudet som indikerte at leverandøren planla å støtte seg på et annet foretaks kapasitet for å oppfylle kravet; dette ble først opplyst i det reviderte tilbudet etter dialog. Klagenemnda konkluderte med at slik etterfølgende opplysning om støtte ikke kunne avhjelpe at kravet ikke var oppfylt ved fristen [KOFA 2020/515]. Situasjonen der leverandøren allerede har vist til støtte, men dokumentasjonen på selve forpliktelsen er ufullstendig eller kommer noe sent, står i en annen stilling.
KOFA-sak 2019/379 (Sarpsborg kommune) illustrerer dette grenseskillet i en litt annerledes setting. Her gjaldt uoverensstemmelsen ikke et kvalifikasjonskrav som sådan, men dokumentasjon på at et tilbudt produkt oppfylte et kravspesifikasjonskrav – nærmere bestemt en FIFA-test. Tilbudet inneholdt klare opplysninger om at produktet var av typen Saltex Drop 4010, at produsenten var FIFA-anbefalt, og at alle Unisport Saltex-produkter var testet og godkjent. Den opprinnelig vedlagte FIFA-testen gjaldt imidlertid et annet fyllmateriale enn det faktisk tilbudte. Klagenemnda fant at oppdragsgiver hadde adgang til å avklare denne uoverensstemmelsen gjennom dialog, og at den etterfølgende testen – datert før tilbudsfristen – bare bekreftet dokumentasjonen i tilbudet. Avgjørelsen viser at avklaring kan brukes til å få på plass riktig dokumentasjon for et allerede tilbudt produkt, men bare når det ikke er tvil om at produktet var det samme og at kravet faktisk var oppfylt [KOFA 2019/379].
Tilsvarende gjelder generelle forpliktelser om fremtidig implementering. Dersom et kvalifikasjonskrav forutsetter at leverandøren allerede har implementert for eksempel et miljøstyringssystem, kan ikke en ettersendt erklæring om at systemet vil bli implementert reparere manglende oppfyllelse – dokumentasjonen må vise faktisk, eksisterende implementering [KOFA 2023/307; KOFA 2010/51]. En leverandør som bare viser til morselskapets sertifisering uten å dokumentere at et eget system faktisk er implementert, befinner seg i samme situasjon [KOFA 2023/307].
FOA § 23-5 må leses i sammenheng med de særskilte reglene om dokumentasjonsbevis i kvalifikasjonsfasen. Oppdragsgiver kan ikke kreve at leverandøren sender inn dokumentasjonsbevis som allerede er mottatt i en tidligere konkurranse, forutsatt at oppdragsgiver har en oppbevaringsløsning som gjør dette forsvarlig. Oppdragsgiver kan heller ikke kreve bevis som kan hentes kostnadsfritt fra en database i en EØS-stat [veileder: DFØ Veileder – 25.8 Unntak fra adgangen til å].
Der ettersending dreier seg om å tilføre manglende dokumenter, dreier avklaring seg oftere om å klargjøre hvordan tilbudet skal forstås. Oppdragsgiver kan be om presisering av et tilbud, eller om retting av en åpenbar materiell feil, dersom dette ikke i realiteten innebærer at det gis et nytt tilbud [EU-domstolen Case C-131/16]. En slik presisering må skje på like og rimelige vilkår overfor tilbydere i samme situasjon.
Presiseringsadgangen kan for eksempel brukes til å bekrefte den mest sannsynlige tolkningen av tilbudet der det inneholder motstridende eller uklare formuleringer. Oppdragsgivers henvendelse bør formuleres som en nøytral forespørsel som gir leverandøren mulighet til å redegjøre for hva som egentlig var ment, uten at forespørselen i seg selv gir leverandøren anledning til å endre realiteten i tilbudet [11-099682TVI-OBYF; 14-156469ASK-BORG; KOFA 2023/293; KOFA 2017/82].
KOFA-sak 2023/293 (Vygruppen AS) gir en detaljert illustrasjon av hvordan avklaring av motstridende formuleringer kan gjennomføres lovlig. Saken gjaldt en konkurranse med forhandling om driftsavtale for IT-tjenester, med fem års varighet og opsjoner på ytterligere fem år. Valgte leverandør, HCL, hadde gjentatte steder i sitt tilbud skrevet at selskapet ikke ville behandle personopplysninger, men hadde samtidig undertegnet databehandleravtalen uten eksplisitte forbehold i det dedikerte reservasjonsbilaget. Klager anførte at utsagnene utgjorde et vesentlig avvik.
Klagenemnda tok utgangspunkt i at behandling av personopplysninger er et svært vidt begrep som tilnærmet all befatning med slike opplysninger vil falle inn under, og fastslo at det hadde «formodningen mot seg» at en leverandør reserverer seg mot en så sentral del av ytelsen. Videre viste nemnda til at konkurransegrunnlaget krevde at forbehold måtte inntas klart og uttrykkelig i et eget reservasjonsbilag – noe som ikke var gjort. Tilbudet inneholdt motstridende formuleringer, men den mest naturlige objektive tolkningen tilsa at intet forbehold var tatt. Det forelå dermed ikke et vesentlig avvik, men en uklarhet gjennom motstridende formuleringer som kunne avklares. Oppdragsgiver bad leverandøren bekrefte at oppdragsgivers tolkningsalternativ var korrekt – et tolkningsalternativ det forelå objektive holdepunkter for. Avklaringen tilførte ikke nye opplysninger og endret ikke tilbudets innhold [KOFA 2023/293].
Saken viser at selv ganske iøynefallende motstridende formuleringer ikke nødvendigvis utgjør et avvik dersom den objektive tolkningen av tilbudet peker klart i én retning. Oppdragsgiver kan da bruke avklaringsadgangen til å få bekreftet den tolkningen som allerede er den mest nærliggende, uten at dette utgjør en forbedring av tilbudet. Avgjørelsen illustrerer også at kravene i konkurransegrunnlaget til hvordan forbehold skal angis – typisk et eget reservasjonsbilag – har betydning for vurderingen: et forbehold som ikke er inntatt på den måten konkurransegrunnlaget foreskriver, presumeres ikke å eksistere.
KOFA-sak 2017/82 (Sykehusinnkjøp HF) illustrerer en noe annerledes variant av lovlig avklaring ved motstridende dokumentasjon. Saken gjaldt en åpen anbudskonkurranse om rammeavtaler for storkjøkkenutstyr og hvitevarer, estimert til 70 millioner kroner. Valgte leverandør hadde bekreftet oppfyllelse av et krav om at salgsdisker og vannbad måtte være tilpasset GN-standard, men vedlagt produktdatablad for et annet produkt enn det tilbudte. Oppdragsgiver ba om korrekt dokumentasjon, og valgte leverandør leverte skisser som bekreftet GN-tilpasning av det faktisk tilbudte produktet.
Klagenemnda la til grunn at avklaringen lå innenfor FOA § 23-5, fordi tilbudet ikke ble endret – det var den vedlagte dokumentasjonen som var feil, ikke selve det tilbudte produktet. Nemnda presiserte at en avklaring er tillatt så lenge den ikke «reelt udgør et nyt tilbud», med henvisning til EU-domstolens avgjørelse i sak C-131/16 Archus [KOFA 2017/82].
Kontrasten mellom de to sakene er nyttig: I Vygruppen-saken avklarte oppdragsgiver en tolkningsuklarhet i tilbudets formuleringer. I Sykehusinnkjøp-saken avklarte oppdragsgiver en diskrepans mellom tilbudt produkt og vedlagt dokumentasjon. I begge tilfeller var avklaringen lovlig fordi tilbudets reelle innhold forble uendret – det var bare oppdragsgivers forståelse av tilbudet som ble bekreftet gjennom avklaringen.
Spørsmålet om hva et tilbud «egentlig» sier, henger sammen med den generelle normen for tilbudstolkning. Et tilbud tolkes objektivt, ut fra hvordan det fremstår for en rimelig opplyst og normalt påpasselig oppdragsgiver [KOFA 2022/73; KOFA 2025/1476; KOFA 2021/2139; KOFA 2023/0993; KOFA 2025/1043; KOFA 2017/67; KOFA 2023/0542].
Denne normen har betydning for avklaringsadgangen på to måter. For det første avgrenser den hva oppdragsgiver kan forventes å forstå uten avklaring – dersom tilbudets innhold er klart nok etter en objektiv tolkning, er det ikke behov for avklaring, og oppdragsgiver kan evaluere direkte. For det andre setter den en ytre ramme for hva leverandøren i ettertid kan hevde at tilbudet «egentlig» mente – dersom den objektive tolkningen peker i én retning, kan ikke leverandøren gjennom avklaring «omfortolke» tilbudet i en annen retning.
KOFA-sak 2012/38 (NAV Økonomi) illustrerer dette poenget. Saken gjaldt en åpen anbudskonkurranse for anskaffelse av manuelle rullestoler, elektriske drivhjul og trappeklatrere. Tilbyderne skulle fylle ut et produkt- og prisskjema med «Totalvekt» og et separat skjema for leverandørens løsningsforslag, samt vedlegge brosjyrer og bruksanvisninger. Klager anførte at vektopplysningene i produkt- og prisskjemaet for flere rullestolmodeller var uriktige, fordi brosjyrer og bruksanvisninger viste avvikende tall.
Klagenemnda la til grunn at produkt- og prisskjemaet var «eneste stedet i konkurransegrunnlaget tilbyderne var bedt om å angi de tilbudte rullestolenes 'Totalvekt'». Skjemaet «Leverandørenes løsningsforslag» var ikke utformet slik at tilbyderne skulle oppgi totalvekt der, noe som ble støttet av at vektangivelsene i dette skjemaet var ledsaget av «fra» og «ca.». Videre stilte kravspesifikasjonen særskilte konfigurasjonskrav, slik at avvik mellom standard produktdokumentasjon og det konfigurerte tilbudet var en naturlig og forventet konsekvens av konkurransegrunnlagets oppbygning. Nemnda konkluderte med at oppdragsgiver kunne anse opplysningene i produkt- og prisskjemaet «som bindende tilbud uten modifikasjoner eller avvik som måtte følge av annen fremlagt dokumentasjon», og at det verken forelå uklarhet som utløste avklaringsplikt eller avvisningsgrunnlag [KOFA 2012/38].
Saken viser et viktig poeng om samspillet mellom tilbudstolkning og avklaringsadgang: Når konkurransegrunnlaget peker ut ett bestemt skjema som stedet for en spesifikk opplysning, er det dette skjemaet som er avgjørende. Diskrepanser i andre dokumenter utgjør ikke automatisk en uklarhet som utløser avklaringsplikt, fordi oppdragsgiver etter en objektiv tolkning kan legge det formelt utpekte skjemaet til grunn. Avgjørelsen viser også at undersøkelsesplikten forutsetter at det foreligger konkrete omstendigheter som gir spesiell foranledning for kontroll – en generell diskrepans mellom standarddokumentasjon og konfigurasjonsspesifikke opplysninger er ikke tilstrekkelig.
En åpenbar skrivefeil i et avklaringssvar – for eksempel en dobbel nektelse som gjør at setningen grammatisk sier det motsatte av det leverandøren åpenbart mente – kan ikke uten videre gi grunnlag for avvisning dersom sammenhengen viser hva leverandøren mente, men det kan likevel oppstå tilfeller der bedømmelsestvil foreligger [KOFA 2025/1476].
Et særlig praktisk viktig underspørsmål gjelder retting av åpenbare feil, typisk tastefeil i priser. Norsk rett har lenge bygget på at et innlevert tilbud som hovedregel ikke kan endres etter fristens utløp, men at det finnes en snever adgang til å rette feil dersom to vilkår begge er oppfylt. Vilkåret om at feilen er åpenbar innebærer at det må fremstå som klart at det foreligger en feil – altså at tilbudet inneholder noe som ikke gir mening uten at man antar at det har skjedd en inkurie. Vilkåret om utvilsom rettingsmåte innebærer at det ikke kan foreligge tvil om hvordan oppdragsgiver skal rette feilen [HR-2002-940-A; KOFA 2009/172].
Høyesterett i HR-2002-940-A er den ledende dommen om disse vilkårene. Saken gjaldt en anbudskonkurranse for Oslofjordforbindelsen, der Veidekke ASA hadde feilpriset en prosess for legging av polystyrenplater som frostsikring i tunnel. Enhetsprisen skulle oppgis per kubikkmeter, men Veidekke hadde ved en feil brukt kvadratmeterpris som om den var kubikkmeterpris. Enhetsprisen ble dermed satt til 74,72 kroner i stedet for det Veidekke mente var korrekt pris på 1 494,40 kroner – en differanse på nesten 1,5 millioner kroner.
Høyesterett tok utgangspunkt i rettingsregelen i NS-3400 punkt 13.2, som pålegger oppdragsgiver å rette «åpenbare feil» som han blir oppmerksom på. Retten la til grunn at dette vilkåret har to sider: Det må være åpenbart at det foreligger en feil, og det må være åpenbart hvordan feilen skal rettes. Slike unntak måtte tolkes snevert av hensyn til like vilkår i konkurransen og forutberegnelighet for oppdragsgiver. Selv om Statens vegvesen hadde en forholdsvis sterk mistanke om feilprising, var det ikke åpenbart hvordan feilen skulle rettes. Enhetsprisen besto av flere kostnadskomponenter, og det var ikke gitt at alle var proporsjonale med volumet – det var altså ikke sikkert at korrekt løsning var å multiplisere med 20. Høyesterett avviste også at avklaringsregelen i NS-3400 punkt 13.3 kunne brukes til å etablere en videre rettingsadgang: avklaring kan ikke føre til endring i pris, leveringstid eller andre forhold av betydning for konkurransen. En prisendring er alltid en endring i konkurranseforholdet, også om rangeringen mellom tilbyderne ikke ville blitt endret [HR-2002-940-A].
Dommen markerer en restriktiv linje som fortsatt setter rammen for gjeldende rett. Vilkårene er kumulative: Det er ikke tilstrekkelig at det er åpenbart at det foreligger en feil; det må i tillegg ikke foreligge tvil om hvordan oppdragsgiver skal rette den [KOFA 2009/172]. Dersom det er usikkert om en avvikende prisangivelse skyldes én enkelt feil eller flere sammensatte feil, taler dette mot at utvilsomhetsvilkåret er oppfylt [KOFA 2014/52].
En sentral begrensning er at dersom det ikke er mulig å vite hvilken pris som skulle vært oppgitt uten å ta kontakt med leverandøren for å få oppgitt pris på nytt, kan feilen ikke anses som en åpenbar feil som det er utvilsomt hvordan skal rettes [KOFA 2009/172]. I et slikt tilfelle er det ikke lenger tale om retting, men om en reell ny prisfastsettelse, og dette faller utenfor det tillatte.
Der konkurransegrunnlaget selv uttrykkelig åpner for at åpenbare feil kan avklares og korrigeres gjennom dialog innenfor fastsatte rammer, kan oppdragsgiver nyttiggjøre seg denne muligheten, forutsatt at feilen fremstår som en iøynefallende inkonsistens som ikke lar seg forklare med rasjonell prissetting [KOFA 2022/911; KOFA 2022/91].
Retting kan skje uavhengig av om resultatet blir en høyere eller lavere pris for leverandøren – det avgjørende er om vilkårene for retting objektivt sett er oppfylt, ikke hvem rettingen kommer til gode [HR-2002-940-A; LH-2010-17029 - RG-2010-870; KOFA 2023/237; KOFA 2005/74].
Kontakt med leverandøren for å bekrefte en åpenbar feil er lovlig når rettingen ellers er lovlig – det vil si når begge vilkår allerede er oppfylt [HR-2002-940-A; 08-103502ASD-BORG]. Poenget er at kontakten bare kan bekrefte det oppdragsgiver allerede med sikkerhet kan utlede av tilbudet selv, ikke tilføre ny prisinformasjon.
En beslektet, men noe annerledes situasjon oppstår når oppdragsgiver ved evalueringen benytter opplysninger som finnes andre steder i tilbudet enn der de formelt sett var etterspurt. Praksis har lagt til grunn at et tilbud kan ses som et hele, slik at oppdragsgiver kan ta i betraktning opplysninger fra alle deler av tilbudet uten at dette utgjør en formell avklaring i lovens forstand, så lenge det skjer innenfor rammen av likebehandling [KOFA 2025/1524; KOFA 2018/526; KOFA 2012/38].
Et eksempel fra praksis gjelder et tilfelle der et lisensnummer manglet i den kolonnen der det formelt skulle vært angitt, men fremgikk av en lenke oppgitt et annet sted i tilbudet knyttet til et annet tildelingskriterium. Oppdragsgiver kunne lovlig benytte opplysningen til å kontrollere tilbudet uten å måtte gjennomføre en formell avklaringsprosess [KOFA 2025/1524].
Denne muligheten er praktisk viktig, men den må ikke brukes til å innfortolke opplysninger som i realiteten mangler, og den kan ikke tjene som en generell sikkerhetsventil for å tilsidesette dokumentasjonskrav.
Alle de fire tiltakene i FOA § 23-5 – ettersending, supplering, avklaring og utfylling – er underlagt en felles, absolutt begrensning: Tiltaket kan ikke føre til at tilbudet forbedres [KOFA 2025/0068; KOFA 2020/932; KOFA 2023/261; KOFA 2017/82; KOFA 2021/0123; KOFA 2023/293; KOFA 2021/121]. Grensen går ved om det etterfristede elementet innebærer en reell utvidelse av tilbudets forpliktelsesinnhold, eller om det bare bekrefter noe som allerede lå der.
Prinsippet må forstås i lys av det bakenforliggende forhandlingsforbudet i åpen anbudskonkurranse: Etter tilbudsfristens utløp kan ikke leverandøren gis anledning til å tilføre tilbudet nye bindende elementer under dekke av avklaring [KOFA 2003/275; KOFA 2006/73; KOFA 2004/177]. Avklaringsadgangen etter § 23-5 er et snevert unntak fra dette forbudet, ikke en generell mulighet til å reparere svakheter i tilbudet.
Ettersending som bare supplerer eller utdyper allerede fremlagte opplysninger, er lovlig. Ny dokumentasjon som fyller et tomrom i tilbudet, er derimot forbudt [TRANA-2014-177208; LH-2015-119650; 14-180284TVI-OBYF; LH-2015-105216; LA-2017-38066; KOFA 2013/46; LH-2019-181677].
Sondringen mellom supplering og ny dokumentasjon er enkel i teorien, men ofte vanskelig å trekke i praksis. Kjerneprinsippet er klart – forbedring er forbudt – men den konkrete subsumsjon varierer sterkt fra sak til sak. Avgjørende er om suppleringen endrer det som allerede foreligger, eller bare utdyper det.
Grensen illustreres godt av saker der leverandøren, etter tilbudsfristen, forsøker å forklare bort blanke celler eller manglende priser i tilbudet. Dersom konkurransegrunnlaget krever at pris fylles inn, og det ikke finnes holdepunkter i tilbudet for å forstå tomme felt som «kr 0», utgjør dette et avvik som gjør tilbudet usammenlignbart med de øvrige. En etterfølgende «forklaring» om at det tomme feltet skulle forstås som null kroner, er ikke lovlig avklaring, men et forsøk på å forbedre tilbudet i ettertid [KOFA 2023/261; KOFA 2020/932; KOFA 2021/0123].
Et annet typisk eksempel er der et ettersendt produktdatablad erstatter et opprinnelig datablad som viste at det tilbudte produktet ikke oppfylte et absolutt minstekrav. Oppdragsgivers vurdering i et slikt tilfelle – som klagenemnda ikke fant grunnlag for å tilsidesette – var at ettersendt datablad som viste et produkt med bedre egenskaper enn det opprinnelig tilbudte, utgjorde en klar forbedring av tilbudet som ikke kunne aksepteres etter § 23-5 andre ledd [KOFA 2019/667].
Videre kan man ikke ettersende ny prisinformasjon, nye prismatriser eller la leverandøren omstrukturere prisgrunnlaget etter tilbudsfristen [KOFA 2004/180; KOFA 2025/1096]. Heller ikke kan et sentralt tilbudsdokument, som selve prisskjemaet, unntas fra kravet om levering via riktig elektronisk kommunikasjonsmiddel med den begrunnelse at manglende levering kan repareres i etterkant. Kravene til levering via riktig elektronisk kommunikasjonsmiddel håndheves strengt når det manglende dokumentet gjelder prisen, som utgjør selve kjernen i tilbudet, særlig i en konkurranse hvor pris er eneste tildelingskriterium [21-005815TVI-TOSL].
En etterfølgende omdisponering eller omforming av tilbudet etter åpning eller tilbudsfrist kan utgjøre en vesentlig endring og ikke en tillatt presisering [EU-domstolen Case C-324/14; 23-083116ASD-BORG; LB-2023-83116].
Dokumenter som bare er tilgjengelige via hyperlenker til en ekstern nettside under leverandørens kontroll, regnes ikke som del av tilbudet slik det er inngitt. Plikten til å tillate ettersending strekker seg ikke til dokumenter som gjelder selve tilbudets innhold og som leverandøren selv kontrollerer tilgangen til [EU-domstolen Case C-534/23].
Dersom oppdragsgiver sender en avklaringsanmodning om et bestemt pris- eller ytelseselement og leverandøren ikke svarer, kan dette i seg selv skape et avvisningsgrunnlag. Tilbudet forblir da uklart på et punkt som har betydning for rangeringen [KOFA 2014/16].
En særskilt situasjon foreligger når konkurransedokumentene uttrykkelig fastsetter at manglende dokumentasjon medfører avvisning. I slike tilfeller kan bestemmelsene om supplering eller presisering ikke brukes til å reparere en unnlatelse som etter konkurransegrunnlaget skal føre til avvisning [EU-domstolen Case C-336/12; EU-domstolen Case C-42/13; EU-domstolen Case C-523/16; EU-domstolen Case C-309/18]. Avklaringsadgangens generelle karakter kan med andre ord ikke overstyre et uttrykkelig og spesifikt avvisningsvarsel i konkurransegrunnlaget.
I åpen anbudskonkurranse gjelder et strengt forhandlingsforbud. Dette gjør avklaringsadgangen etter § 23-5 til et snevert unntak, ikke til en alternativ forhandlingskanal.
Når etterfølgende korrespondanse resulterer i gjentatte endringer av tilbudets prismatrise eller fastpris, foreligger det et brudd på forhandlingsforbudet – uavhengig av hva partene kaller kommunikasjonen [KOFA 2011/78; KOFA 2004/177]. Avklaringer med materiell priskonsekvens må uansett behandles likt overfor alle leverandører [KOFA 2023/0422; KOFA 2006/62; KOFA 2009/146; KOFA 2023/422].
KOFA-sak 2006/73 (Helse Vest RHF) er en klassisk illustrasjon av grenseoverskridelsen. Saken gjaldt kjøp av kirurgiske tjenester i en åpen anbudskonkurranse, estimert til ca. 250 millioner kroner. Etter tilbudsåpning kontaktet Helse Vest leverandøren Michael Strand og fikk ham til å redusere sitt tilbudte omfang fra 900 til 450 DRG-poeng innen øre-nese-hals. Klagenemnda la til grunn at kontakten ikke var en avklaring av noe uklart, men en reell justering av tilbudets innhold som var nødvendig for at leverandøren i det hele tatt skulle tilfredsstille kvalifikasjonskravet om god gjennomføringsevne. Nemnda formulerte dette tydelig: leverandøren «skulle vært avvist som ukvalifisert» dersom endringen ikke hadde funnet sted. Kontakten utgjorde et brudd på forhandlingsforbudet i den dagjeldende bestemmelsen i FOA 2001 § 16-1 og likebehandlingskravet i anskaffelsesloven [KOFA 2006/73].
Saken viser et prinsipp som også gjelder under dagens regelverk: en kontakt med leverandør som i realiteten tilpasser tilbudsomfanget slik at leverandøren tilfredsstiller kvalifikasjonskrav vedkommende ellers ikke ville oppfylt, er en endring av tilbudet i strid med forhandlingsforbudet – ikke en avklaring. Det avgjørende er realiteten i det som skjer, ikke hva partene kaller kommunikasjonen.
Opplysninger som gis på et såkalt avklaringsmøte, kan ikke erstatte eller endre innholdet i det innleverte tilbudet i en åpen anbudskonkurranse [KOFA 2007/62; KOFA 2015/153; KOFA 2005/118]. Betegnelsen partene selv gir kommunikasjonen – «avklaring», «møte», «dialog» – er ikke avgjørende; det er realiteten i det som skjer som må vurderes [KOFA 2006/9].
KOFA-sak 2003/35 (Ålesund kommune) illustrerer det nære samspillet mellom forhandlingsforbudet og avvisningsplikten. Saken gjaldt en åpen anbudskonkurranse om detaljprosjektering og byggeledelse for rehabilitering av et vannbehandlingsanlegg. Én tilbyder, Interconsult ASA, hadde i sitt underskrevne anbudsbrev akseptert at reisekostnader var inkludert i tilbudsprisen, men i det utfyllende tilbudet uttrykkelig angitt at reise og diett ble beregnet som tillegg etter Statens satser. Oppdragsgiver tok etter tilbudsåpning kontakt med Interconsult, som bekreftet at reiseutgifter var inkludert. Reisekostnadene ble estimert til minst 50 000 kroner – og prisforskjellen mellom de to tilbudene var bare ca. 30 000 kroner.
Klagenemnda la til grunn at motstriden mellom anbudsbrevet og det utfyllende tilbudet utgjorde en uklarhet av en slik art at tilbudet skulle ha vært avvist etter den dagjeldende avvisningsbestemmelsen, ettersom uklarheten var avgjørende for rangeringen. Ettersom avvisningsplikt forelå, falt tilfellet utenfor det lovlige avklaringsrommet. Avklaringen kunne ha påvirket rangeringen av tilbudene, og den var klart i strid med forhandlingsforbudet [KOFA 2003/35].
Saken viser et gjennomgående prinsipp i kapitlet: Avklaringsadgangen forutsetter at avvisningsplikt ikke allerede foreligger. En uklarhet som er avgjørende for rangeringen, utløser typisk avvisningsplikt, og da er avklaring avskåret. Oppdragsgiver som i en slik situasjon velger avklaring fremfor avvisning, handler i strid med regelverket.
I konkurranse med forhandling stiller saken seg annerledes. Her kan avvik og uklarheter håndteres gjennom selve forhandlingene, og avvisningsvurderingen knyttes til tilbudet slik det foreligger etter avsluttet forhandling [KOFA 2011/261; KOFA 2012/47; KOFA 2016/131; KOFA 2016/140].
Forbehold kan for eksempel frafalles gjennom forhandlingsforløpet uten at dette utgjør forbudt forbedring [KOFA 2009/164; KOFA 2011/261; KOFA 2016/131; KOFA 2016/140; KOFA 2008/10].
KOFA-sak 2016/140 (Forsvarsbygg) gir en instruktiv illustrasjon av det vide handlingsrommet i forhandlede prosedyrer. Saken gjaldt en konkurranse med forhandling for renoveringsarbeider på et idrettsanlegg ved Rena leir. Valgte leverandørs tilbud inneholdt et forbehold om gjenbruk av takisolasjon, manglet prising av en opsjon for renovering av stålbasseng, og hadde priset rigg- og driftsposter som en samlet rundsum i stedet for enkeltposter. Alle tre forholdene ble tatt opp i forhandlingsmøtene. Valgte leverandør fjernet forbeholdet i revidert tilbud, priset opsjonen og fordelte riggpostene.
Klager anførte at tilbudet allerede burde ha vært avvist før forhandlingsstart. Klagenemnda var uenig og la avgjørende vekt på at avvisningsbestemmelsen i den dagjeldende FOA 2006 § 11-11 annet ledd bokstav a er en kan-regel: oppdragsgiver har rett, men ikke plikt, til å avvise tilbud med avvik og ufullstendigheter i en konkurranse med forhandling. Poenget er at oppdragsgiver kan velge å forhandle om disse forholdene i stedet. Så lenge forbehold og ufullstendigheter avklares innenfor forhandlingsrammene, foreligger det ingen avvisningsplikt [KOFA 2016/140].
Saken viser dessuten at det er tillatt å konfrontere én leverandør med at bestemte prisposter ligger vesentlig høyere enn konkurrentenes, så lenge forhandlingsstrategien er prinsipielt likelydende overfor alle tilbydere. At ulike tilbud faktisk gir opphav til ulike forhandlingsforløp, er en naturlig konsekvens av prosedyreformen.
Dette betyr likevel ikke at all kommunikasjon i en forhandlet prosedyre er tillatt. Dersom leverandøren under dekke av dialog gis anledning til å gi tilleggsopplysninger eller foreta korrigeringer som går utover den konkrete uklarheten eller avviket som skal avklares, har dialogen gått over i forhandlinger [23-083116ASD-BORG; KOFA 2011/261; KOFA 2012/47; KOFA 2016/131; KOFA 2016/140; KOFA 2009/164; KOFA 2020/632; KOFA 2022/115; KOFA 2022/1152]. Selv i konkurranse med forhandling er det altså en grense mot at leverandøren i realiteten inngir et nytt tilbud.
Avklaringsadgangen etter fristen for endelige tilbud er snever. I lagmannsrettspraksis er det lagt til grunn at avklarings- og suppleringsadgangen etter § 23-5 er begrenset til forhold som allerede fremkommer av tilbudet eller kan utledes ved objektiv tolkning, og at terskelen for hva som utgjør en ulovlig «forbedring» er lav [23-083116ASD-BORG; LB-2023-83116; 21-005815TVI-TOSL].
Et instruktivt eksempel gjelder en sak der en forhandlingsrunde var uttrykkelig begrenset til pris. Selv om partene var enige om at det ikke var anledning til å forbedre noe annet enn prisen i den aktuelle forhandlingsrunden, kom klagenemnda til at avklaringer om hvorvidt tilbudet inneholdt avvik, ikke automatisk var avskåret. Det avgjørende var om avklaringene innebar noen forbedring av tilbudet, noe de i den aktuelle saken ikke gjorde [KOFA 2025/0068].
For anskaffelser som følger forskriftens del II – typisk anskaffelser under EØS-terskelverdi – er handlingsrommet for dialog etter tilbudsfrist videre enn i del III. Etter praksis kan dialogen i åpen tilbudskonkurranse etter del II gjelde alle sider ved tilbudene [KOFA 2025/0536].
Et eksempel er en sak der oppdragsgiver sendte en likelydende invitasjon til samtlige leverandører om å levere et revidert pristilbud. Klagenemnda fant at dette kunne aksepteres i del II-konkurransen, selv om invitasjonen i realiteten åpnet for reelle prisendringer og ikke bare retting av feil [KOFA 2025/0536].
Denne videre adgangen i del II må likevel ikke overdrives. Selv i del II gjelder det en grense mot at dialogen innebærer veiledning som forbedrer tilbudet på en måte som forrykker konkurransen [KOFA 2025/0172; KOFA 2017/75; KOFA 2023/0730]. Dialogen kan ikke gå ut over rettinger og avklaringer eller innebære veiledning som forbedrer tilbudet [KOFA 2025/0172].
Overføringsverdien mellom del II- og del III-praksis er begrenset; man kan ikke uten videre legge den vide del II-adgangen til grunn i en åpen anbudskonkurranse etter del III. Spørsmålet om grensen mellom avklaring og forbedring er den samme i del II som i del III, er ikke fullt ut avklart, men det er klart at forbedringsforbudet gjelder i begge deler – det er bare toleransen for dialog som er videre i del II.
I konkurransepreget dialog – en prosedyreform som brukes særlig for komplekse anskaffelser – gjelder på tilsvarende vis at avklaringer, presiseringer og optimering kan tillates også der dette innebærer endringer i sentrale sider ved tilbudet, så langt det ikke fører til konkurransevridning eller forskjellsbehandling [LB-2022-60123]. Det gjelder med andre ord ikke en absolutt regel om at vesentlige justeringer aldri kan gjøres i dialogfasen i denne prosedyreformen, men igjen: rammen er likebehandling.
Endelig kan mindre tekniske eller funksjonelle justeringer unntaksvis aksepteres i alle prosedyreformer dersom de er nødvendige og ikke forrykker konkurranseforholdet [KOFA 2011/146]. Dette unntaket er snevert og forutsetter at endringen holder seg innenfor konkurransegrunnlagets rammer.
Et spørsmål mange oppdragsgivere stiller seg, er om ettersendings- og avklaringsadgangen er begrenset til perioden før tildelingsbeslutningen fattes. Utgangspunktet i praksis er at en forespørsel om ettersending eller avklaring kan sendes både før og etter at tildelingsbeslutningen er fattet [veileder: DFØ Veileder – 35.5.1 Når kan en forespørsel ; KOFA 2025/1228; KOFA 2015/83; KOFA 2017/116].
En forutsetning for enhver slik forespørsel er imidlertid at innholdet i alle tilbudene allerede er kjent for oppdragsgiver. Det gir ikke mening å be om avklaring før man har lest og forsøkt å tolke det konkrete tilbudet i sin helhet [veileder: DFØ Veileder – 35.5.1 Når kan en forespørsel ].
Praksis har akseptert at supplerende informasjon kan fremlegges etter kontraktstildeling, forutsatt at den bare utdyper – og ikke forbedrer – det allerede innleverte tilbudet. I én sak ble det for eksempel akseptert at en garantibekreftelse ble innhentet etter tildeling, fordi den bare presiserte og utdypet allerede fremlagt dokumentasjon [KOFA 2012/231; KOFA 2017/116; KOFA 2015/83].
Dialog etter tildelingsbeslutningen, men før kontraktsinngåelse, kan også være lovlig for å bekrefte allerede opplyste forhold, forutsatt at likebehandling respekteres. KOFA-sak 2024/1255 (Valdres kommunale renovasjon IKS) bekrefter dette uttrykkelig: ettersendingen av forpliktelseserklæringen fra Veidekke Entreprenør AS skjedde etter tildelingsbeslutningen, men før kontraktsinngåelse, og likebehandlingsprinsippet var ikke bestridt krenket. Klagenemnda fant at fremgangsmåten var lovlig [KOFA 2024/1255; KOFA 2024/1469].
KOFA-sak 2023/293 (Vygruppen AS) illustrerer det samme poenget. Avklaringen om personopplysningsutsagnene i HCLs tilbud ble gjennomført etter tildelingsbeslutningen, men klagenemnda fant dette lovlig under de gitte omstendighetene. Nemnda presiserte at avklaringer etter tildelingsbeslutning er tillatt for å rette feil, forutsatt at krav til gjennomsiktighet og likebehandling overholdes, og at avklaringen ikke innebærer en forbedring av tilbudet [KOFA 2023/293].
Selv om utgangspunktet altså er at avklaringsadgangen ikke er tidsmessig avgrenset til perioden før tildeling, finnes det i domstolspraksis enkelte signaler om at adgangen kan være noe snevrere etter at tildelingsbeslutningen er fattet. Forvaltningsveiledningen legger til grunn at begge tidspunkter i utgangspunktet er likestilt, men flere lagmannsrettsavgjørelser kan tolkes som et signal om at terskelen for hva som aksepteres, skjerpes noe etter tildeling [KOFA 2018/173; KOFA 2019/342].
Rettstilstanden på dette punktet er etter dette ikke fullt ut avklart, og oppdragsgiver bør være ekstra varsom med å be om avklaringer sent i prosessen, selv om det formelt er adgang til det. Jo lenger tid som har gått siden tilbudsfristen, og jo mer som har skjedd i anskaffelsesprosessen etter tildeling, desto mer varsom bør oppdragsgiver være med rekkevidden av avklaringen.
Når oppdragsgiver først velger å be om ettersending eller avklaring, skal det settes en kort tilleggsfrist. Fristen må fastsettes konkret og gi leverandøren en reell mulighet til å svare [KOFA 2017/157]. En for kort frist, som ikke er tilpasset omfanget av det som etterspørres og konkurransesituasjonen for øvrig, kan i seg selv skape et selvstendig problem knyttet til forsvarlig saksbehandling.
Tilleggsfristen er også tidsmessig begrenset i den forstand at den ikke kan brukes til å gi leverandøren ubegrenset tid til å fremskaffe dokumentasjon som skulle vært levert innen tilbudsfristen [LH-2015-105216; KOFA 2011/107].
Et grunnleggende krav til bruken av ettersendings- og avklaringsadgangen er at den ikke må gi enkelte leverandører en fordel som andre ikke får. Forespørsler om ettersending, supplering, avklaring eller utfylling må brukes i samsvar med likebehandlingsprinsippet. Før evaluering og rangering skal en anmodning rettes mot alle virksomheter som befinner seg i en sammenlignbar situasjon [EU-domstolen Case C-131/16; veileder: DFØ Veileder – 35.5 Krav til forespørselen om; KOFA 2023/1024; KOFA 2023/0422; KOFA 2006/62; KOFA 2009/146].
Dette har konkrete konsekvenser. Dersom oppdragsgiver først velger å avklare en uklarhet med én leverandør, må tilsvarende avklaringer tilbys øvrige leverandører med likeartede uklarheter [KOFA 2006/62]. Opplysninger eller endringer som gis til én leverandør etter forespørsel, må meddeles alle øvrige leverandører som kan tenkes å ha samme behov for informasjonen [KOFA 2009/146].
Der en avklaring har materiell priskonsekvens, skjerpes kravene ytterligere. Slike avklaringer må behandles likt overfor alle leverandører, og informasjonen må gjøres tilgjengelig for alle i tide til at de kan nyttiggjøre seg den [KOFA 2023/0422; KOFA 2006/62; KOFA 2009/146; KOFA 2023/422].
KOFA-sak 2006/73 (Helse Vest RHF) illustrerer også likebehandlingsdimensjonen ved avklaringer. I tillegg til bruddet på forhandlingsforbudet konstaterte klagenemnda at Helse Vest hadde brutt likebehandlingskravet ved å la én leverandør redusere tilbudets omfang etter tilbudsfristen, uten at tilsvarende mulighet ble gitt de øvrige leverandørene. Saken viser at avklaringer med reell innholdsmessig effekt – her en omfangsreduksjon – utgjør et enda klarere likebehandlingsproblem enn rene formelle avklaringer [KOFA 2006/73].
Likebehandlingskravet innebærer ikke at all dialog med leverandører må være identisk uansett omstendigheter. Der tilbudene faktisk er ulike, og det foreligger saklig grunn til ulik oppfølging – for eksempel fordi det bare er ett av tilbudene som inneholder en konkret uklarhet – er det ikke i strid med likebehandling at dialogen med leverandørene skiller seg fra hverandre [KOFA 2019/410]. Det avgjørende er at leverandører i en objektivt sett sammenlignbar situasjon behandles på samme måte, ikke at all kommunikasjon skal være ordrett den samme uavhengig av tilbudenes innhold.
KOFA-sak 2016/140 (Forsvarsbygg) illustrerer dette poenget. Klager anførte brudd på likebehandlingskravet fordi forhandlingene med valgte leverandør hadde fokusert på avvisningsgrunnene og på at renseanleggsposten lå vesentlig høyere enn i de øvrige tilbudene, mens forhandlingene med klager i sin helhet ble brukt til å avklare uklarheter og avvik i klagers eget tilbud. Klagenemnda fant at oppdragsgiver fulgte samme overordnede forhandlingsstrategi overfor begge parter – avklare forbehold og deretter adressere vesentlig høye prisposter. At klager, på grunn av uklarheter i eget tilbud, ikke kom til en tilsvarende prisdiskusjon, var ikke et brudd på likebehandlingskravet, men en naturlig konsekvens av at tilbudene var ulike [KOFA 2016/140].
Et avvisningsvedtak kan ikke uten videre baseres på påstander fra en konkurrerende tilbyder uten at den berørte leverandøren gis anledning til å imøtegå påstandene [KOFA 2018/257]. Dette kravet til kontradiksjon gjelder også der påstandene fra konkurrenten eventuelt utløser en avvisningsvurdering.
Avklaringsadgangen etter FOA § 23-5 er som hovedregel en rett for oppdragsgiver, ikke en plikt. En avklaringsplikt kan unntaksvis oppstå ut fra særlige omstendigheter, men utgangspunktet er at oppdragsgiver har et skjønnsrom [LB-2018-147988; 18-147988ASK-BORG; KOFA 2025/95; KOFA 2024/615].
Denne hovedregelen henger sammen med det grunnleggende prinsippet om at leverandøren selv bærer risikoen for uklarheter og mangler i sitt eget tilbud [KOFA 2022/1324; KOFA 2022/132; KOFA 2025/1596; KOFA 2022/89; KOFA 2022/894].
Konsekvensen er at en oppdragsgiver som velger å ikke be om avklaring, som hovedregel ikke handler i strid med regelverket, selv om avklaring kunne ha reddet tilbudet fra avvisning [KOFA 2020/657; KOFA 2021/1130; KOFA 2023/409; KOFA 2023/0600; KOFA 2025/1370].
Det foreligger heller ingen alminnelig veiledningsplikt for oppdragsgiver overfor leverandørene utover det som følger direkte av regelverket og konkurransegrunnlaget [KOFA 2021/0784; KOFA 2021/1130; KOFA 2021/784; KOFA 2015/124]. Avklaringsadgangen skal med andre ord ikke forveksles med en generell serviceplikt.
Hovedregelen om rett fremfor plikt har likevel unntak. Praksis har utviklet det som kan kalles en situasjonsbetinget avklaringsplikt, som kan oppstå unntaksvis dersom det å unnlate avklaring ville være urimelig, uforholdsmessig eller i strid med likebehandlingsprinsippet [KOFA 2018/257; KOFA 2025/1596; KOFA 2022/89; KOFA 2022/894; LA-2014-128145; KOFA 2020/657; KOFA 2021/1130; KOFA 2023/409].
Standarden ble formulert i en lagmannsrettsavgjørelse, som klagenemnda senere la til grunn: En avklaringsplikt kan foreligge dersom det i lys av de grunnleggende prinsippene fremstår som urimelig, uforholdsmessig eller i strid med likebehandling å unnlate avklaring [KOFA 2018/257]. Terskelen for når denne plikten faktisk inntrer, er imidlertid ikke fullt ut avklart, og den beror på en konkret helhetsvurdering. Rettstilstanden er at plikt oppstår bare i «spesielle tilfeller», og den nøyaktige rekkevidden er ikke klarlagt.
Én kategori der plikten oftere kan tenkes å slå inn, er der uklarheten skyldes oppdragsgivers eget konkurransegrunnlag og ikke leverandørens tilbud. Oppdragsgiver bærer selv risikoen for uklarheter i konkurransegrunnlaget, i motsetning til leverandørens risiko for uklarheter i tilbudet [LA-2014-128145; KOFA 2022/89; KOFA 2022/894; KOFA 2004/81; KOFA 2007/91; KOFA 2020/657].
Dersom konkurransegrunnlaget for eksempel er uklart om hvorvidt et bestemt dokument må leveres sammen med tilbudet, kan oppdragsgiver ha plikt til å innhente det manglende dokumentet, fordi risikoen for uklarheten da ligger hos oppdragsgiver. Ved vurderingen av avklaringsplikt kan det dessuten ha betydning at tilbudet allerede ga klare holdepunkter for det aktuelle forholdet, og at en ettersending derfor ikke ville medføre noen forbedring av tilbudet [KOFA 2026/0342].
Om denne avklaringsplikten ved uklart konkurransegrunnlag gjelder fullt ut også ved tilbudsavvisning, eller bare ved kvalifikasjonsavvisning, er et spørsmål der kildegrunnlaget er begrenset. De fleste sakene gjelder kvalifikasjonsdokumentasjon, og det er uklart om plikten rekker like langt for avklaringer som gjelder tilbudsinnhold knyttet til tildelingskriteriene.
En annen kategori gjelder enkle glipp som lett kunne vært avklart uten å påvirke konkurransen for øvrig. I slike tilfeller kan oppdragsgiver ha plikt til å forsøke avklaring fremfor å avvise direkte [14-156469ASK-BORG; 11-099682TVI-OBYF].
Borgarting lagmannsrett i sak 14-156469ASK-BORG gir et illustrerende eksempel. Saken gjaldt en åpen anbudskonkurranse om rammeavtale for kontormøbler utlyst av Forsvarets logistikkorganisasjon (FLO). Leverandøren Lindbak hadde levert tilbud, men svarte ikke ja eller nei på minstekrav nr. 21 om responstid for kunderådgivere. FLO avviste tilbudet som ufullstendig og med vesentlig avvik. Lindbak begjærte midlertidig forføyning for å stanse kontraktsinngåelse.
Lagmannsretten la til grunn en objektiv tolkning av tilbudet. Den generelle aksepten i tilbudsbrevet og fraværet av holdepunkter for avvik gjorde at tilbudet måtte presumeres å være i samsvar med konkurransegrunnlaget. Det forelå derfor ikke avvik. Retten mente videre at oppdragsgiver hadde plikt til å forsøke avklaring, fordi feilen fremsto som en enkel glipp og lett kunne avklares uten å påvirke konkurransen. Avvisningen ble sannsynliggjort urettmessig, og vilkårene for midlertidig forføyning var oppfylt [14-156469ASK-BORG].
Avgjørelsen viser at manglende utfylling av et enkelt minstekrav ikke automatisk er et avvik. Oppdragsgiver må vurdere om tilbudet likevel objektivt binder leverandøren, og om enkel avklaring er tillatt eller til og med påkrevd. Der den manglende utfyllingen fremstår som en glipp snarere enn et bevisst forbehold, og tilbudet for øvrig er entydig, kan det foreligge en plikt til å forsøke avklaring fremfor å gå direkte til avvisning.
Motsatt foreligger ingen plikt til å innhente ytterligere opplysninger når den innsendte dokumentasjonen entydig viser at kravet ikke er oppfylt, og det ikke foreligger noen åpenbar feil som skal rettes [11-127318ASK-BORG; LH-2022-10697; Underretten T-216/09; KOFA 2009/72; KOFA 2010/57]. I slike tilfeller er det ikke et spørsmål om mangelfull dokumentasjon, men om manglende oppfyllelse, og da faller avklaringsadgangen bort.
Manglende vedleggelse av et klart og uttrykkelig dokumentasjonskrav innen tilbudsfristen kan i seg selv gi grunnlag for avvisning. Dokumentasjon som kommer inn etter fristens utløp, kan ikke reparere en mangelfull innlevering når fristen er absolutt [KOFA 2016/88; KOFA 2010/51; KOFA 2010/286].
Dersom oppdragsgiver mangler tilstrekkelig grunnlag for en forsvarlig kvalifikasjonsvurdering, kan dette utløse en plikt til å innhente nødvendig dokumentasjon innenfor regelverkets rammer [KOFA 2005/246]. Manglende dokumentasjon fritar altså ikke automatisk oppdragsgiver fra å foreta en forsvarlig vurdering av om kvalifikasjonskravet faktisk er oppfylt. Denne situasjonen skiller seg fra tilfellet der dokumentasjonen er tilstrekkelig, men viser manglende oppfyllelse – i sistnevnte tilfelle utløses ingen avklaringsplikt.
Et uavklart spørsmål er i hvilken grad uklarhet i leverandørens eget tilbud – altså uklarhet som ikke kan tilskrives konkurransegrunnlaget – kan utløse en avklaringsplikt for oppdragsgiver. Utgangspunktet er klart: Leverandøren bærer risikoen for eget tilbud [KOFA 2009/72; KOFA 2009/231]. Klare tilfeller der uklarhet i tilbudet alene har utløst avklaringsplikt, er ikke identifisert i praksis, men det kan ikke utelukkes at forholdsmessighetsprinsippet i helt spesielle tilfeller tilsier en annen løsning.
Et særtilfelle som fortjener egen omtale, er unormalt lave tilbud. Der et tilbud fremstår som unormalt lavt, inntrer en selvstendig plikt for oppdragsgiver til å kreve redegjørelse for prissammensetningen før eventuell avvisning kan skje [KOFA 2025/0068]. Dette er et lovfestet unntak fra hovedregelen om at avklaring bare er en rett, og reflekterer at et unormalt lavt tilbud reiser en type usikkerhet – om leverandøren i det hele tatt vil kunne oppfylle kontrakten – som lovgiver har ansett det nødvendig å avklare før avvisning.
Oppdragsgivers rett til å be om avklaring må ses i sammenheng med det videre prinsippet om at oppdragsgiver som utgangspunkt kan legge opplysningene i tilbudet til grunn uten selvstendig kontrollplikt, med mindre det foreligger særlig foranledning til kontroll [KOFA 2012/38; KOFA 2007/115; KOFA 2015/53; KOFA 2018/246; KOFA 2007/82; KOFA 2010/47; KOFA 2020/963; KOFA 2024/641; KOFA 2009/52; KOFA 2013/118; KOFA 2015/45].
I noen situasjoner kan en undersøkelsesplikt tenkes å oppstå, men terskelen er høy og forutsetter konkrete holdepunkter for at opplysningene kan være uriktige. En generell innsigelse fra en konkurrent, uten nærmere dokumentasjon, utløser normalt ikke slike undersøkelser [KOFA 2024/641; KOFA 2020/963]. Oppdragsgiver må imidlertid være kjent med de uriktige opplysningene for at avvisningsplikt skal kunne inntre [KOFA 2024/641; KOFA 2020/963].
Et spørsmål som ikke er direkte besvart i de foreliggende kildene, er om oppdragsgiver må forsøke avklaring før avvisning for bedømmelsestvil etter FOA § 24-8 første ledd bokstav b. Utgangspunktet er at oppdragsgiver kan utsette avgjørelsen om avvisning til avklaringer etter § 23-5 er foretatt [KOFA 2018/257; 21-166630TVI-TOSL; KOFA 2020/632; KOFA 2022/115; KOFA 2022/1152]. Om det også foreligger en plikt til å forsøke avklaring før man avviser for bedømmelsestvil, må antas å bero på en konkret vurdering av om unnlatelsen fremstår som urimelig eller uforholdsmessig etter den generelle standarden drøftet ovenfor.
Samspillet mellom avklaringsadgangen og avvisningsreglene er et sentralt spørsmål for praktikere. Hovedregelen er klar: Avklaring kan ikke brukes til å reparere et tilbud som allerede er avvisningspliktig. Når avvisningsplikt foreligger på grunn av vesentlig avvik, faller avklaringsadgangen bort [KOFA 2010/206; KOFA 2022/132; KOFA 2022/1324; 16-082523TVI-OBYF; 22-070763TVI-TOSL; KOFA 2024/1605; KOFA 2019/667].
Avvik fra uttrykkelige minstekrav er normalt vesentlige, og når avviket medfører avvisningsplikt, er det ikke rom for å avklare bort forholdet [16-082523TVI-OBYF; LH-2020-24313; 19-093527TVI; KOFA 2024/1605; KOFA 2021/1130; KOFA 2023/0542; KOFA 2020/709; KOFA 2014/34; KOFA 2008/127].
Ettersending som erstatter en ikke-samsvarende løsning med en samsvarende løsning, er en forbedring av tilbudet og kan ikke aksepteres [KOFA 2019/667; 20-070585TVI-OBYF].
KOFA-sak 2012/94 (Meland kommune) er den sentrale illustrasjonen av at avvisningsplikt avskjærer avklaringsadgangen. Saken gjaldt en åpen anbudskonkurranse for VA-anleggsarbeider. Leverandøren Hylland AS hadde den laveste tilbudssummen, men oppdragsgiver avdekket avvik mellom enhetsprisene i tilbudet og prisene i grøfteskjemaet, som ifølge konkurransegrunnlaget skulle «anvendes ved avregning». Oppdragsgiver innhentet en e-postbekreftelse fra Hylland AS om at grøfteskjemaet var «gjeldende», og la til et pristillegg på vel 1,8 millioner kroner – om lag 18 prosent – ved evalueringen.
Klagenemnda konstaterte at tilbudet inneholdt to uforenlige prisgrunnlag: enhetsprisene i tilbudskapitlene og grøfteskjemaet. Prisavviket hadde direkte og vesentlig betydning for rangeringen – tildelingskriteriet tilbudssum var vektet 80 prosent. Under disse omstendighetene forelå avvisningsplikt etter den dagjeldende bestemmelsen i FOA 2006 § 11-11 første ledd bokstav f (nå FOA § 24-8 første ledd bokstav b). Ettersom avvisningsplikt forelå, var vilkåret for avklaringsadgangen ikke oppfylt – avklaringsprosessen kunne ikke benyttes til å omgå en avvisningsplikt. Avklaringen var ikke tillatt, og evalueringen av tilbudet på det justerte grunnlaget var ugyldig [KOFA 2012/94].
Saken klargjør samspillet mellom avvisningsplikten og avklaringsadgangen: avklaringsadgangen forutsetter at avvisningsplikt ikke foreligger. Intern prisinkonsistens i et tilbud – særlig mellom prisbærende poster og et separat avregningsskjema som direkte påvirker rangeringen – utløser avvisningsplikt og kan ikke rettes opp gjennom avklaring. Jo større vekt det aktuelle tildelingskriteriet har, desto klarere vil en prisinkonsistens skape den nødvendige tvilen om sammenlignbarhet.
KOFA-sak 2003/35 (Ålesund kommune), omtalt ovenfor i punkt 7.6, illustrerer det samme prinsippet i et litt annet faktummønster. Der var motstriden mellom det signerte anbudsbrevet (reisekostnader inkludert) og det utfyllende tilbudet (reisekostnader som tillegg) avgjørende for rangeringen – tilbudet var bare ca. 30 000 kroner lavere enn konkurrentens, og reisekostnadene ble estimert til minst 50 000 kroner. Klagenemnda fastslo at uklarheten var av en slik art at tilbudet skulle ha vært avvist, og at avklaringen dermed var ulovlig. Sammenholdt med Meland-saken viser dette at det ikke er avklaringens art som er avgjørende, men om den underliggende uklarheten utløser avvisningsplikt på grunn av rangeringseffekten [KOFA 2003/35].
Det er likevel viktig å presisere at oppdragsgiver kan utsette avvisningsvurderingen til avklaringer etter § 23-5 er gjennomført. I prosedyrer med dialog eller forhandling kan dette være naturlig og forsvarlig [KOFA 2018/257; 21-166630TVI-TOSL; KOFA 2020/632; KOFA 2022/115; KOFA 2022/1152].
I åpen anbudskonkurranse er handlingsrommet for slik utsettelse snevrere, men det er ikke gitt at avvisningsvurderingen alltid må gjøres før enhver form for avklaring. Det avgjørende er at avklaringen ikke brukes til å reparere et avvik som allerede er kvalifisert som vesentlig.
Dersom en avklaring ville påvirke rangeringen av tilbudene, ligger den utenfor lovlig avklaringsadgang [KOFA 2003/35; KOFA 2012/94; KOFA 2006/49; KOFA 2008/75]. Et tilbud med motstridende prisgrunnlag – for eksempel enhetspriser som ikke stemmer med et separat avregningsskjema – der avklaring ville kreve et nytt prisgrunnlag, faller utenfor det tillatte [KOFA 2012/94; KOFA 2003/35].
Høyesterett i HR-2002-940-A formulerte det underliggende prinsippet med klarhet: en prisendring er alltid en endring i konkurranseforholdet, også om rangeringen mellom tilbyderne ikke ville blitt endret. Avklaringsregelen kan ikke brukes til å endre pris, leveringstid eller andre forhold av betydning for konkurransen [HR-2002-940-A].
Et tilbud som skaper tvil om hvordan det skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene, kan utløse avvisningsplikt. Oppdragsgiver trenger ikke gjennomføre en detaljert analyse av alle mulige tolkninger – rimelig begrunnet tvil om tilbudets innhold kan være tilstrekkelig [08-103502ASD-BORG; 14-110877TVI-OBYF; KOFA 2010/206].
Avklaringer som gjør at en leverandør som faktisk oppfyller kravene får delta i konkurransen, er forenlige med anskaffelsesregelverkets formål – men skillet mellom faktisk oppfylte krav med dokumentasjonsmangel og krav som ikke var oppfylt, er avgjørende [KOFA 2018/219; KOFA 2020/515; LE-2022-19926].
Forbedringsforbudet henger tett sammen med spørsmålet om når kvalifikasjonskrav og minstekrav må være oppfylt. Hovedregelen er at slike krav må være oppfylt ved tilbudsfristens utløp, og at opplysninger som først fremkommer etter fristen, ikke kan tillegges vekt ved vurderingen av om kravet er oppfylt – med mindre opplysningen bare bekrefter et forhold som allerede eksisterte [LA-2017-38066; KOFA 2025/149; KOFA 2025/0149; 19-093527TVI; LH-2020-24313].
KOFA-sak 2013/143 (Hordaland fylkeskommune v/Skyss) er som nevnt den sentrale avgjørelsen om at et nytt dokument innlevert etter fristen ikke kan reparere en mangelfull innlevering. Klagenemnda la til grunn at det er «tilbudene slik de lyder ved tilbudsfristens utløp som er grunnlaget for kvalifikasjonsvurderingen» [KOFA 2013/143].
Noen praktiske utslag av skjæringstidspunktprinsippet fortjener særskilt omtale.
Senere betaling, beriktigelse eller oppfyllelse reparerer ikke nødvendigvis en avvisningsgrunn som forelå ved det relevante skjæringstidspunktet [EU-domstolen Case C-199/15; TVIN-2021-66378].
Dokumentasjon som først fremlegges i en klageomgang, kan ikke rette opp mangler ved selve tilbudet [KOFA 2023/0730; KOFA 2023/0610].
Ettersendt dokumentasjon for personer eller ressurser som ikke var identifisert i det opprinnelige tilbudet, kan ikke gjøre kvalifikasjonskravet oppfylt i ettertid. Kravet må være oppfylt basert på dokumentasjonen som forelå på tilbudstidspunktet [KOFA 2023/0610; KOFA 2025/1900].
Informasjon innhentet etter tilbudsfrist kan ikke brukes til å endre grunnlaget for kvalifikasjonsvurderingen eller evalueringen [KOFA 2023/0993; KOFA 2021/121; KOFA 2008/146].
Adgangen til supplering av fremlagte dokumenter kan ikke brukes til å erstatte en mangelfull obligatorisk attest med ny dokumentasjon etter at tilbudene er vurdert [LH-2015-105216; KOFA 2011/107].
Det finnes viktige unntak fra selve skjæringstidspunktprinsippet. Konkurransegrunnlaget kan selv åpne for at bestemte krav først skal vurderes ved kontraktsoppstart snarere enn ved tilbudsfristen, og da styres tidspunktet av konkurransegrunnlagets egen ordlyd [KOFA 2017/120; KOFA 2015/29].
Det er videre avklart i EU-domstolens praksis at et krav om for eksempel myndighetssamtykke ikke nødvendigvis er et kvalifikasjonskrav som må være oppfylt ved fristen, men kan være en betingelse for kontraktens gjennomføring. EU-domstolen har uttalt at et krav om at tilbydere skal oppfylle samtlige betingelser for kontraktens gjennomføring allerede ved tilbudsinnleveringen, er et for vidtgående krav som risikerer å avskrekke aktører fra å delta og dermed tilsidesetter forholdsmessighets- og gjennomsiktighetsprinsippet [EU-domstolen Case C-295/20].
Skillet mellom kvalifikasjonskrav som må være oppfylt ved tilbudsfrist og kontraktsvilkår som gjelder senere gjennomføring, er ikke alltid skarpt. Grensedragningen må gjøres konkret basert på hva konkurransegrunnlaget fastsetter og hva slags krav det er tale om.
Ettersendt dokumentasjon som kun inneholder en generell forpliktelse – det vil si et løfte om at noe vil bli implementert i fremtiden – kan ikke reparere manglende oppfyllelse av et kvalifikasjonskrav som forutsetter at forholdet allerede er på plass. Dokumentasjonen må vise faktisk implementering, ikke bare en intensjon [KOFA 2023/307; KOFA 2010/51].
Fremstillingen ovenfor kan oppsummeres gjennom en gjennomgang av typiske situasjoner, ordnet etter om de faller innenfor eller utenfor den lovlige avklarings- og ettersendingsadgangen. Gjennomgangen er ikke uttømmende, men den fanger opp de mest praktisk fremtredende problemstillingene.
Ettersending av en forpliktelseserklæring fra en underleverandør som allerede er identifisert i tilbudet gjennom ESPD, CV-er eller organisasjonsbeskrivelse, kan som hovedregel aksepteres. Som vist gjennom KOFA-sak 2024/1255 (Valdres kommunale renovasjon IKS) og KOFA-sak 2017/67 (Oslo kommune, Bymiljøetaten) er det avgjørende at tilbudet inneholder objektive holdepunkter for støtterelasjonen [KOFA 2021/2068; KOFA 2023/192; KOFA 2021/592; KOFA 2021/1408; KOFA 2022/760; KOFA 2022/76; KOFA 2024/1255; KOFA 2019/379; KOFA 2017/67; KOFA 2012/133; KOFA 2011/24; KOFA 2012/231; KOFA 2012/150; KOFA 2020/623; KOFA 2015/83].
En åpenbar tastefeil eller kommafeil i en enhetspris kan rettes, forutsatt at det er utvilsomt hvordan feilen skal rettes. Høyesterett i HR-2002-940-A har fastlagt de kumulative vilkårene: feilen må være åpenbar, og rettingsmåten må være utvilsom [LH-2010-17029 - RG-2010-870; HR-2002-940-A; KOFA 2023/237; KOFA 2022/911; KOFA 2022/91; KOFA 2005/74; KOFA 2009/172; KOFA 2014/52].
Bekreftende dokumentasjon for opplysninger som allerede fremgår av tilbudet – som et sertifikat som bekrefter en oppgitt sertifiseringsstatus – kan ettersendes. KOFA-sak 2017/104 (Offentlig Fellesinnkjøp på Agder) viser at oppdragsgiver også selv kan hente slik dokumentasjon fra offentlig tilgjengelige kilder [KOFA 2017/104; KOFA 2018/219; KOFA 2025/0095].
En nøytral forespørsel om å bekrefte den mest sannsynlige tolkningen av tilbudet ved motstridende opplysninger er tillatt. KOFA-sak 2023/293 (Vygruppen AS) og KOFA-sak 2017/82 (Sykehusinnkjøp HF) viser at slike avklaringer kan skje både ved tolkningsuklarheter i formuleringer og ved diskrepanser mellom tilbudt produkt og vedlagt dokumentasjon [11-099682TVI-OBYF; 14-156469ASK-BORG; KOFA 2023/293; KOFA 2017/82; KOFA 2015/153; KOFA 2007/62].
Opplysninger fra andre deler av tilbudet enn der informasjonen formelt var forespurt, kan brukes ved evalueringen, i tråd med prinsippet om at tilbudet skal ses som et hele. KOFA-sak 2012/38 (NAV Økonomi) bekrefter at oppdragsgiver kan legge det formelt utpekte skjemaet til grunn uten at diskrepanser i andre dokumenter nødvendigvis utløser avklaringsplikt [KOFA 2025/1524; KOFA 2018/526; KOFA 2012/38].
Avklaring i konkurranse med forhandling, der forbehold frafalles gjennom selve forhandlingsforløpet, aksepteres uten at dette utgjør ulovlig forbedring. KOFA-sak 2016/140 (Forsvarsbygg) viser at avklaringene kan inkludere frafallelse av forbehold, prising av upriste opsjoner og omfordeling av riggposter, så lenge dette skjer innenfor rammen av forhandlingene [KOFA 2009/164; KOFA 2011/261; KOFA 2016/131; KOFA 2016/140; KOFA 2008/10].
Oppdragsgiver kan hente offentlig tilgjengelig dokumentasjon selv – for eksempel fra et offentlig register – for å verifisere opplysninger i tilbudet [KOFA 2017/104].
I del II-konkurranse kan en likelydende invitasjon til samtlige leverandører om revidert pristilbud aksepteres, selv om den åpner for reelle prisendringer [KOFA 2025/0536].
Oppdragsgiver kan akseptere tilbudsopplysninger uten nærmere kontroll der det ikke foreligger konkrete holdepunkter for at opplysningene er uriktige [KOFA 2020/963; KOFA 2013/118; KOFA 2015/45].
Supplering av allerede fremlagt maskinpark-dokumentasjon i kvalifikasjonsfasen – utdyping, ikke ny dokumentasjon – er innenfor [KOFA 2014/111].
Supplerende informasjon som fremlegges etter kontraktstildeling, og som bare utdyper det allerede innleverte tilbudet, kan aksepteres [KOFA 2017/116; KOFA 2015/83].
Oppdragsgiver kan rette en intern inkonsistens eller åpenbar tastefeil i pris der konkurransegrunnlaget uttrykkelig har fastsatt en dialogramme for slike formål [KOFA 2022/911; KOFA 2022/91].
Avklaring etter en forhandlingsrunde begrenset til pris – for å bekrefte at tilbudet ikke inneholder avvik – er innenfor [KOFA 2025/0068].
En feil avkrysning i ESPD kan ses bort fra dersom øvrige tilbudsdokumenter objektivt viser reell støtte fra annen virksomhet [KOFA 2018/526].
Supplering av en ufullstendig egenerklæring – for eksempel ved at manglende signatur på én del av dokumentet innhentes – er lovlig der selve erklæringen allerede var levert. KOFA-sak 2012/133 (Trondheim kommune) bekrefter dette [KOFA 2012/133].
Ettersending av en helt ny forpliktelseserklæring fra en virksomhet som ikke var identifisert i det opprinnelige tilbudet, er ikke lovlig [LE-2021-130025; LE-2022-122075; KOFA 2023/473; KOFA 2025/1746].
Ettersending av ny referansekontrakt eller ny underleverandørstøtte som ikke har forankring i det opprinnelige tilbudet, er forbudt [KOFA 2020/254; KOFA 2023/473].
Ettersending av et nytt produktdatablad som erstatter et datablad som viste manglende oppfyllelse av et minstekrav, er en klar forbedring [KOFA 2019/667; 20-070585TVI-OBYF].
Ettersending av dokumentasjon som konkurransegrunnlaget uttrykkelig har gjort avvisningspliktig ved manglende innlevering, kan ikke repareres gjennom § 23-5 [EU-domstolen Case C-336/12; EU-domstolen Case C-42/13; EU-domstolen Case C-523/16].
Nytt prisskjema eller omstrukturering av prisinnhold etter tilbudsfristen er forbudt [KOFA 2004/180; KOFA 2025/1096].
Dialog som bringer en leverandør i samsvar med et kvalifikasjonskrav som ikke var oppfylt ved tilbudsfristen, er ikke lovlig avklaring. KOFA-sak 2006/73 (Helse Vest RHF) viser at dette gjelder selv der kontakten umiddelbart fremstår som en «avklaring» [KOFA 2020/515; LE-2022-19926; TVIN-2021-66378; KOFA 2006/73].
Ettersending av prismatrise som var levert via e-post i stedet for tilbudsportalen, er utenfor [21-005815TVI-TOSL].
Etterfølgende forklaring som i realiteten fyller ut en manglende pris – for eksempel at leverandøren hevder etter frist at blanke felt betyr kr 0 – er forbudt forbedring [KOFA 2023/261; KOFA 2020/932; KOFA 2021/0123].
Ettersending av dokumentasjon som ikke fantes i tilbudet overhodet – helt ny dokumentasjon uten holdepunkter ved fristen – er utenfor. KOFA-sak 2010/51 (HINAS) bekrefter at privatrettslige forpliktelseserklæringer ikke er offentlig tilgjengelig dokumentasjon og ikke kan ettersendes med den begrunnelse [KOFA 2010/163; KOFA 2009/140; KOFA 2009/163; KOFA 2025/1900; KOFA 2023/0610; KOFA 2015/107; KOFA 2023/0600; KOFA 2007/151; KOFA 2010/51].
Etterfølgende fremleggelse av kvalifikasjonsdokumentasjon for person eller ressurs som ikke var nevnt i tilbudet, kan ikke aksepteres [KOFA 2023/0610; KOFA 2025/1900].
Avklaring som i realiteten medfører prisforhandling eller endring av tilbudets økonomiske innhold i åpen anbudskonkurranse, er forbudt [KOFA 2011/78; KOFA 2006/73; KOFA 2004/177].
Ny og korrekt signert forpliktelseserklæring etter fristen for å reparere ugyldig signatur i opprinnelig erklæring, er utenfor. KOFA-sak 2013/143 (Hordaland fylkeskommune v/Skyss) viser at dette gjelder selv der leverandøren prompte fremskaffer et korrekt signert dokument etter avvisningen [KOFA 2013/143].
Leverandør som forsøker å ettersende CV-er eller referanser i klageomgangen etter avvisning, kan ikke få medhold [KOFA 2023/0730; KOFA 2023/0610].
Avklaring som gir én leverandør informasjon med materiell priskonsekvens uten at tilsvarende gis til øvrige, bryter likebehandlingsprinsippet [KOFA 2023/0422; KOFA 2006/62; KOFA 2009/146].
Ulovlig bruk av avklaring til å reparere manglende kvalifikasjonsdokumentasjon ved tilbudsfrist – for eksempel dokumentasjon som først innhentes etter evaluering – er ikke tillatt [KOFA 2023/0600; KOFA 2023/600; KOFA 2017/75].
Retting av prisfeil som krever innhenting av ny prisinformasjon fra leverandøren i åpen anbudskonkurranse, er forbudt. Høyesterett i HR-2002-940-A fastslo at avklaringsregelen ikke kan brukes til å endre pris [KOFA 2009/172; HR-2002-940-A].
Manglende opplysning om et tildelingskriterium – for eksempel leveringstid – kan ikke ettersendes etter frist [KOFA 2008/74; KOFA 2006/49].
Ettersending av kredittvurdering der leverandøren bare hadde levert årsregnskap, er utenfor [KOFA 2010/279; KOFA 2015/10].
Oppdragsgiver som oppdager mangelfull skatteattest etter evaluering og gir tilleggsfrist i etterkant, handler utenfor adgangen [LH-2015-105216; LH-2014-189202; KOFA 2011/107].
Ettersendt dokumentasjon som kun inneholder en generell forpliktelse om fremtidig implementering, kan ikke reparere manglende oppfyllelse [KOFA 2023/307].
Leverandør som viser til morselskapets sertifisering uten å dokumentere eget implementert system, oppfyller ikke kravet [KOFA 2023/307].
Tidligere HMS-erklæring fra en annen kontrakt kan ikke brukes som substitutt for nytt dokumentasjonskrav i en aktuell konkurranse [KOFA 2016/88].
Oppdragsgiver som lar være å avklare et uklart konkurransegrunnlag før avvisning av tilbud, kan ha handlet i strid med regelverket der risikoen for uklarheten ligger hos oppdragsgiver [KOFA 2009/72; KOFA 2010/57].
Avklaring som i realiteten endrer tilbudets innhold – for eksempel opplysninger som korrigerer ulike personelloppgaver i to skjemaer – er forbudt [KOFA 2009/231].
Mellom de to klare kategoriene finnes en rekke grensetilfeller der utfallet i høy grad beror på konkrete omstendigheter i den enkelte sak.
Et tilbud med ett ubesvart ja/nei-punkt i kravspesifikasjonen, der tilbudet for øvrig objektivt sett binder leverandøren til å oppfylle kravet, er et typisk grensetilfelle. Borgarting lagmannsrett i sak 14-156469ASK-BORG viser at en generell aksept i tilbudsbrevet kan tale for at et enkeltstående ubesvart punkt ikke nødvendigvis utgjør et avvik, men avgjørelsen beror på en konkret tolkning av tilbudet som helhet [14-156469ASK-BORG; 14-110877TVI-OBYF].
Ettersending av et kompetansebevis eller en attest der leverandøren opprinnelig har levert et annet, ikke fullt tilfredsstillende dokument, har gitt ulikt utfall avhengig av om det opprinnelig fremlagte dokumentet gir tilstrekkelige holdepunkter for at kravet var ment oppfylt [14-180284TVI-OBYF; LA-2014-128145].
Avklaring av dokumentasjon som direkte påvirker poengscore under et tildelingskriterium, i motsetning til dokumentasjon knyttet til kvalifikasjonskrav, er et spørsmål der kildene spriker. Om det gjelder en strengere norm for slik avklaring, er ikke avklart i praksis [KOFA 2019/144; KOFA 2010/140; KOFA 2022/65].
Avklaring ved uklart konkurransegrunnlag der oppdragsgiver selv har skapt uklarheten, kan utløse en avklaringsplikt, men terskelen for når plikten faktisk inntrer, er ikke skarpt definert [KOFA 2026/0342; KOFA 2005/76; KOFA 2020/657; KOFA 2022/616].
Ufullstendig egenerklæring – for eksempel manglende signatur – som suppleres med en bekreftelse etter fristen, gir delte resultater i praksis. KOFA-sak 2012/133 (Trondheim kommune) aksepterte slik supplering der selve erklæringen allerede var levert, mens KOFA-sak 2013/143 (Hordaland fylkeskommune v/Skyss) viser at en ny erklæring fra rett signatar ikke kan reparere en opprinnelig ugyldig erklæring [KOFA 2012/133; KOFA 2013/143; KOFA 2011/24; KOFA 2011/279; KOFA 2011/79; KOFA 2012/114].
Prisavvik der det er usikkerhet om feilen skyldes én feil eller flere feil, kan falle ulikt ut avhengig av om utvilsomhetsvilkåret anses oppfylt [KOFA 2014/52].
Kvalifikasjonsdokumentasjon som mangler ved tilbudsfrist, men der konkurransegrunnlaget er uklart om formkrav, befinner seg i grensesonen mellom avvisning og avklaring [KOFA 2009/190; KOFA 2005/246].
Avklaring i konkurranse med forhandling etter frist for endelige tilbud har en snevrere adgang enn avklaring underveis i forhandlingsforløpet [23-083116ASD-BORG; LB-2023-83116].
Ut fra denne gjennomgangen kan det formuleres noen praktiske anbefalinger.
Det første spørsmålet oppdragsgiver bør stille, er om det finnes objektive holdepunkter i det opprinnelige tilbudet for at det forholdet man ønsker å avklare eller be ettersendt, faktisk forelå ved tilbudsfristens utløp. Uten slike holdepunkter er veien til ettersending stengt, uansett hvor liten og uskyldig mangelen fremstår. KOFA-sak 2024/1255 (Valdres kommunale renovasjon IKS) og KOFA-sak 2017/67 (Oslo kommune, Bymiljøetaten) viser at vedleggelse av et morselskaps godkjenninger, kombinert med opplysninger om eierforhold, kan være tilstrekkelig – men dette forutsetter at opplysningene faktisk finnes i tilbudet [KOFA 2025/0095; KOFA 2025/95; KOFA 2024/615; KOFA 2024/0615; KOFA 2024/1255; KOFA 2017/67].
Det andre spørsmålet er om det forholdet man ønsker å avklare, gjelder et absolutt minstekrav. Er svaret ja, er terskelen for at avviket samtidig er vesentlig, høy, og da er avklaringsadgangen som hovedregel avskåret fordi avvisningsplikten allerede har inntrådt [LH-2020-24313; 19-093527TVI; KOFA 2021/1130].
Det tredje spørsmålet er om anmodningen om avklaring rettes til alle leverandører i en sammenlignbar situasjon, ikke bare til den ene leverandøren som opplysningen gjelder for. Manglende likebehandling er en av de vanligste feilkildene i praksis knyttet til bruken av avklaringsadgangen [EU-domstolen Case C-131/16; KOFA 2023/1024; KOFA 2023/0422].
Det fjerde spørsmålet er om svaret på avklaringsforespørselen faktisk bare bekrefter noe som allerede lå i tilbudet, eller om det tilfører noe nytt. Denne vurderingen må gjøres konkret for hvert enkelt svar leverandøren gir, og oppdragsgiver bør dokumentere sin vurdering skriftlig for å sikre etterprøvbarhet [veileder: DFØ Veileder – 35.2.2 Når er et tilbud forbed].
Det femte spørsmålet er om en eventuell avklaring ville påvirke rangeringen av tilbudene. KOFA-sak 2012/94 (Meland kommune) og KOFA-sak 2003/35 (Ålesund kommune) viser at der prisinkonsistenser eller uklarheter har direkte rangeringseffekt, utløser dette typisk avvisningsplikt som avskjærer avklaringsadgangen. Høyesterett i HR-2002-940-A har fastslått at en prisendring alltid er en endring i konkurranseforholdet [KOFA 2012/94; KOFA 2003/35; HR-2002-940-A].
Endelig bør oppdragsgiver være bevisst på at rettstilstanden på flere sentrale punkter fortsatt er delvis uavklart. Terskelen for situasjonsbetinget avklaringsplikt, rekkevidden av «objektive holdepunkter»-vilkåret, forholdet mellom avklaringsadgangen før og etter tildelingsbeslutning, og spørsmålet om det gjelder en strengere norm for avklaring av opplysninger som påvirker tildelingskriteriene direkte – alt dette er områder der praksis ikke gir entydige svar. I slike grensetilfeller bør oppdragsgiver heller la tvilen komme leverandørene som gruppe til gode gjennom en konsekvent og likebehandlende praksis, enn å strekke avklaringsadgangen lenger enn det foreliggende rettskildebilde klart tillater.