Saken gjelder:
Tilbudsevaluering
Innklagede gjennomførte en konkurranse for anskaffelse av lyd, lys og sceneteknikk til Fyresdal samfunnshus. Klagenemnda konkluderte med at innklagede handlet i strid med prinsippet om etterprøvbarhet ved evalueringen av tilbudene slik at det ikke var mulig å overprøve vurderingen. Klagenemndas avgjørelse 15. januar 2025 i sak 2024/1021 Klager:
Avility AS
Innklaget:
Fyresdal kommune
Klagenemndas medlemmer:
Tarjei Bekkedal, Wenche Sædal og Elisabeth Wiik
Bakgrunn
(1)Fyresdal kommune (heretter innklagede) kunngjorde 26. mars 2024 en åpen tilbudskonkurranse for anskaffelse av lyd, lys og sceneteknikk til Fyresdal samfunnshus. Anskaffelsens estimerte verdi var 3 millioner kroner. Tilbudsfrist var 10. mai 2024.
(2)Det fulgte av konkurransegrunnlagets punkt 1.2 «Overordnet om leveransen» at: «Fyresdal kommune ønsker å endre storsalen i Fyresdal Samfunnshus til en kultursal. Salen skal benyttes til ulike aktiviteter som konsert, teaterforestilling, dansefest, 17.maiarrangement og mindre arrangementer. Når Samfunnshuset er ferdigstilt skal kultursalen ha egenskaper som en fullverdig kultursal med scene, lydanlegg, scenelys, scenetepper, rigg, styring, tilpasset akustikk og andre nødvendige fasiliteter. Fleksibilitet, kvalitet, profesjonelle løsninger og enkel betjening er stikkord for hva som er ønske. Føringer er at de foreslåtte løsninger skal være innenfor "godt nok"-prinsippet og samtidig tilfredsstille profesjonell kvalitet.»
(3)Det fulgte av konkurransegrunnlaget punkt 4.1 at tildeling skulle skje på grunnlag av følgende tildelingskriterier: «• Løsning/funksjonalitet 25 % • Pris 50 % • Gjennomføring, support og service 25 %».
(4)Under tildelingskriteriet «Løsning/funksjonalitet» ville følgende forhold bli vurdert:
«Brukervennlighet, kvalitet, val av teknisk løsning og utstyr.»
(5)For tildelingskriteriet «Pris» ville totalprisen i prisskjemaet legges til grunn.
(6)Under tildelingskriteriet «Gjennomføring, support og service» ville innklagede vurdere «tilbyders totale beskrivelse av den praktiske service og oppfølging, og om hvordan oppdraget er tenkt løst».
(7)Det var ikke stilt spesifikke dokumentasjonskrav til tildelingskriteriene i konkurransegrunnlaget, men det fulgte av konkurransegrunnlagets punkt 5.2 «Krav til tilbudets utforming», at leverandørenes tilbud skulle inneholde tilbudsbrev, opplysninger om felleskap av leverandører/støttende virksomheter dersom relevant, priset beskrivelse og dokumentasjon på tildelingskriterier.
(8)Innen tilbudsfristen mottok innklagede seks tilbud, herunder fra Avility AS (heretter klager) og Hove West AS (heretter valgte leverandør).
(9)Ved tildelingsbeslutning 17. mai 2024 ble kontrakt tildelt valgte leverandør.
(10)Det fremgikk av evalueringsskjemaet at leverandørene fikk følgende poeng på de ulike tildelingskriteriene: Atea AS
Assist Haugesund AS
Valgte leverandør
Lillehammer Tekniske Byrå AS
Holi Installasjon AS
Løsning/funksjonalitet
Gjennomføring, support og service
Samlet score vektet
(11)Innklagede ga følgende begrunnelse for evalueringen av klager: «-400v trafo er med -Pris -Nødvendig installasjon tatt med -Lysmikser er bra Ulemper: -Billig Senheiser
-Billig lydløsning i forhold til hva andre tilbyr -2 linser prosjektor -Dårlig erfaring fra tidligere».
(12)Begrunnelsen for evalueringen av valgte leverandør var følgende: «-Service -pris -Utstyr tilpasset behov 400v trafo er med».
(13)Atea AS fikk negativ uttelling for «Stort selskap -upersonlig service- lite rom for fleksibilitet», «Dyrt og mange ting kommer ekstra etterpå», «Sceneteppe 0% folder», «400v trafo ikkje med», «2 linser prosjekter» og «Simple monitorer». Under «Fordeler» var følgende punkter listet opp: «-JBL -Lydmikser bra- Lyst likt eksisterande -Senheiser».
(14)Klager sendte klage til innklagede 18. juni 2024. Innklagede svarte ikke på denne klagen.
(15)Saken ble brakt inn for Klagenemnda for offentlige anskaffelser ved klage datert 27. juni 2024.
(16)Nemndsmøte i saken ble avholdt 13. januar 2025.
Anførsler
Klager har i det vesentlige anført
(17)Tildelingen fremstår vilkårlig og er ikke basert på de oppgitte tildelingskriteriene. I begrunnelsen for valg av leverandør er det tatt inn irrelevante forhold som ikke er en del av tilbudsbesvarelsene, eller har relevans til det faktiske oppdraget eller tildelingskriteriene. Det vises for eksempel til at det er lagt vekt på selskapsstørrelse, uten at dette følger av konkurransegrunnlaget. Videre har Atea AS fått positiv uttelling for å tilby Sennheiser mikrofoner, og klager har fått negativ uttelling for å tilby de samme mikrofonene. Klager har også fått trekk for «dårlig erfaring fra tidligere», men klager har ikke levert tilsvarende løsninger til innklagede tidligere.
Innklagede har i det vesentlige anført
(18)Evalueringen av tildelingskriteriene «Løsning/funksjonalitet» og «Gjennomføring, support og service» er utført av et team fra kommunen basert på en objektiv vurdering av de innkomne tilbudene. Her har den beste leverandøren på hvert kriterium fått ti poeng, og de øvrige er gitt poeng i forhold til denne.
Klagenemndas vurdering
(19)Klager har deltatt i konkurransen, og har saklig klageinteresse, jf. forskrift om klagenemnd for offentlige anskaffelser § 6. Klagen er rettidig. Konkurransen gjelder anskaffelse av lyd, lys og sceneteknikk som er en bygge- og anleggsanskaffelse. Anskaffelsens estimerte verdi var 3 millioner kroner. I tillegg til lov om offentlige anskaffelser 17. juni 2016 nr. 73 følger anskaffelsen forskrift om offentlige anskaffelser 12. august 2016 nr. 974 del I og del II jf. forskriften §§ 5-1 og 5-3.
(20)Klagenemnda vil i det følgende ta stilling til om innklagede har foretatt en lovlig evaluering av tilbudene i konkurransen.
(21)Klager anfører at innklagedes evaluering av tilbudene er vilkårlig og ikke i tråd med tildelingskriteriene.
(22)Det klagenemnda kan prøve er om evalueringen er gjort innenfor rammene av tildelingskriteriene, bygger på riktig faktum, og om evalueringen er vilkårlig, sterkt urimelig eller i strid med de grunnleggende prinsippene i loven § 4, jf. blant annet Rt. 2007 s. 1783 avsnitt 44.
(23)Det var stilt følgende tildelingskriterier: «• Løsning/funksjonalitet 25 % • Pris 50 % • Gjennomføring, support og service 25 %».
(24)Det fulgte av konkurransegrunnlaget at under tildelingskriteriet «Løsning/funksjonalitet» ville innklagede vurdere «Brukervennlighet, kvalitet, val av teknisk løsning og utstyr.»
(25)Under tildelingskriteriet «Gjennomføring, support og service» ville innklagede vurdere «tilbyders totale beskrivelse av den praktiske service og oppfølging, og om hvordan oppdraget er tenkt løst».
(26)Pris skulle oppgis i prisskjema. Det var ellers ikke stilt dokumentasjonskrav til kriteriene «Løsning/funksjonalitet» eller «Gjennomføring, support og service».
(27)Valgte leverandør fikk 9 poeng på «Løsningsforslag/funksjonalitet», 9,57 poeng på «Pris» og 10 poeng på «Gjennomføring, support og service». Valgte leverandør vant konkurransen med en samlet vektet score på 9,535 poeng.
(28)Innklagede har gitt en samlet begrunnelse for evalueringen av den enkelte leverandør i stikkordsform. Begrunnelsen for evalueringen av valgte leverandør var følgende: «-Service -pris -Utstyr tilpasset behov 400v trafo er med»
(29)Prinsippet om etterprøvbarhet i anskaffelsesloven § 4 innebærer at oppdragsgiver må sikre at vesentlige forhold i konkurransen kan etterprøves, slik at leverandørene faktisk gis mulighet til å kontrollere at oppdragsgiver har overholdt anskaffelsesregelverket, se Prop. 41 L (2015-2016) kapittel 10, merknader til § 4.
(30)Det følger av anskaffelsesforskriften § 10-1 (2) at begrunnelsen skal inneholde «en redegjørelse for det valgte tilbudets egenskaper og relative fordeler i samsvar med tildelingskriteriene».
(31)Begrunnelsen må inneholde en konkret vurdering som gjør leverandørene i stand til, på objektivt grunnlag, å forstå hvilke forhold det er som har gjort at oppdragsgiver har bedømt valgte leverandørs tilbud som best ut fra de fastsatte tildelingskriteriene. Begrunnelsen skal være så presis og utfyllende at leverandørene kan bedømme om anskaffelsesprosedyren har foregått i samsvar med anskaffelsesregelverket, og om det er grunnlag for å imøtegå tildelingsbeslutningen, se for eksempel klagenemndas avgjørelse i sak 2022/1152 avsnitt 66.
(32)Den gitte begrunnelsen skiller ikke mellom evalueringen under de ulike kriteriene, og beskriver ikke tilbudenes egenskaper i tilstrekkelig grad. Ut ifra stikkordene «Service», «Utstyr tilpasset behov» og «400v trafo er med», er det ikke mulig å forstå hvilke konkrete kvalitative egenskaper i valgte leverandørs tilbud som har fått uttelling i evalueringen under de ulike kriteriene, og hvordan disse skiller seg fra de øvrige tilbudene.
(33)Ut ifra begrunnelsene innklagede har gitt i saken, er det ikke mulig for klagenemnda å vurdere om evalueringen under tildelingskriteriene «Løsningsforslag/funksjonalitet» og «Gjennomføring, support og service» er i tråd med anskaffelsesregelverket. Dette innebærer et brudd på begrunnelsesplikten i anskaffelsesforskriften § 10-1 (2) og prinsippet om etterprøvbarhet jf. anskaffelsesloven § 4.
(34)Klager viser også til at evalueringen fremstår vilkårlig da Atea AS fått positiv uttelling for å tilby Sennheiser mikrofoner, og klager har fått negativ uttelling ved å tilby de samme mikrofonene. Klager har også fått trekk for «dårlig erfaring fra tidligere».
(35)På grunn av den knappe begrunnelsen er det vanskelig for klagenemnda å forstå hvordan disse momentene er vektlagt, og hvilken uttelling de har fått. Klagenemnda vil likevel bemerke at det ikke er i tråd med prinsippet om forutberegnelighet i anskaffelsesloven § 4 å gi en leverandør trekk for å tilby et produkt, og gi en annen leverandør positiv uttelling for det samme. Videre legger ikke tildelingskriteriene «Løsningsforslag/funksjonalitet» og «Gjennomføring, support og service» i utgangspunktet opp til en vurdering av innklagedes eller andres erfaring med leverandørene. For at en oppdragsgiver skal kunne vektlegge egne erfaringer ved evalueringen av tilbudene må det fremgå av konkurransegrunnlaget og erfaringen må vektes på lik linje med erfaring andre oppdragsgivere har med leverandøren. Videre må erfaringene være objektivt konstaterbare, dokumentert og etterprøvbare, se for eksempel klagenemndas avgjørelse i sak 2023/617 avsnitt 26.
(36)Innklagede har etter dette handlet i strid med prinsippet om etterprøvbarhet i anskaffelsesloven § 4 ved evalueringen av tilbudene.
(37)Ettersom det ikke er mulig å overprøve innklagedes vurdering grunnet manglende etterprøvbarhet, kan feilen ha påvirket utfallet av konkurransen, og klagegebyret skal derfor tilbakebetales, jf. klagenemndsforskriften § 13.
Konklusjon
Innklagede har handlet i strid med prinsippet om etterprøvbarhet i anskaffelsesloven § 4 ved evalueringen av tilbudene.
For Klagenemnda for offentlige anskaffelser, Tarjei Bekkedal
────────────────────────────────────────────────────────────