Fulltekst
Med dokument er meint ei logisk avgrensa informasjonsmengd som er lagra på eit medium for seinare lesing, lytting, framsyning, overføring eller liknande.
Saksdokument for organet er dokument som er komne inn til eller lagde fram for eit organ, eller som organet sjølv har oppretta , og som gjeld ansvarsområdet eller verksemda til organet . Eit dokument er oppretta når det er sendt ut av organet. Dersom dette ikkje skjer, skal dokumentet reknast som oppretta når det er ferdigstilt.
Følgjande skal ikkje reknast som saksdokument for organet:
a. dokument som inngår i bibliotek- eller museumssamling,
b. dokument som private har overlate til offentleg arkiv for bevaring,
c. dokument som er overlate til eit organ for offentleggjering i periodisk skrift som blir gitt ut av organet,
d. avis, tidsskrift, reklamemateriell og liknande som organet mottek utan at det er knytt til ei bestemt sak i organet, og
e. dokument som ein medarbeidar i organet har motteke i annan eigenskap enn som tilsett i organet.
Omgrepet organ femner i lova her om alle verksemder som lova gjeld for.
Paragrafkommentar
§ 4 definerer hvilke dokumenter offentleglova knytter innsynsretten til. Vurderingen går i flere trinn. Først må materialet være et «dokument» etter første ledd. Deretter må det være et «saksdokument for organet» etter andre ledd. Til slutt må tidspunktet for innsyn være kommet: dokumentet må være kommet inn til, lagt frem for eller opprettet av organet.
Dokumentbegrepet er vidt og teknologinøytralt. Det omfatter ikke bare tradisjonelle brev og notater, men også elektroniske logger, lydfiler, kartfiler og uttrekk, så lenge det finnes en lagret og logisk avgrenset informasjonsmengde (G-2009-419-hovudprinsippa-om-innsyn, JDLOV-id587177, JDLOV-id2513680). Det er ikke avgjørende om informasjonen er produsert manuelt eller automatisk.
«Saksdokument» betyr ikke at dokumentet må høre til én bestemt saksmappe eller én konkret avgjørelsessak. Det er nok at dokumentet gjelder organets ansvarsområde eller virksomhet. Interne oversikter og driftsdokumenter kan derfor være saksdokumenter når de brukes i den løpende organiseringen eller driften av organet, for eksempel elevlister ved en offentlig skole (JDLOV-id570168, JDLOV-id570176).
Samtidig krever § 4 en reell tilknytning mellom dokumentet og organet. Ren teknisk drift, lagring eller administrasjon av andre organers dokumenter er ikke nok til at materialet gjelder driftsorganets egen virksomhet (JDLOV-id632043). Tilsvarende er ikke ren tilgang til en ekstern database det samme som at dokumentene er kommet inn til organet; det må normalt foreligge faktisk mottak, innhenting eller nedlasting (JDLOV-id623313).
Definisjonen i § 4 avgjør bare om materialet i utgangspunktet omfattes av lovens dokumenttilfang. Om innsyn likevel kan nektes, beror på de særskilte unntaksreglene i loven.