Lovavdelingen kom til at elevlister ved offentlige skoler som utgangspunkt er saksdokumenter som omfattes av hovedregelen om innsyn. Samtidig kan både taushetsplikt og unntaket for interne dokumenter begrense innsynet i hele eller deler av listene.
Hva saken gjaldt
Lovavdelingen ble bedt om å vurdere om offentleglova gir rett til innsyn i skolers elevlister. Det ble lagt til grunn at listene føres av den enkelte skole og kan inneholde opplysninger som navn, adresse, telefonnummer, klasse og eventuelt fødselsnummer.
Det ble også lagt til grunn at listene brukes i organiseringen og driften av skolen. Spørsmålet var derfor både om elevlistene faller inn under offentleglovas dokumentbegrep, og om det finnes unntaksgrunnlag som gjør at listene helt eller delvis kan unntas fra innsyn.
I tillegg vurderte Lovavdelingen om personopplysningsloven begrenser innsynsretten, og om det kan være aktuelt med meroffentlighet der listene kan unntas som interne dokumenter.
Rettslig vurdering
Lovavdelingen uttalte at elevlister vil falle inn under definisjonen av saksdokument i offentleglova § 4 annet ledd jf. første ledd, og dermed være omfattet av hovedregelen om innsyn i § 3. Det ble understreket at det ikke er noe vilkår at dokumentet knytter seg til en bestemt sak; det er nok at det gjelder organets ansvarsområde eller virksomhet.
Dersom elevlistene bare inneholder navn, adresse, telefonnummer og eventuelt fødselsnummer, er utgangspunktet at ingen deler er unntatt etter offentleglova § 13 jf. forvaltningsloven § 13. Lovavdelingen presiserte likevel at taushetsplikt kan foreligge, blant annet ved hemmelig telefonnummer eller adresse, ved adresser som røper personlige forhold, eller hvis listen indirekte røper at en elev får særskilt tilrettelagt undervisning.
Lovavdelingen mente videre at elevlister som utelukkende brukes internt av skolens lærere og administrative personale, kan unntas etter offentleglova § 14 første ledd. Hvis også eksterne gis tilgang til listene, er ikke dette unntaket til hjelp. I den utstrekning det foreligger innsynsrett, er personopplysningsloven ikke til hinder for innsyn, men ved vurderingen av meroffentlighet kan personvernhensyn tale mot å gi innsyn.
Uttalelsen i fulltekst
Vi viser til Datatilsynes brev 30. april (feildatert 21. februar) 2007 med spørsmål om offentlighetsloven (nå offentleglova) gir rett til innsyn i skolers elevlister.
Offentleglova har trådt i kraft etter at Datatilsynets brev ble sendt. Vi baserer våre vurderinger på den nye loven, siden alle innsynskrav nå skal avgjøres etter denne. Vi kan imidlertid ikke se at den nye loven endrer rettsstillingen når det gjelder innsyn i elevlister.
Vi legger til grunn at elevlister er lister som den enkelte skole fører, over elever som går på skolen. Listene vil kunne inneholde opplysninger om navn, adresse, telefonnummer, klasse mv. Vi går ut fra at det kan være noen variasjoner fra skole til skole med hensyn til hvilke opplysninger listene inneholder. Vi legger videre til grunn at listene brukes i organiseringen og driften av virksomheten ved den enkelte skole. Elevlister vil dermed falle inn under definisjonen av saksdokument i offentleglova § 4 annet ledd jf. første ledd og være omfattet av hovedregelen om innsynsrett i offentleglova § 3. Vi peker på at det ikke er noen forutsetning for at det skal foreligge et saksdokument etter offentleglova, at dokumentet må knytte seg til en bestemt sak. Det er tilstrekkelig at dokumentet gjelder ansvarsområdet eller virksomheten til organet, jf. offentleglova § 4 annet ledd første punktum. Hvorvidt elevlisten(e) på den enkelte skole vil utgjøre ett eller flere saksdokumenter i offentleglova § 4 sin forstand, vil avhenge av hvordan listen(e) innrettes på den enkelte skole. Finnes det egne klasselister (lister over hvilke elever som går i en bestemt klasse), vil det være naturlig å anse hver klasseliste som ett saksdokument i lovens forstand. Finnes det i tillegg en annen liste som viser alle elever som går på skolen, vil det også være naturlig å anse denne listen som ett dokument.
Dersom elevlistene begrenser seg til å inneholde informasjon om navn, adresse, telefonnummer og eventuelt fødselsnummer, er i utgangspunktet ingen deler av elevlisten unntatt fra innsyn etter offentleglova § 13 første ledd jf. forvaltningsloven § 13 første ledd nr. 1 jf. annet ledd første punktum. Taushetsplikt vil likevel foreligge f.eks. hvis noen av elevene har hemmelig telefonnummer eller adresse, eller hvis adressen røper et forhold som må anses som personlig, f.eks. at vedkommende bor på en barneverninstitusjon, jf. forvaltningsloven § 13 annet ledd første punktum. I tilfeller hvor adressen er sperret (hemmelig), vil også navnet være underlagt taushetsplikt. Taushetsplikt vil også foreligge hvis elevlistene inneholder andre opplysninger som omfattes av taushetsplikten etter forvaltningsloven § 13 eller andre taushetspliktsbestemmelser, f.eks. at listen gjennom opplysninger om klassetilknytning røper at eleven får undervising som er tilrettelagt for elever med visse typer handikap eller atferdsproblemer.
Elevlister som utelukkende brukes av skolens lærere og administrative personale i organiseringen og planleggingen mv. av arbeidet på skolen, vil kunne unntas etter unntaket i offentleglova § 14 første ledd. Dersom også eksterne gis tilgang til listene, herunder også elever og foresatte i annen egenskap enn som tillitsvalgt for skolens elever eller foresatte, vil ikke unntaket i § 14 første ledd gi hjemmel for å unnta listene, f.eks. hvis det forholder seg slik at alle elevene i hver klasse og eventuelt også deres foresatte rutinemessig får kopier av klasselister.
I den utstrekning det er innsynsrett i elevlister, det vil si i situasjoner hvor listene ikke helt eller delvis skal eller kan og bør unntas fra innsyn, vil ikke personopplysingsloven begrense innsynsretten etter offentleglova, jf. personopplysningsloven § 6 første ledd. Dersom en elevliste kan unntas som intern etter § 14 første ledd, må det vurderes om det ikke likevel bør gis helt eller delvis innsyn i dokumentet (meroffentlighet), jf. offentleglova § 11. I denne vurderingen vil det være relevant å legge vekt på personvernhensyn som et moment som taler mot å utøve meroffentlighet. Om forholdet til personopplysningsloven ved utøvelse av meroffentlighet vises til brev* 16. juli 2004 (snr. 200404600) fra Justisdepartementets lovavdeling til Datatilsynet.
*Brevet finnes her:
http://www.regjeringen.no/nb/dep/jd/kampanjer/tolkningsuttalelser/forvaltningsrett/offentlighetsloven/generelt---avklaring-av-forholdet-mellom.html?id=455963