Lovavdelingen kom til at meldinger om mistenkte bivirkninger etter vaksinasjon skal journalføres. Når organet fører elektronisk journal, må journalen også gjøres tilgjengelig på OEP etter offentligforskriften § 6.
Hva saken gjaldt
Nasjonalt folkehelseinstitutt ba om vurdering av om meldinger om mulige bivirkninger etter vaksinasjon måtte journalføres i det ordinære NOARK-systemet, slik at de kom på offentlig journal og OEP, eller om de kunne håndteres i et eget fagsystem i sikker sone.
Lovavdelingen la til grunn at instituttet er et offentlig organ som plikter å ha arkiv etter arkivlova og arkivforskrifta. Spørsmålet var derfor om de aktuelle meldingene var dokumenter som skulle registreres i journal.
Det ble også reist spørsmål om offentlegforskrifta § 6, altså om journalen måtte publiseres på Internett gjennom OEP når organet fører elektronisk journal.
Rettslig vurdering
Lovavdelingen viste til at utgangspunktet etter arkivforskrifta § 2-6 er at inngående og utgående dokumenter skal registreres i journal dersom de er saksdokumenter, er gjenstand for saksbehandling og har verdi som dokumentasjon. Etter opplysningene var alle disse vilkårene klart oppfylt for meldingene om mistenkte bivirkninger.
Det ble ikke pekt på noen bestemmelse i arkivforskrifta som gjorde unntak fra journalføringsplikten for slike dokumenter. Utgangspunktet var derfor at meldingene skal journalføres.
Lovavdelingen uttalte samtidig at det ikke er noe i veien etter arkivforskrifta for å føre flere journalar, og at meldingene derfor kan registreres i en egen journal. Dersom journalen føres elektronisk og organet omfattes av offentlegforskrifta § 6, skal også denne journalen gjøres tilgjengelig på OEP; det gjøres ikke noe skille mellom én eller flere journalar.
Uttalelsen i fulltekst
Vi viser til brev 2. oktober 2013, der Nasjonalt folkehelseinstitutt spør om meldingar om moglege biverknader etter vaksinasjon skal journalførast i det vanlege NOARK arkiv- og sakshandsamingssystemet, slik at journalinnføringane kjem på offentleg journal og då Offentleg elektronisk postjournal (OEP), eller om det heller bør brukast eit fagsystem i sikker sone. Arkivregelverket høyrer under Kulturdepartementet, og Lovavdelinga svarar etter avtale med Kulturdepartementet.
Nasjonalt folkehelseinstitutt er eit offentleg organ og pliktar såleis å halde arkiv etter reglane i arkivlova og arkivforskrifta, jf. arkivlova § 6 og arkivforskrifta § 1-1 fyrste ledd. Utgangspunktet for journalføringsplikta følgjer av arkivforskrifta § 2-6 fyrste ledd. Etter fyrste punktum her skal offentlege organ ha ein eller fleire journalar for registrering av dokument i sakene det opprettar, og etter andre punktum skal alle inngåande og utgåande dokument registrerast i journalen, dersom dei må reknast som saksdokument for organet etter offentleglova § 4, er gjenstand for saksbehandling og har verdi som dokumentasjon. Alle desse vilkåra er etter det opplyste klart til stades for dei aktuelle meldingane om moglege biverknader, og vi kan ikkje sjå at noka føresegn i arkivforskrifta tilseier at det ikkje ligg føre journalføringsplikt for desse dokumenta.
Etter arkivforskrifta § 2-9 skal offentlege organ normalt nytte eit arkivsystem som følgjer krava i Noark-standarden. Riksarkivaren kan gjere unntak frå dette kravet, sjå her Ivar Fonnes: «Arkivhåndboken for offentlig forvaltning» 2. utgåve 2010 side 163-165.
Det klare utgangspunktet er såleis at meldingar om moglege biverknader etter vaksinasjon skal journalførast. Det er derimot ikkje noko i vegen etter arkivforskrifta for at det kan førast fleire journalar, og at slike meldingar såleis kan registrerast i ein eigen journal.
Vi legg til grunn at desse meldingane ikkje inneheld informasjon som er gradert etter verneinstruksen eller tryggingslova, og nemner difor berre at det gjeld eigne reglar for journalføring av dokument som inneheld slik informasjon. Sjå om dette i verneinstruksen § 8 og forskrift om informasjonstryggleik §§ 4-10 til 4-17.
Etter offentlegforskrifta § 6 fyrste ledd skal ei rekkje statlege organ gjere journalen sin tilgjengeleg på Internett dersom dei fører elektronisk journal. Dette skjer gjennom publisering på Offentleg elektronisk postjournal (OEP). Vi legg til grunn at Nasjonalt folkehelseinstitutt fell innanfor dei gruppene av organ som er omfatta av denne plikta. Det er i denne samanhengen ikkje gjort noko skilje med omsyn til om dei aktuelle organa fører ein eller fleire journalar, og alle elektroniske journalar skal etter dette såleis gjerast tilgjengelege på OEP. Offentlegforskrifta § 6 har ikkje teke til å gjelde enno, men dei aller fleste organa som er omfatta av plikta etter fyrste ledd, publiserer no journalane sine på OEP.