ForumOA
Forum for offentlige anskaffelser
Kurs · innsikt · rådgivning

HjemKOFA-basenKOFA 2018/400

KOFA-AVGJØRELSE

KOFA 2018/400: Mangelfull begrunnelse ved tildeling

Saksnummer
2018/400
Avgjort
2019-12-04
Kunngjort
2018-01-26
Innklaget
Norsk Helsenett SF
Klager
Euromiljø Natur AS
Regelverk
FOA 2017
Sakstype
Klage på tildeling – mangelfull begrunnelse og evalueringsbrudd
Anskaffelsens verdi
2 400 000 kroner (estimert i kunngjøringen)
Art
Tjeneste
Prosedyre
Åpen tilbudskonkurranse
Terskelverdi
Over nasjonal, under EØS
KOFA fant at Norsk Helsenett SF brøt forskrift om offentlige anskaffelser § 10-1 andre ledd ved å gi en mangelfull begrunnelse for tildeling av kontrakt om kantinetjenester. Begrunnelsen for underkriteriet «Kantinens tilgjengelighet og presentasjon» ga ikke leverandørene mulighet til å etterprøve om evalueringen var gjennomført i samsvar med regelverket.
Hovedspørsmål
Hadde innklagede gitt en tilstrekkelig begrunnelse for tildelingsbeslutningen, og hadde evalueringen av tilbudene skjedd i samsvar med tildelingskriteriene som var angitt i konkurransegrunnlaget?

Faktum

Norsk Helsenett SF kunngjorde 26. januar 2018 en åpen tilbudskonkurranse for kjøp av lunsj og møtemat til Statens strålevern, med en estimert kontraktsverdi på 2 400 000 kroner. Fire tilbud ble mottatt; to ble avvist grunnet manglende oppfyllelse av kvalifikasjonskrav. De gjenværende tilbudene var fra ISS Facility Services AS (valgte leverandør) og Euromiljø Natur AS (klager). Konkurransen ble evaluert etter tildelingskriteriene kvalitet (60 %) og pris (40 %), der kvalitet ble brutt ned i underpunkter som konsept og vareutvalg, kantinens tilgjengelighet og presentasjon, organisering og bemanning, oppfølging og samhandling, samt oppstartstid og plan for etablering. Innklagede meddelte 20. mars 2018 at kontrakt ville bli tildelt ISS. Klager reagerte på begrunnelsens innhold, særlig knyttet til vektlegging av lærlingbruk, evaluering av plan for etablering, og fraværet av konkrete begrunnelseselementer for underkriteriene «Kantinens tilgjengelighet og presentasjon» og «Oppfølging og samhandling». Kontrakt ble inngått 18. april 2018. Klagen ble fremsatt 18. oktober 2018.

KOFAs vurdering

1. Evaluering av «Konsept og vareutvalg» – vektlegging av lærlingbruk. Rettsregelen: Etter FOA 2017 § 8-11 første ledd skal oppdragsgiver evaluere tilbudene i henhold til de tildelingskriteriene som er angitt i anskaffelsesdokumentene. KOFAs tolkning: En naturlig forståelse av kriteriet – som vektla «kvalitet, variasjon og kreativitet i menyforslag og produktutvalg» – tilsa at lærlingbruk falt utenfor rammen. Avgjørende faktum: Tildelingsbrevet nevnte lærlingbruk, men innklagede hevdet dette var en inkurie. For å avklare om lærlingbruk faktisk ble vektlagt, måtte tilbudet leses i sin helhet, og vitneforsel kunne bli nødvendig. KOFA hadde ikke tilgang til tilbudet. Delkonklusjon: Anførselen ble avvist som uhensiktsmessig for behandling i klagenemnda, jf. klagenemndsforskriften § 9.

2. Evaluering av «Oppstartstid og plan for etablering». Rettsregelen: FOA 2017 § 8-11 første ledd krever at evalueringen holder seg innenfor kunngjorte kriterier. KOFAs tolkning: Konkurransegrunnlaget og bilag 3 måtte leses samlet; bilag 3 krevde en «fullstendig og detaljert» prosjekt- og fremdriftsplan, slik at både forpliktende oppstartdato og kvaliteten på selve planen inngikk i evalueringsrammen. Avgjørende faktum: Begrunnelsen viste til at leverandørene var vurdert som like hva gjaldt oppstartstid, og at valgte leverandørs detaljerte plan skapte trygghet for god etablering. Delkonklusjon: Evalueringen var i samsvar med FOA 2017 § 8-11. Anførselen førte ikke frem.

3. Mangelfull begrunnelse for «Kantinens tilgjengelighet og presentasjon». Rettsregelen: FOA 2017 § 10-1 andre ledd krever at begrunnelsen inneholder en redegjørelse for det valgte tilbudets «egenskaper og relative fordeler i samsvar med tildelingskriteriene». Det er den første begrunnelsen, gitt samtidig med meddelelsen, som er gjenstand for KOFAs vurdering, jf. avgjørelsene i sakene 2017/151, 2017/47 og 2016/3. KOFAs tolkning: Begrunnelsen må inneholde «en konkret vurdering som gjør leverandørene i stand til, på objektivt grunnlag, å forstå hvilke forhold» som har gjort valgte leverandørs tilbud best, jf. sak 2013/21. Avgjørende faktum: Begrunnelsen viste kun til at valgte leverandørs beskrivelse bygget på ISO-sertifiserte kvalitetssystemer og IK-mat-rutiner, at avfallssortering var ivaretatt, og at kantinen var bemannet 7,5 timer per dag. Det fremgikk ikke hvilke konkrete forskjeller mellom tilbudene som begrunnet den relative rangeringen. Innklagedes utdypning til KOFA endret ikke dette inntrykket. Delkonklusjon: Innklagede hadde brutt FOA 2017 § 10-1 andre ledd ved å gi en mangelfull begrunnelse for dette underkriteriet.

4. Begrunnelse for «Oppfølging og samhandling». Rettsregelen: Samme krav som under punkt 3, jf. FOA 2017 § 10-1 andre ledd. Avgjørende faktum: Begrunnelsen forklarte at valgte leverandør gikk lenger i sine beskrivelser, dokumenterte godt innarbeidede rutiner underlagt interne og eksterne revisjoner, og tilbød en selvregistreringsløsning vurdert som verdiøkende. Delkonklusjon: Begrunnelsen var tilstrekkelig. Anførselen førte ikke frem.

Konklusjon

KOFA konkluderte med at Norsk Helsenett SF hadde brutt FOA 2017 § 10-1 andre ledd ved å gi en mangelfull begrunnelse for tildeling av kontrakt, konkret for underkriteriet «Kantinens tilgjengelighet og presentasjon». Anførselen om ulovlig vektlegging av lærlingbruk ble avvist som uhensiktsmessig. Øvrige anførsler om evalueringsbrudd førte ikke frem.

Praktisk betydning

Avgjørelsen presiserer at begrunnelsesplikten etter FOA 2017 § 10-1 andre ledd krever mer enn en beskrivelse av valgte leverandørs absolutte egenskaper – begrunnelsen må synliggjøre de relative forskjellene mellom tilbudene som bærer tildelingsbeslutningen. Det er den begrunnelsen som gis samtidig med meddelelsen om tildeling, som er avgjørende; senere utdypninger til KOFA kan ikke reparere en opprinnelig mangelfull begrunnelse. Avgjørelsen understreker videre at KOFA kan avvise anførsler som krever bevismessig gjennomgang av taushetsbelagte tilbudsdokumenter eller vitneførsel, ettersom nemnda har skriftlig saksbehandling og ikke tilgang til konfidensielle tilbud.

Hele KOFA-avgjørelsen (klikk for å skjule)

Saken gjelder: Begrunnelse. Tildelingsevaluering. De grunnleggende kravene i loven § 4. Innklagede gjennomførte en åpen tilbudskonkurranse for kjøp av lunsj og møtemat til Statens strålevern. Klagenemnda fant at innklagede hadde brutt regelverket ved å gi en mangelfull begrunnelse for tildeling av kontrakt. Klagers anførsler om brudd på regelverket ved evalueringen av tilbudene, ble enten ikke behandlet eller førte ikke frem. Klagenemndas avgjørelse 4. desember 2019 i sak 2018/400 Klager: Euromiljø Natur AS Innklaget: Norsk Helsenett SF Klagenemndas medlemmer: Bjørn Berg, Marianne Dragsten og Kristian Jåtog Trygstad

Bakgrunn

(1)Norsk Helsenett SF (heretter innklagede) kunngjorde 26. januar 2018 en åpen tilbudskonkurranse for anskaffelse av lunsj og møtemat til Statens strålevern. Anskaffelsens verdi ble i kunngjøringen estimert til 2 400 000 kroner. Tilbudsfrist ble i kunngjøringen angitt til 18. februar 2018.

(2)Av konkurransegrunnlaget punkt 7.2 «Kontraktstildeling» fremgikk det at kontrakten ville bli tildelt tilbudet med det beste forholdet mellom kvalitet og pris basert på følgende tildelingskriterier: Tildelingskriterium Vekt Beskrivelse/Vurderingstema Kvalitet 60 % Kvalitetsvurderingen baseres på følgende tema i tråd med leverandørens utfylte bilag 2 og 3:  Konsept og vareutvalg, jf. bilag 2, avsnitt 5.1 – 5.2 o Med vekt på kvalitet, variasjon og kreativitet i menyforslag og produktutvalg  Kantinens tilgjengelighet og presentasjon, jf. bilag 2, avsnitt 5.3- 5.4  Organisering og bemanning, jf bilag 2, avsnitt 5.5 o Med vekt på organisering samt tilbudt nøkkelpersonells kompetanse og erfaring  Oppfølging og samhandling, jf bilag 2, avsnitt 5.6  Oppstartstid og plan for etablering, jf bilag 3 o Med vekt på forpliktet oppstartdato iht leverandørens prosjekt- og fremdriftsplan. Postadresse Besøksadresse

Pris 40 % Pris pr dag basert på fast pris for bespisning av 60 personer samt for fast pris for leverandørens daglige bemanning jf. Bilag 5. Møtemat og eventuelle andre priskomponenter vil bli skjønnsmessig hensyntatt.

(3)Av konkurransegrunnlagets bilag 1 avsnitt 5.3 «Renhold, drift og miljø» fremgikk følgende: «Kunden ser det som viktig at kantinen driftes i samsvar med gjeldende krav for tilberedelse og servering av mat og for øvrig fremstår som innbydende. Videre at ytelsen gjennomføres på en miljømessig tilfredsstillende måte og at bruken av miljøskadelige stoffer reduseres. Kundens Krav ID Beskrivelse 5.3.1 Renhold av kjøkken samt bord og stoler i kantinen skal utføres av Leverandøren daglig. Øvrig renhold av spiseområdet i kantinen utføres av Kundens renholdsleverandør 5.3.2 Lokaler og drift av kantinen godkjennes av Mattilsynet. Leverandøren må utføre de tiltak som er nødvendige for godkjennelse i henhold til bl.a. IKforskriften og andre offentlige lover og forskrifter på området og må selv sørge for godkjennelse. Kunden har rett til å kontrollere dette. 5.3.3 Leverandøren må tilpasse sortering av avfall til de ordninger Kunden må forholde seg til.»

(4)Av konkurransegrunnlagets bilag 1 avsnitt 5.4 «Tilgjengelighet» fremkom følgende: «Nedenfor oppstilles krav til åpningstider og bemanning av kantinen. Kundens Krav ID Beskrivelse 5.4.1 Åpningstid Kantinen skal i utgangspunktet være åpen for lunsjservering alle hverdager fra mandag til fredag fra kl. 11.30 – 12.30 hele året, men det kan gis anledning til å stenge i juli måned og ev. romjul og påskeuken. Redusert åpningstid skal avtales med Kunden i god tid på forhånd. 5.4.2 Bemanning Leverandøren skal stille til disposisjon nødvendig personell som innehar faglig kompetanse for tilberedning, servering av mat og nødvendig renhold samt beskrive antall timer personellet stilles til disposisjon pr. dag. 5.4.3 Leverandøren må for øvrig holde tilstrekkelig med bemanning eller sørge for vikarer for å sikre god kapasitet og service også ved ferieavvikling og i tilfelle sykdom. Leverandøren skal beskrive vikarordning ved sykdom.»

(5)Av konkurransegrunnlaget bilag 3 punkt 2 fremgikk følgende: «Leverandøren skal gi en fullstendig og detaljert beskrivelse av sin prosjekt- og fremdriftsplan for etableringsfasen, jf. den generelle avtaleteksten pkt. 2.1.3 og 2.2.2. Beskrivelsen skal være på et tilstrekkelig detaljert nivå som gjør planen egnet for

evaluering og oppfølging fra Kundens side. Planen omfatter etablering av kantinetjenester i tråd med bilag 1. Aktiviteter og milepæler i planen skal tidsettes. Forventet kundeinnsats skal spesifiseres for de aktiviteter dette er påkrevet. Ved utarbeidelse av planen bes det tatt hensyn til at Kunden ønsker snarlig oppstart av tjenesten.»

(6)Innklagede mottok fire tilbud innen tilbudsfristens utløp. To av leverandørene ble avvist grunnet manglende oppfyllelse av kvalifikasjonskravene. Det gjenstod da ett tilbud fra ISS Facility Services AS (heretter valgte leverandør) og ett fra Euromiljø Natur AS (heretter klager).

(7)Den 20. mars 2018 sendte innklagede et brev til deltakerne i konkurransen, der det fremgikk at innklagede hadde til hensikt å inngå kontrakt med valgte leverandør. Som begrunnelse for valget av leverandør fremgikk følgende: «Begge tilbydere er vurdert å ha tilbudt konkurransedyktige konsepter med stor grad av kreativitet og variasjon i vareutvalget. ISS går imidlertid noe lenger enn Euromiljø i å gi mer utdypende beskrivelser som underbygger noe bedre konseptkvalitet; også gjennom beskrivelser av bl. a. internt opplæringskonsept, bruk av lærlinger og fokus på meny og attraktivitet. ISS har videre noe større variasjon i sine konsepter, større innslag av økologisk innhold og Fairtrade-produkter samt en menypresentasjon som utmerker seg sammenlignet med Euromiljø. ISS baserer sin beskrivelse av tilgjengelighet og presentasjon på godt innarbeidede og ISO-sertifiserte kvalitetssystemer samt IK-mat-rutiner som bygger på HACCPprinsippene og bransjestandarden Trygg Mat fra NHO. ISS vil sortere avfall etter de ordninger kunden har tilrettelagt. Kantine er bemannet 7,5 timer per dag. ISS utmerker seg også i forhold til bemanning; både med kompetanse, erfaring og egnethet for tilbudte ressurser, beskrivelser av organisering og bemanning samt beskrivelser av sin vikarordning. Også i forhold oppfølging og samhandling med kunden har ISS gått lenger i sine beskrivelser enn Euromiljø, ved at det er dokumentert godt innarbeidede rutiner som er gjenstand for både interne og eksterne revisjoner. ISS tilbyr dessuten en selvregistreringsløsning som er vurdert som verdiøkende ift rapportering og oversikt over kantinens bruk. Leverandørene er vurdert som like gode ift oppstartstid. Ift plan for etablering bemerkes at ISS har inngitt en omfattende beskrivelse av etableringsprosjektet som skaper utmerket trygghet for at etablering av en kvalitetsmessig svært god tjeneste i tråd med Kundens preferanser. Ut fra de tilbudte faste priser for bespisning og bemanning er ISS vurdert som marginalt rimeligere enn Euromiljø. Gitt en skjønnsmessig vurdering av tilleggstjenester og møtemat er tilbyderne vurdert som like ift tildelingskriteriet samlede priser. Tilbudet fra ISS representerer således det beste forholdet mellom kvalitet og pris grunnet et noe bedre kvalitetsnivå enn Euromiljø.»

(8)Klager begjærte senere innsyn i tilbudet fra valgte leverandør. Dette ble i det vesentlige avslått av innklagede. Innklagede har imidlertid i flere etapper, blant annet etter klage til Sivilombudsmannen, gitt klager gradvis mer innsyn i tilbudet fra valgte leverandør.

(9)Innklagede inngikk kontrakt med valgte leverandør 18. april 2018.

(10)Saken ble brakt inn for Klagenemnda for offentlige anskaffelser 18. oktober 2018.

(11)Nemndsmøte i saken ble avholdt 11. november 2019.

Anførsler

Klager har i det vesentlige anført

(12)Innklagede har brutt forskriften § 8-11 ved evalueringen av tilbudene under tildelingskriteriet kvalitet, ved å vektlegge forhold som ikke var omfattet av tildelingskriteriet.

(13)Ved evalueringen av vurderingstemaet «konsept og vareutvalg» har innklagede vektlagt valgte leverandørs bruk av lærlinger, uten at dette fremgikk som en del av kriteriet i konkurransegrunnlaget.

(14)Ved evalueringen av vurderingstemaet «Kantinens tilgjengelighet og presentasjon» har innklagede vektlagt valgte leverandørs ISO-sertifiserte kvalitetssystemer og bransjestandard. Oppfyllelsen av kvalifikasjonskrav kan ikke vektlegges i evalueringen til fordel for én av leverandørene, slik det er gjort her. Det fremgikk heller ikke av konkurransegrunnlaget at dette var vurderingstema under tildelingskriteriet kvalitet. Det fremstår også som uklart på hvilken måte disse standardene gir uttrykk for et bedre kvalitetssystem hos valgte leverandør enn hos klager, når begge leverandørene er sertifisert.

(15)Ved evalueringen av vurderingstemaet «oppstartstid og plan for etablering» har innklagede vektlagt at valgte leverandør har levert en omfattende beskrivelse av etableringsprosjektet. Dette til tross for at det fremgikk klart at det var oppstartdatoen som skulle evalueres.

(16)I tildelingsbrevet er det ikke gitt noen begrunnelse av hvilke vurderinger innklagede har gjort vedrørende tilbydernes besvarelse av kriteriet «Oppfølging og samhandling». Det er dermed uklart hvorfor innklagede har gitt valgte leverandør en høyere score på dette kriteriet.

Innklagede har i det vesentlige anført

(17)Klagen må avvises som uhensiktsmessig for behandling i klagenemnda, jf. klagenemndsforskriften § 9. Klagen fremstår som ufullstendig og er gjennomgående basert på at det etter klagers mening ikke er gitt tilstrekkelig innsyn i valgte leverandørs tilbud.

(18)Subsidiært anføres det at klagen er ubegrunnet og ikke kan føre frem. Innklagede har ikke vektlagt andre forhold enn det som fremgikk av konkurransegrunnlaget.

(19)Innklagede har ikke vektlagt leverandørenes bruk av lærlinger ved evalueringen av vurderingstemaet «konsept og vareutvalg». Formuleringen i tildelingsbrevet skyldes en

penibel inkurie i forbindelse med utformingen av meddelelsen, og har ingen forankring i oppdragsgivers evaluering.

(20)Innklagedes evalueringen av vurderingstemaet «tilgjengelighet og presentasjon» er forsvarlig. Valgte leverandør har i sitt tilbud konkretisert hvordan deres etablerte kvalitetssystemer og rutiner får praktisk anvendelse for- og dermed bidrar til å sikre kvalitet i leveransen i form av kantinens tilgjengelighet og presentasjon. Dette er en annen vurdering enn i kvalifikasjonsfasen.

(21)Det fremgikk tilstrekkelig klart av konkurransegrunnlaget at kvaliteten i leverandørenes prosjekt- og fremdriftsplan inngikk i evalueringen av vurderingstemaet «oppstartstid og plan for etablering». Dette selv om det ble fremhevet at forpliktende oppstartdato skulle vektlegges.

(22)Vedrørende «Oppfølging og samhandling» har innklagede forklart at valgte leverandør gikk lenger i sine beskrivelser enn klager, herunder ved å dokumentere godt innarbeidede rutiner – som er gjenstand for både interne og eksterne revisjoner. Valgte leverandør tilbyr dessuten en selvregistreringsløsning som er vurdert som verdiøkende med tanke på rapportering og oversikt over kantinens bruk.

Klagenemndas vurdering

(23)Klager har deltatt i konkurransen, og har saklig klageinteresse, jf. forskrift om klagenemnd for offentlige anskaffelser § 6. Klagen er rettidig. Konkurransen gjelder anskaffelse av lunsj og møtemat til Statens Strålevern, og er kunngjort som en tjenesteanskaffelse. Anskaffelsens verdi er i kunngjøringen estimert til 2 400 000 kroner. I tillegg til lov om offentlige anskaffelser 17. juni 2016 nr. 73 legger klagenemnda til grunn at anskaffelsen følger forskrift om offentlige anskaffelser 12. august 2016 nr. 974 del I og II, jf. forskriften §§ 5-1 og 5-3. Innklagedes evaluering av «konsept og vareutvalg»

(24)Klager anfører at innklagede har brutt forskriften § 8-11 ved evalueringen av vurderingstemaet «konsept og vareutvalg». Klager viser til at innklagede har vektlagt valgte leverandørs bruk av lærlinger, uten at dette fremgikk som en del av kriteriet i konkurransegrunnlaget.

(25)Av forskriften § 8-11 (1) fremgår det at oppdragsgiver «skal velge tilbud på grunnlag av objektive tildelingskriterier som skal angis i prioritert rekkefølge i anskaffelsesdokumentene». I dette ligger det at oppdragsgiver må evaluere de innkomne tilbudene i henhold til de tildelingskriteriene som var oppgitt i konkurransegrunnlaget.

(26)I konkurransegrunnlaget fremgikk det følgende om hva som skulle vektlegges under vurderingstemaet «Konsept og vareutvalg»: «Med vekt på kvalitet, variasjon og kreativitet i menyforslag og produktutvalg».

(27)Det fremgikk av begrunnelsen at begge tilbyderne ble vurdert å ha tilbudt konkurransedyktige konsepter med stor grad av kreativitet og variasjon i vareutvalget. Valgte leverandør ble imidlertid vurdert å gå «noe lenger enn [klager] i å gi mer utdypende beskrivelser som underbygger noe bedre konseptkvalitet; også gjennom beskrivelser av bl. a. internt opplæringskonsept, bruk av lærlinger og fokus på meny og attraktivitet» (uthevet her). Valgte leverandør ble videre ansett å ha noe større variasjon

i sine konsepter, større innslag av økologisk innhold og Fairtrade-produkter, samt en menypresentasjon som utmerket seg sammenlignet med klager.

(28)En naturlig forståelse av tildelingskriteriet tilsier at bruk av lærlinger faller utenfor det som her kan inngå i evalueringen. Partene synes også å være enige om dette. Av innklagedes begrunnelse fremstår det likevel som om innklagde har vektlagt innklagedes bruk av lærlinger.

(29)Kravet om begrunnelse er bygd på de grunnleggende kravene til gjennomsiktighet og etterprøvbarhet som gjelder generelt i hele anskaffelsesregelverket. Begrunnelsen skal gi tilbyderne en reell mulighet til å etterprøve om tildelingen er i samsvar med regelverket, for på den måten å kunne vurdere hvorvidt oppdragsgivers beslutning skal angripes, for eksempel ved midlertidig forføyning, klage eller stevning, jf. klagenemndas avgjørelse i sak 2013/21 avsnitt 64. Utgangspunktet må derfor være at leverandørene må kunne stole på at det som fremgår av begrunnelsen, rent faktisk er vektlagt i evalueringen jf. eksempelvis klagenemndas avgjørelse i sak 2018/167, avsnitt 38.

(30)Hvis valgte leverandørs bruk av lærlinger har vært vektlagt i bedømmelsen av tildelingskriteriet, har innklagede gått utenfor tildelingskriterienes rammer, i strid med kravet til forutberegnelighet. Innklagede har imidlertid fremholdt at leverandørenes bruk av lærlinger ikke ble vektlagt ved bedømmelsen av kriteriet «konsept og vareutvalg», og at formuleringen i tildelingsbrevet skyldes en feil. Feil informasjon i begrunnelsen medfører ikke alene at evalueringen som begrunnelsen har redegjort for, er i strid med regelverket, jf. eksempelvis klagenemndas avgjørelse i sak 2015/53, avsnitt 47.

(31)At bruk av lærlinger rent faktisk ikke ble vektlagt i evalueringen, slik innklagede anfører, støttes i noen grad av den språklige sammenhengen som opplysningen fremgår i. For å kunne ta stilling til dette spørsmålet, som er av bevismessig art, må imidlertid tilbudets ordlyd og utforming tas i betraktning. Videre kan det etter omstendighetene være nødvendig med vitneførsel. Klagenemnda har ikke fått fremlagt tilbudet, som inneholder taushetsbelagte opplysninger, og har for øvrig skriftlig saksbehandling. Spørsmålet er derfor ikke egnet for behandling i klagenemnda. Klagenemnda tar av denne grunn ikke endelig stilling til om innklagede – i strid med kravet til forutberegnelighet i loven § 4 – faktisk har lagt vekt på valgte leverandørs bruk av lærlinger. Anførselen om dette avvises som uhensiktsmessig for behandling i klagenemnda, jf. klagenemndsforskriften § 9. Innklagedes evaluering av «Oppstartstid og plan for etablering»

(32)Klager anfører at innklagede har brutt forskriften § 8-11 ved evalueringen av vurderingstemaet «oppstartstid og plan for etablering». Klager viser til at innklagede har vektlagt positivt at valgte leverandør har levert en omfattende beskrivelse av etableringsprosjektet, til tross for at det fremgikk klart at det var oppstartdatoen som skulle evalueres.

(33)Som nevnt foran fremgår det av forskriften § 8-11 (1) at oppdragsgiver må evaluere de innkomne tilbudene opp mot de tildelingskriteriene som var oppgitt i konkurransegrunnlaget.

(34)Det fremgikk av konkurransegrunnlaget at tildelingskriteriet «Kvalitet» skulle bedømmes blant annet ut fra følgende vurderingstema:

«Oppstartstid og plan for etablering, jf bilag 3  Med vekt på forpliktet oppstartdato iht leverandørens prosjekt- og fremdriftsplan.»

(35)Av bilag 3 fremgikk det at leverandøren skulle utforme en «fullstendig og detaljert beskrivelse av sin prosjekt- og fremdriftsplan».

(36)En naturlig forståelse av konkurransegrunnlaget tilsier etter dette at innklagede skulle vektlegge både oppstartstid, herunder forpliktende oppstartdato, og leverandørenes plan for etableringen ved evalueringen av dette underkriteriet.

(37)I begrunnelsen for valg av leverandør fremgikk følgende: «Leverandørene er vurdert som like gode ift oppstartstid. Ift plan for etablering bemerkes at ISS har inngitt en omfattende beskrivelse av etableringsprosjektet som skaper utmerket trygghet for at etablering av en kvalitetsmessig svært god tjeneste i tråd med Kundens preferanser.»

(38)Det fremgår av begrunnelsen at innklagede har vektlagt leverandørenes oppstartstid og leverandørenes plan for etablering. Dette er i samsvar med det som fremgikk av konkurransegrunnlaget, og således i tråd med forskriften § 8-11. Klagers anførsel fører dermed ikke frem. Innklagedes evaluering av «Kantinens tilgjengelighet og presentasjon»

(39)Klager anfører at innklagede har brutt regelverket ved bedømmelsen av kriteriet «Kantinens tilgjengelighet og presentasjon».

(40)Av de grunnleggende kravene til forutberegnelighet, likebehandling og gjennomsiktighet i loven § 4, følger det at tildelingskriteriene skal være klart utformet, slik at det er mulig for alle rimelig opplyste og normalt påpasselige leverandører å tolke dem på samme måte.

(41)Av konkurransegrunnlaget gikk det frem at innklagede, under kriteriet «Kantinens tilgjengelighet og presentasjon», blant annet skulle legge vekt på om kantinen «driftes i samsvar med gjeldende krav for tilberedelse og servering av mat og for øvrig fremstår som innbydende». Det var videre presisert at ytelsen skulle gjennomføres «på en miljømessig tilfredsstillende måte og at bruken av miljøskadelige stoffer reduseres». I tabellen som deretter var tatt inn i konkurransegrunnlaget – betegnet som «Kundens krav» – var det tatt inn krav til blant annet renhold av kjøkken. I konkurransegrunnlaget punkt 5.4 («Tilgjengelighet») ble det videre oppstilt «krav til åpningstider og bemanning av kantinen».

(42)Slik tildelingskriteriet og vurderingstemaet «kantinens tilgjengelighet og presentasjon» er utformet, vises det kun til oppstilte krav til leveransen, uten at det fremgår klart hvordan disse skulle evalueres i tildelingsfasen.

(43)I innklagedes begrunnelse for valget av leverandør fremgikk følgende begrunnelse for evalueringen av underkriteriet «kantinens tilgjengelighet og presentasjon»: «ISS baserer sin beskrivelse av tilgjengelighet og presentasjon på godt innarbeidede og ISO-sertifiserte kvalitetssystemer samt IK-mat-rutiner som bygger på HACCP7

prinsippene og bransjestandarden Trygg Mat fra NHO. ISS vil sortere avfall etter de ordninger kunden har tilrettelagt. Kantine er bemannet 7,5 timer per dag.»

(44)Det følger av forskriften § 10-1 (1) at oppdragsgiver skal gi leverandørene en begrunnelse for valget av leverandør, og av bestemmelsens annet ledd fremgår det at begrunnelsen skal gi en «redegjørelse for det valgte tilbudets egenskaper og relative fordeler i samsvar med tildelingskriteriene».

(45)Klagenemnda har i sak 2013/21 og etterfølgende praksis lagt til grunn at begrunnelsen må inneholde en konkret vurdering som gjør leverandørene i stand til, på objektivt grunnlag, å forstå hvilke forhold det er som har gjort at oppdragsgiver har bedømt valgte leverandørs tilbud som best ut fra de fastsatte tildelingskriteriene. Begrunnelsen skal være så presis og utfyllende at leverandørene kan bedømme om anskaffelsesprosedyren har foregått i samsvar med anskaffelsesregelverket, og om det er grunnlag for å imøtegå tildelingsbeslutningen, for eksempel ved midlertidig forføyning, klage eller stevning.

(46)Begrunnelsen skal gis samtidig med at oppdragsgiver meddeler sin beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt, jf. forskriften § 10-1 (1). Det er denne første begrunnelsen som skal sette leverandørene i stand til å vurdere om anskaffelsen er gjennomført i samsvar med regelverket, og som dermed er gjenstand for klagenemndas vurdering av om begrunnelsesplikten er brutt, jf. klagenemndas avgjørelser i sakene 2017//151 (avsnitt 36), 2017/47 (avsnitt 32) og 2016/3 (avsnitt 59).

(47)Innklagedes begrunnelse i foreliggende sak viser kun til at valgte leverandørs beskrivelse er basert på et godt kvalitetssystem og rutiner, at det oppfyller kravet om sortering av avfall, samt at kantinen er bemannet i 7,5 timer per dag. Det fremgår ikke noe om hvilke forhold det er som har gjort at innklagede har bedømt tilbudet fra valgte leverandør som det beste. Begrunnelsen gir slik sett ikke grunnlag for å vurdere om evalueringen er gjort i samsvar med regelverket. Innklagedes har dermed brutt forskriften § 10-1 (2) ved å gi en mangelfull begrunnelse.

(48)Overfor klagenemnda har innklagede utdypet at valgte leverandør – i tilknytning til kriteriet «Kantinens tilgjengelighet og presentasjon» – har «konkretisert hvordan deres etablerte kvalitetssystemer og rutiner får en praktisk anvendelse for- og dermed bidrar til å sikre kvalitet i leveransen i form av kantinens tilgjengelighet og presentasjon, som her var vurderingstemaet».

(49)Innklagedes begrunnelse, inkludert redegjørelsen til klagenemnda, gir ikke grunnlag for å vurdere om tilbudene har vært evaluert i tråd med regelverkets krav. Klagenemnda kan ikke se at innklagede har redegjort for hvorfor – og hvordan – tilbudenes poengscore gjenspeiler relevante forskjeller mellom tilbudene. Slik saken er opplyst, mangler klagenemnda likevel grunnlag for å konkludere med at innklagede har brutt regelverket ved evalueringen av tilbudene. Mangelfull begrunnelse – «Oppfølging og samhandling»

(50)Klager anfører også at innklagede har gitt en mangelfull begrunnelse for tildeling av kontrakt hva gjelder kriteriet «Oppfølging og samhandling».

(51)Vedrørende regelverkets krav til begrunnelsen, viser klagenemnda til avsnitt 44 til 46 ovenfor.

(52)Innklagede har forklart at valgte leverandør gikk lenger i sine beskrivelser enn klager, herunder ved å dokumentere godt innarbeidede rutiner – som er gjenstand for både interne og eksterne revisjoner. Valgte leverandør tilbyr dessuten en selvregistreringsløsning som er vurdert som verdiøkende med tanke på rapportering og oversikt over kantinens bruk.

(53)Klagenemnda finner at innklagede har gitt en tilstrekkelig begrunnelse på dette punkt. Klagers anførsel fører ikke frem.

Konklusjon

Innklagede har brutt forskriften § 10-1 (2) ved å gi en mangelfull begrunnelse for tildeling av kontrakt vedrørende kriteriet «Kantinens tilgjengelighet og presentasjon». Klagers anførsler om brudd på regelverket ved evalueringen av tilbudene, har enten ikke ført frem eller ikke blitt behandlet.

For Klagenemnda for offentlige anskaffelser, Bjørn Berg

Refererte rettskilder

  • FOA 2017 § 8-11 — Krav om evaluering i henhold til kunngjorte tildelingskriterier
  • FOA 2017 § 10-1 — Begrunnelsesplikt – redegjørelse for valgte tilbuds egenskaper og relative fordeler
  • FOA 2017 § 5-1 — Terskelverdi – del I-bestemmelsenes virkeområde
  • FOA 2017 § 5-3 — Terskelverdi – del II-bestemmelsenes virkeområde
  • LOA 2017 § 4 — Grunnleggende krav til forutberegnelighet, likebehandling og gjennomsiktighet
  • ikke spesifisert i avgjørelsen § 6 — Klageinteresse – deltakelse i konkurransen
  • ikke spesifisert i avgjørelsen § 9 — Avvisning av anførsler som er uhensiktsmessige for behandling i klagenemnda
  • KOFA 2013/21 — Grunnleggende krav til begrunnelsens innhold – leverandøren må på objektivt grunnlag forstå hvorfor valgte tilbud ble ansett best
  • KOFA 2018/167 — Utgangspunkt om at leverandørene må kunne stole på at det som fremgår av begrunnelsen faktisk er vektlagt
  • KOFA 2015/53 — Feil informasjon i begrunnelse medfører ikke alene at evalueringen er i strid med regelverket
  • KOFA 2017/151 — Det er den første begrunnelsen gitt ved meddelelsen som er gjenstand for KOFAs vurdering
  • KOFA 2017/47 — Det er den første begrunnelsen gitt ved meddelelsen som er gjenstand for KOFAs vurdering
  • KOFA 2016/3 — Det er den første begrunnelsen gitt ved meddelelsen som er gjenstand for KOFAs vurdering

Lignende saker

KOFA 2005/307
KOFA 2005/307: Begrunnelsesplikt og tildelingsevaluering
KOFA konstaterte brudd på begrunnelsesplikten og kravene til etterprøvbarhet etter FOA 2001 da Høgskolen i Harstad ved tildeling av kontrakt...
KOFA 2009/13
KOFA 2009/13: Manglende dokumentasjon av tildelingsevaluering
Klagenemnda fant at Helse Nord IKT hadde brutt kravene til gjennomsiktighet og etterprøvbarhet da oppdragsgiver ikke i tilstrekkelig grad...
KOFA 2008/203
KOFA 2008/203: Inhabilitet og tildelingsevaluering – Innovasjon Norge
KOFA fant ingen brudd på regelverket i saken om Innovasjon Norges anskaffelse av konsulenttjenester til Lotus Notes/Domino-plattformen....
KOFA 2005/300
KOFA 2005/300: Tildelingskriterier brukt som minstekrav
KOFA fant at Hemnes kommune hadde brutt regelverket for offentlige anskaffelser på tre selvstendige punkter: mangelfull begrunnelse etter...
KOFA 2025/1440
KOFA 2025/1440: Begrunnelsesplikt – Oslo kommune Alna
Klagenemnda fant at Oslo kommune bydel 12 Alna brøt begrunnelsesplikten da tildelingsbeslutningen bare ble ledsaget av en poengmatrise uten...
KOFA 2025/0191
KOFA 2025/0191: Klager som tildelingskriterium – brudd
Øystre Slidre kommune brukte mottatte brukerkjager på klagers tidligere brøytearbeid som grunnlag for poengreduksjon under...
KOFA 2017/7
KOFA 2017/7: Mangelfull begrunnelse ved tildelingsevaluering
KOFA fant at Arbeids- og velferdsdirektoratet NAV brøt regelverket ved tildelingen av rammeavtale for synstekniske hjelpemidler. For...
KOFA 2015/19
KOFA 2015/19: Brudd på gjennomsiktighet – Opera & Ballett
KOFA fant i sak 2015/19 at Den norske Opera & Ballett hadde brutt kravene til gjennomsiktighet og etterprøvbarhet i loven § 5 ved...

Ofte stilte spørsmål

Hva kreves av en begrunnelse for tildelingsbeslutningen etter FOA 2017 § 10-1?
Etter FOA 2017 § 10-1 andre ledd skal begrunnelsen inneholde en redegjørelse for det valgte tilbudets egenskaper og relative fordeler i samsvar med tildelingskriteriene. KOFA har i denne saken, med støtte i blant annet sak 2013/21, slått fast at begrunnelsen må være konkret nok til at leverandørene på objektivt grunnlag kan forstå hvilke forhold som har gjort det valgte tilbudet best – og dermed vurdere om det er grunnlag for å angripe tildelingsbeslutningen.
Kan en oppdragsgiver reparere en mangelfull begrunnelse ved å gi utdypende forklaringer til KOFA i ettertid?
Nei. KOFA har i denne saken lagt til grunn, i tråd med avgjørelsene i sakene 2017/151, 2017/47 og 2016/3, at det er den opprinnelige begrunnelsen som gis samtidig med meddelelsen om tildeling som er avgjørende. Senere utdypninger til klagenemnda kan ikke avhjelpe at den første begrunnelsen var mangelfull.
Kan KOFA behandle alle anførsler om ulovlig vektlegging av tildelingskriterier?
Ikke nødvendigvis. KOFA kan avvise anførsler som er uhensiktsmessige for behandling i klagenemnda, jf. klagenemndsforskriften § 9. I denne saken ble anførselen om ulovlig vektlegging av lærlingbruk avvist fordi avklaring av det bevismessige spørsmålet krevde tilgang til taushetsbelagte tilbudsdokumenter og eventuell vitneførsel – noe som ikke lar seg gjennomføre innenfor klagenemndas rammer for skriftlig saksbehandling.
Dette er et søkeverktøy for å finne og forstå KOFA-praksis. Sammendraget er AI-generert på grunnlag av KOFAs egen avgjørelsestekst (gjengitt i sin helhet over). Det erstatter ikke juridisk vurdering av konkrete saker.
Laster...