2004/5 Nordland fylkeskommune
Innklaget: Nordland fylkeskommune
Klager: Frantzen Glass-service AS
Avgjørelse: Brudd på regelverket
Type sak: Rådgivende sak
Klagenemnda for offentlige anskaffelser Nordland fylkeskommune gjennomførte en anbudskonkurranse for glass og glassarbeid. Innklagede hadde ingen notater fra evalueringsprosessen, og det var heller ikke ført anbudsprotokoll. Dette brøt med kravet til etterprøvbarhet. På bakgrunn av begrunnelsen kom klagenemnda til at evalueringen ikke var i samsvar med § 10-2. Videre hadde innklagede hentet inn uttalelser fra referanser muntlig, i strid med prinsippet om gjennomsiktighet og etterprøvbarhet. Det var heller ikke gitt begrunnelse sammen med meddelelsen om valg av tilbud. Klagenemndas avgjørelse 6. desember 2004 i sak 2004/5 Klager: Franzen Glass-service As Innklaget: Nordland fylkeskommune Klagenemndas medlemmer: Per Christiansen, Kai Krüger, Bjørg Ven Saken gjelder: Evaluering av tilbud. Gjennomsiktighet og etterprøvbarhet. Begrunnelse.
Bakgrunn
(1)Nordland fylkeskommune (heretter kalt innklagede) kunngjorde 14. februar 2003 en begrenset anbudskonkurranse for kjøp av tekniske produkter. Anskaffelsen var en rammeavtale på tre år, med mulighet for ett års forlengelse.
(2)I henhold til konkurransegrunnlaget var én av de etterspurte produktgruppene bygningsglass/ glassmesterarbeid. Tilbud kunne gis på hele eller deler av fylket og på ett eller flere produktområder.
(3)Tildelingskriteriene var, i uprioritert rekefølge: ” Pris, herunder drifts- og servicekostnader Sortiment Kvalitet Miljø […]”
(4)To leverandører innga tilbud på glass og glassarbeider i området ytre Salten. Disse var Franzen Glass-service AS (heretter kalt klager) og Bodø Glass og Ramme.
(5)Innklagede nedsatte en brukergruppe som utarbeidet en innstilling til innkjøpsavdelingen. Ved tilbudsevalueringen innhentet brukergruppen uttalelser fra tidligere oppdragsgivere. Resultatet av evalueringen var at Bodø Glass og Ramme ble innstilt til den aktuelle kontrakten. Innstillingen ble var ikke begrunnet.
(6)I brev av 4. september 2003 ble leverandørene meddelt resultatet av konkurransen. Bodø Glass og Ramme ble valgt som leverandør av bygningsglass i ytre Salten. Innklagede skrev: ” Avgjørelsen er gjort ut fra en helhetlig vurdering av de innkomne tilbud angående følgende kriterier: Pris, herunder drifts- og servicekostnader Sortiment Kvalitet Miljø”
(7)Etter meddelelsen om valg av tilbud, hadde klager og innklagede et møte for å gjennomgå tilbudene. I møtet kom det frem at klagers tilbud var rundt 15% rimeligere enn tilbudet fra Bodø Glass og Ramme, men at sistnevnte ble valgt på grunn av at noen tidligere oppdragsgivere hadde vært misfornøyde med klager.
(8)Det ble senere utarbeidet et notat fra ett av medlemmene i brukergruppen til innkjøpsavdelingen. I notatet ble det forklart hvorfor brukergruppen hadde innstilt Bodø Glass og Ramme. Det het blant annet: ” Ved kontakt med de videregående skolene i ytre Salten fikk jeg entydige tilbakemeldinger om at de ikke ønsket Franzen glass som leverandør i en ny periode. Dette går i hovedsak på punktlighet og pris. Når det gjelder pris både på produkt og tjeneste har det ingen hensikt å gi en lav pris i et tilbud til fylket generelt, når sluttregningen blir høyere enn den naturlig burde være. Den samme tilbakemeldingen fikk vi også fra Nordlandssykehuset, som er den største bruker av glasstjenester. Dette er også min erfaring med firmaet Franzen glass. På denne bakgrunn og under hensyntaken til de kriterier som var satt opp i konkurransegrunnlaget, spesielt pris m.m. og kvalitet anbefalte
brukergruppen enstemmig å inngå kontrakt med nest-dyreste tilbyder Bodø Glass og Ramme.”
Anførsler
Klagers anførsler
(9)Klager anfører at innklagede har brutt regelverket for offentlige anskaffelser.
(10)Det er ikke ført anskaffelsesprotokoll, og innklagede har heller ikke gitt noen konkret begrunnelse for hvorfor tilbudet ikke ble valgt. Videre har ikke innklagede valgt det økonomisk mest fordelaktige tilbudet.
Innklagedes anførsler
(11)Innklagede bestrider å ha brutt regelverket for offentlige anskaffelser.
(12)Brukergruppens innstilling er basert på kriteriene i konkurransegrunnlaget.
Klagenemndas vurdering
(13)Klager har deltatt i konkurransen og har saklig klageinteresse, jf forskrift om klagenemnd for offentlige anskaffelser § 6. Klagen er rettidig. Anskaffelsen følger etter sin verdi del II i forskrift om offentlige anskaffelser.
(14)Klagenemnda kan ikke se at verken protokoll fra prekvalifiseringen, protokoll fra anbudsåpningen eller referatet fra møtet i teknisk gruppe den 13. august tilfredsstiller kravene til føring av anskaffelsesprotokoll. Når innklagede ikke har ført protokoll, er dette i strid med forskriftens § 8-1. Det er heller ikke opprettet interne evalueringsdokumenter som viser hvilke forhold som ble vektlagt og hvordan leverandørene ble vurdert opp mot hverandre. Når anskaffelsesmyndigheten forbigår laveste anbyder, som i dette tilfellet, er det viktig at det fremkommer en etterprøvbar begrunnelse som ut fra de kunngjorte tildelingskriterier også ivaretar kravet til likhet forutberegnelighet og etterprøvbarhet. Forklaringen som er gitt i ettertid tyder på at tilbudene verken ble vurdert med hensyn til sortiment eller miljø.
(15)Referanser og dokumentasjon vedrørende tidligere oppdrag for anskaffelsesmyndigheten eller annen oppdragsgiver vil etter omstendighetene kunne
vektlegges som ledd i vurdering av økonomisk mest fordelaktig tilbud der tjenesteelementet i oppdraget er fremtredende og derfor relevant for vurderingen etter forskriftens § 10-2. Men skal slik dokumentasjon vektlegges ved kontraktstildeling, må det kreves at uttalelse fra referanser skjer skriftlig og slik at oppdragsgivers egen evaluering dokumenteres på samme måte og på lik linje både med tidligere oppdragsgiveres evaluering og konkurrerende leverandørers referanser. Forutsetningen er at saksbehandlingen for fremskaffelse av slik dokumentasjon er betryggende og at prinsippet om likebehandling av tilbyderne ivaretas. Formløse henvendelser til referansepersoner tilfredsstiller ikke slike krav, jf fra tidligere nemndspraksis sak 2004/243 premissene 35 og 36. På bakgrunn av de nevnte forhold finner klagenemnda at saksbehandlingen og evalueringen av tilbudene ikke har vært i samsvar med forskriftens § 10-2 (2) og at innklagede har brutt kravet til etterprøvbarhet i lovens § 5. Klagenemnda har fått tilsendt én skriftlig uttalelse, men denne er datert etter at valg av tilbud ble gjort.
(16)Nordland fylkeskommune har heller ikke oppfylt kravet til at uttalelser fra referanser skal innhentes skriftlig, jf kravet til gjennomsiktighet og etterprøvbarhet. Det vises i denne forbindelse til klagenemndas avgjørelser i sakene 2004/243 og 2003/11. Riktignok har klagenemnda fått tilsendt én skriftlig uttalelse, men denne er datert etter at valg av tilbud ble gjort.
(17)Når det i meddelelsen om valg av tilbud bare ble henvist til tildelingskriteriene, oppfyller dette åpenbart ikke kravet til begrunnelse i § 10-3 (2), jf klagenemndas avgjørelse i sak 2003/3.
Konklusjon
Nordland fylkeskommune har brutt forskrift om offentlige anskaffelser § 10-2 (2), da ikke alle tildelingskriteriene ble vurdert ved tilbudsevalueringen. Nordland fylkeskommune har brutt kravet til etterprøvbarhet i lov om offentlige anskaffelser § 5, da det ikke finnes notater fra evalueringen. Nordland fylkekommune har brutt forskrift om offentlige anskaffelser § 8-1, da det ikke ble ført anskaffelsesprotokoll. Nordland fylkeskommune har brutt forskrift om offentlige anskaffelser § 10-3 (2), da det ikke ble gitt begrunnelse sammen med meddelelse om valg av tilbud.
For klagenemnda, 6. desember 2004 Bjørg Ven