Opptak til en dynamisk innkjøpsordning

En dynamisk innkjøpsordning er åpen for opptak i hele ordningens varighet, og oppdragsgiver kan ikke begrense antall leverandører som kan tas opp i ordningen. Oppdragsgiver skal ta opp alle leverandører som oppfyller kvalifikasjonskravene. Se nærmere om kvalifikasjonskravene i punkt 39.2.3 nedenfor.

Oppdragsgiver kan ikke kreve gebyr fra leverandørene for å søke om opptak eller delta i ordningen.

Ved etablering av en dynamisk innkjøpsordning, skal fristen for å søke om opptak til ordningen være minst 30 dager regnet fra dagen kunngjøring av konkurransen er sendt.

Når den dynamiske innkjøpsordningen først er etablert gjelder det ikke noen frist for leverandørene for å søke om opptak.

Søknader om opptak i en dynamisk innkjøpsordning i ordningens varighet skal som hovedregel behandles innen 10 virkedager etter mottak av søknaden. Denne fristen kan forlenges til 15 dager i særlig begrunnede tilfeller, eksempelvis fordi oppdragsgiver må be om supplerende dokumentasjon.

Oppdragsgiver kan i kunngjøringen eller konkurransegrunnlaget fastsette en lengre frist for å behandle søknader som mottas før den første invitasjon til å gi tilbud sendes ut. Det kan være hensiktsmessig for eksempel dersom man forventer stor pågang ved etableringen. Dersom oppdragsgiver står overfor mange søknader, bør oppdragsgiver uansett ha mulighet til å oversitte fristene så lenge det ikke sendes ut invitasjon til å inngi tilbud før alle innkomne søknader er behandlet.

Alle søknader om opptak som er mottatt innen fristen fastsatt i kunngjøringen om etablering av innkjøpsordningen må være vurdert og ferdigbehandlet før oppdragsgiver kan sende invitasjon for å gi tilbud på den første anskaffelsen under innkjøpsordningen.

Oppdragsgiver har derimot ingen plikt til å vente med å sende første invitasjon til å gi tilbud til etter at søknader som har kommet inn etter fristen er vurdert.

Så lenge innkjøpsordningen varer må oppdragsgiver gi leverandører mulighet til å søke om opptak i ordningen. Dette innebærer at oppdragsgiver må gi gratis, direkte og ubegrenset elektronisk tilgang til konkurransedokumentene under hele ordningens varighet.

Etter at ordningen er etablert må oppdragsgiver legge til rette for kontinuerlig mottak og vurdering av søknader om opptak i ordningen. Oppdragsgiver står fritt til hvordan dette skal organiseres, og kan eksempelvis beslutte å gå gjennom søknader periodevis, for eksempel en gang i uken, så lenge fristene overholdes.

Oppdragsgiver skal snarest mulig informere leverandørene om de er tatt opp i ordningen, og hvilke kategorier leverandøren eventuelt er tatt opp i.

Dersom en leverandør blir avvist fra å delta i innkjøpsordningen, skal oppdragsgiver snarest mulig gi en skriftlig meddelelse om avvisningen med en kort begrunnelse. Begrunnelsen skal være tilstrekkelig til at leverandøren skal kunne avgjøre om beslutningen skal påklages.

Oppdragsgiver har ingen plikt til å informere leverandører som allerede er tatt opp i ordningen om nye leverandører som er tatt opp i ordningen.

En leverandør som ikke har blitt tatt opp i ordningen eller som blir utelukket fra ordningen fordi kvalifikasjonskravene ikke lenger oppfylles eller det foreligger avvisningsgrunner, kan søke om opptak på nytt.