Etablering av ordningen

Ved etablering av en dynamisk innkjøpsordning skal oppdragsgiver følge reglene for begrenset anbudskonkurranse. De fleste konkurransegjennomføringsverktøy (KGV) har mulighet for å etablere en slik ordning, og gir praktisk veiledning om hvordan oppdragsgiver skal gå frem ved etableringen, samt hvordan man skal gjennomføre konkurranser under ordningen.

Dersom ordningen skal kunne brukes av flere oppdragsgivere, må kunngjøringen angi de oppdragsgivere som skal kunne benytte ordningen.

Oppdragsgiver skal angi ordningens varighet i kunngjøringen. Det er ingen begrensning på hvor lenge en dynamisk innkjøpsordning kan vare. Oppdragsgiver kan også forlenge ordningens varighet. At ordningen i prinsippet kan være tidsubegrenset bryter ikke med de grunnleggende prinsippene, ettersom ordningen er åpen for alle kvalifiserte leverandører i hele løpetiden.

Oppdragsgiver må også angi i kunngjøringen hvilke kvalifikasjonskrav som gjelder for opptak til ordningen.

Oppdragsgiver skal videre angi hvilke tildelingskriterier som gjelder ved tildeling av den enkelte anskaffelse i kunngjøringen. Hvis ordningen er inndelt i kategorier, skal tildelingskriteriene per kategori oppgis. Tildelingskriteriene kan presiseres nærmere i anskaffelsene under ordningen.

Oppdragsgiver skal angi hvilke ytelser og den anslåtte mengden oppdragsgiver planlegger å anskaffe i konkurransegrunnlaget. Mengdeanslaget vil ikke være bindende, men oppdragsgiver må foreta en forsvarlig vurdering. Hvor spesifikke og utfyllende opplysninger oppdragsgiver må gi om ytelsene, må sees i sammenheng med blant annet verdien av ordningen, og interesserte leverandørers behov for opplysninger for å vurdere om de skal søke om opptak i ordningen.

Dersom oppdragsgiver velger å inndele ordningen i kategorier, skal dette fremgå av konkurransegrunnlaget. Det skal også angis hvilke egenskaper som definerer kategoriene, og hvilke kvalifikasjonskrav som gjelder hver enkelt kategori.

Andre opplysninger som er av betydning for leverandørene skal også inntas i konkurransegrunnlaget. Dette vil typisk være hvordan ordningen fungerer, hvilke verktøy som skal brukes for anskaffelsene, tekniske opplysninger og spesifikasjoner for tilkobling. Dersom oppdragsgiver bruker et KGV-system med løsning for dynamiske innkjøpsordninger, kan oppdragsgiver, for eksempel, vise til brukerhåndbøker eller tekniske løsninger i KGV.

Det fremgår ikke av forskriften om oppdragsgiver også må opplyse om kontraktsvilkår for den enkelte anskaffelsen. Siden innkjøpene vil kunne være varierte og ordningen i praksis kan vare ubegrenset, bør det ikke i alminnelighet stilles krav til at kontraktsvilkårene i sin helhet må inntas. Eventuelle særlige kontraktsvilkår som har stor betydning, også for potensielle leverandørers interesse, bør etter DFØs syn likevel inntas.

Oppdragsgiver skal gi gratis, direkte og ubegrenset elektronisk tilgang til konkurransegrunnlaget under hele ordningens varighet.