Partene i rammeavtalen

En rammeavtale kan inngås mellom én eller flere oppdragsgivere og én eller flere leverandører.

Bare oppdragsgivere som er klart identifisert i kunngjøringen eller invitasjonen til å bekrefte interesse kan tildele kontrakter under rammeavtalen. Videre kan oppdragsgiver bare tildele kontrakter under rammeavtalen til de leverandørene som er parter i rammeavtalen. Det betyr at «nye» oppdragsgivere og leverandører ikke kan slutte seg til en inngått rammeavtale. Det er ikke mulig å endre partene i en rammeavtale, ettersom dette vil innebære en vesentlig endring av kontrakten som ikke er tillatt.

Dersom en oppdragsgiver tildeler kontrakt under en rammeavtale til en leverandør som ikke er part i rammeavtalen, vil dette i utgangspunktet utgjøre en ulovlig direkte anskaffelse. Tilsvarende vil det etter omstendighetene kunne utgjøre en ulovlig direkte anskaffelse, dersom en oppdragsgiver som ikke er tilstrekkelig identifisert i kunngjøringen foretar avrop på rammeavtalen.

Hvilke oppdragsgivere som skal anses som klart identifisert, beror på alminnelige tolkningsregler.

Hvilke oppdragsgivere som kan tildele kontrakter under rammeavtalen må være klart identifisert på kunngjøringstidspunktet. Det sentrale hensynet er at potensielle leverandører skal få informasjon om hvor mange og hvilke oppdragsgivere som vil benytte seg av rammeavtalen.

Identifisering kan skje både ved å liste opp de omfattede oppdragsgivere enkeltvis eller ved å vise til nærmere definerte kategorier av oppdragsgivere. Det kan for eksempel være bestemte oppdragsgivere innenfor et klart avgrenset geografisk område, så som «samtlige kommuner i X fylke». Det er en forutsetning at oppdragsgivere som omfattes av rammeavtalen enkelt og entydig kan identifiseres.

For innkjøpssentraler/innkjøpssamarbeider er det mulig å bruke et register over oppdragsgivere. Det er imidlertid bare de oppdragsgivere som allerede har sluttet seg til innkjøpssamarbeidet på kunngjøringstidspunktet som kan benytte den aktuelle rammeavtalen. Det betyr at et slikt register må inneholde opplysninger om hvilke oppdragsgivere som er med i samarbeidet, og datoen den enkelte oppdragsgiver sluttet seg til innkjøpssentralen/innkjøpssamarbeidet.

KOFA-sak 2019/389

Samordna innkjøp i Nordland v/Bodø kommune kunngjorde på vegne av en rekke kommuner en åpen anbudskonkurranse om en rammeavtale for levering av bedriftshelsetjenester. Kunngjøringen var lagt ut via Bodø kommunes kjøperprofil. I kunngjøringen var Bodø kommune oppgitt som «Oppdragsgiver» og det var inntatt en lenke til Bodø kommunes nettside under «Nettsted oppdragsgiver». Det fremgikk av kunngjøringen at anskaffelsen ble kunngjort av en innkjøpssentral, og i beskrivelsen av anskaffelsen var det vist til Samordna innkjøp i Nordland. Klagenemnda kunne ikke se at det var tilstrekkelig klart hvilke oppdragsgivere rammeavtalen omfattet ved at det var angitt navnet på innkjøpssentralen, når opplysningene om «oppdragsgiver», «nettsted oppdragsgiver» og «nettstedkjøperprofil», i alle tilfeller viste til «Bodø kommune». KOFA kom til at oppdragsgiver hadde brutt forskriften.

KOFA-sak 2019/389

Selv om «nye» oppdragsgivere ikke kan slutte seg til en inngått rammeavtale, antas det likevel at det vil være mulig å inkludere nye virksomheter som følge av omorganisering i offentlig sektor.

Eksempel:

Et departement inngår en rammeavtale på vegne av flere underliggende direktorater, hvor disse angis som parter i avtalen. Etter inngåelsen av rammeavtalen opprettes et nytt direktorat under departementet. Det nye direktoratet vil i utgangspunktet ikke kunne bli part i rammeavtalen.

Dette kan likevel stille seg annerledes dersom det dreier seg om en ren omorganisering, for eksempel der det nye direktoratet er en sammenslåing av to eksisterende direktorater som er part i avtalen eller der en avdeling i et eksisterende direktorat skilles ut som et eget nytt direktorat. I slike tilfeller er det gode grunner for at inkludering av den nye enheten blant oppdragsgiverne som kan benytte rammeavtalen, i realiteten må anses som en videreføring av den opprinnelige partskonstellasjonen, og at partene i avtalen dermed ikke er endret.

Det er ikke noe til hinder for at en eller flere oppdragsgivere som er tilstrekkelig identifisert i kunngjøringen, først tiltrer rammeavtalen på et senere tidspunkt, så lenge dette fremgår klart av konkurransegrunnlaget. Det kan for eksempel være hensiktsmessig der en oppdragsgiver har en egen eksisterende rammeavtale, slik at det først er aktuelt å slutte seg til den nye rammeavtalen når den eksisterende løper ut. Dette kan enten gjøres i form av en forpliktelse for oppdragsgiveren til å tiltre på et senere tidspunkt, eller i form av en opsjon. Dette kan gi oppdragsgiver en ytterligere fleksibilitet til å få dekket sitt anskaffelsesbehov.

Eksempel:

To kommuner har inngått en rammeavtale om kjøp av vaktmestertjenester. Avtalen inneholder en opsjon som angir at en tredje kommune kan slutte seg til avtalen innen et nærmere angitt tidspunkt. Den tredje kommunen er klart angitt i kunngjøringen og oppfyller forskriftens krav til identifisering. Tidsfristen for tilslutning til rammeavtalen settes til tidspunktet for utløp av den tredje kommunens eksisterende rammeavtale om vaktmestertjenester.