Rammeavtalers varighet

En rammeavtale kan som hovedregel ikke inngås med en varighet på mer enn fire år, jf. § 26-1 fjerde ledd. Denne begrensningen er begrunnet i at hensynet til å opprettholde et fungerende marked forutsetter at rammeavtaler konkurranseutsettes med jevne mellomrom.

Det er unntaksvis adgang til å inngå rammeavtaler med lenger varighet enn 4 år, dersom det foreligger «særlige forhold, for eksempel knyttet til avtalens formål, investeringskostnader eller brukerens behov». Vurderingen av om det foreligger særlige forhold er en konkret vurdering, som skal gjøres på bakgrunn av objektive hensyn. Unntaket skal tolkes snevert.

I vurderingen av om særlige forhold foreligger, vil avtalens formål, investeringskostnader, hensynet til effektiv konkurranse og brukernes behov kunne være relevante momenter, men også andre momenter kan inngå i vurderingen.

Økonomiske forhold kan begrunne en lengre kontraktsvarighet. Dette kan for eksempel være tilfellet for rammeavtaler som krever store investeringskostnader eller som har høye implementeringskostnader. Dersom en kontrakt krever store investeringer med en lengre nedskrivningsperiode enn fire år, vil en lengre varighet kunne bidra til å sikre konkurranser om slike avtaler. Det må likevel være snakk om kostnader av en viss størrelse.

I noen tilfeller kan også en lengre varighet være påkrevet for å kunne gjennomføre kontrakten på en hensiktsmessig måte. Det vil for eksempel kunne være tilfellet der det er nødvendig med en lengre implementeringsperiode før rammeavtalen er i full drift. Eksempelvis ved behov for omfattende opplæring av leverandørens personell for å kunne utføre kontrakten eller av oppdragsgivers personell for å kunne nyttiggjøre seg av anskaffelsen. Det vil også kunne være aktuelt med lengre varighet når rammeavtalen omfatter kjøp av reservedeler eller vedlikeholdstjenester i forbindelse med kjøp av utstyr med forventet levetid på mer enn fire år.

Det kan også tenkes tilfeller der konkurransehensyn tilsier at rammeavtalen bør løpe kortere enn fire år, for eksempel i markeder der produktene avtalen gjelder og prisene for disse er i raske endring.

Vilkåret om «særlige forhold» gjelder også hvor oppdragsgiver ønsker en mulighet til å forlenge rammeavtalen ut over rammen på fire år, for eksempel med årlige opsjoner opp til seks år. Oppdragsgiver må vurdere nøye hvilke særlige forhold som kan begrunne dette.

KOFA-sak 2020/933

I denne saken godtok klagenemnda at Lindesnes kommune inngikk en rammeavtale om brøytetjenester, med kontraktvarighet på fire og et halvt år pluss opsjon på inntil to brøytesesonger. Bakgrunnen var at avtalen krevde store investeringskostnader for leverandører uten eget utstyr. Oppdragsgiver hadde derfor satt en lengre avtalevarighet for å sikre reell konkurranse. Kommunen ønsket også å unngå leverandørbytte midt i en brøytesesong. Klagenemnda aksepterte at disse forholdene særskilt berettiget lengre avtaletid. Selv om begrunnelsen ikke ble angitt i kunngjøringen, noe som isolert sett var et brudd på forskriften, var det uten betydning for sakens utfall.

KOFA-sak 2020/933

KOFA-sak 2016/18

I denne saken godtok klagenemnda at Bodø kommune inngikk en rammeavtale med varighet på seks år (fire år pluss to års opsjon), fordi kommunen dokumenterte store oppstartskostnader ved migrering og leverandørbytte (beregnet til 5-8 millioner kroner) og viste til at kommunen måtte bruke betydelige ressurser. Videre ble det vist til at ny infrastruktur ville gi leverandøren betydelige investeringskostnader, hvor IKT-utstyr vanligvis har 3 års regnskapsmessig nedskrivningstid, men en reell levetid på 4-6 år. Nemnda anså dermed seks års varighet som særlig berettiget i dette tilfellet.

KOFA-sak 2016/18

Oppdragsgiver må kunne dokumentere at det foreligger særlige forhold som hjemmel for en lengre avtaleperiode, og begrunnelsen skal fremgå av kunngjøringen. Begrunnelseskravet skjerpes jo mer avtaletiden utvides.

KOFA-sak 2021/954

Saken gjaldt Grenlandskommunenes innkjøpsenhets anskaffelse av telefoni- og dataoverføringstjenester. Avtalens varighet var to år med opsjon på forlengelse i to + to år, totalt seks år. Varigheten var begrunnet i kostnadene knyttet til ny sentralbordløsning, ressurser til kompetansegruppe og arbeid for å få korrekt fakturering. Klagenemnda uttalte at det kreves store kostnader for oppdragsgiver å begrunne en avtale utover fire år, og at de påberopte momentene ikke var tilstrekkelige.

Grenlandskommunenes innkjøpsenhet viste videre til behov for en lengre nedskrivningsperiode for noe utstyr samt oppsett rundt trygghetsalarmer som var plassert i hjemmene til de enkelte brukerne. Nemnda mente at dette var forhold som kunne begrunne en lengre avtaleperiode, men at oppdragsgiver ikke hadde gitt en god nok begrunnelse:

«Begrunnelsen viser ikke til kostnader og forhold som i stor nok grad skiller denne avtalen fra andre rammeavtaler. Innenfor et område i sterk teknologisk utvikling, slik som innenfor telefoni-tjenester, er det særlig behov for en begrunnelse som viser at vilkårene for å gå utover fire år foreligger».

KOFA konkluderte med at oppdragsgiver ikke hadde godtgjort at det forelå «særlige forhold».

KOFA-sak 2021/954

Selv om manglende begrunnelse for rammeavtalens varighet i kunngjøringen er et brudd på regelverket, har KOFA akseptert en etterfølgende redegjørelse for at det foreligger særlige forhold. KOFA har også akseptert en stikkordmessig begrunnelse i kunngjøringen, som er nærmere utdypet i et notat til anskaffelsesprotokollen.