KOFA 2007/81: Utvelgelse til forhandlinger – NAV

2007/81 NAV Drift og Utvikling

Innklaget: NAV Drift og Utvikling

Klager: Norservice AS Avgjørelse: Avvist - saken ubegrunnet eller kan klart ikke føre frem Type sak: Rådgivende sak Klagenemnda for offentlige anskaffelser Norservice AS Att: Ingebrigt Kulset Jarleveien 12 7005 Trondheim Faks: 73 88 08 09 Deres referanse Vår referanse Dato 2007/81 18. september 2007 AVVISNINGSBESLUTNING I KLAGESAK Det vises til klage. Klagenemndas sekretariat har besluttet å avvise klagen som uhensiktsmessig for behandling i klagenemnda, jf forskrift om klagenemnd for offentlige anskaffelser § 9. Grunnen er at klagen ikke kan føre frem. Sekretariatets avvisningsvedtak kan påklages til klagenemndas leder innen tre dager etter at den er gjort kjent for klager. Nedenfor gis en oppsummering av klagen og sekretariatets vurdering.

Bakgrunn

NAV Drift og utvikling (heretter kalt innklagede) kunngjorde 30. mars 2007 en konkurranse med forhandling for inngåelse av rammeavtaler vedrørende levering av helse- og rehabiliteringstjenester. Konkurransen var i følge konkurransegrunnlagets punkt 1.3 delt inn i følgende tre tjenesteområder: ”Avklaring”, ”Arbeidsrettet rehabilitering” og ”Oppfølging”. Det skulle inngås kontrakt separat for hver av de tre tjenestene. Videre ville det bli inngått kontrakter på selvstendig grunnlag for hvert av landets 19 fylker. Denne saken omfatter tjenesteområdet ”Avklaring” i Sør-Trøndelag fylke. I konkurransegrunnlagets punkt 4.3 stod det følgende om forhandlinger: ”Konkurransen kan forløpe i flere faser for å redusere antallet tilbud som det skal forhandles om. En eventuell reduksjon vil skje på bakgrunn av tildelingskriteriene (pkt. 5.1). En eventuell første reduksjon kan skje i forkant av forhandlingene.” Kontrakt skulle i henhold til konkurransegrunnlagets punkt 5.1 tildeles de leverandørene som leverte de økonomisk mest fordelaktige tilbud basert på følgende vektede kriterier: ”  Kvalitet på tjenestene, herunder, men ikke begrenset til;  Oppfyllelse av kravene i kravspesifikasjonen  Tjenesteinnhold  Oppdragsforståelse  Faglige kvalifikasjoner på tjenesteutførende personell:  herunder blant annet veiledning, coaching, mestring og annen spesialkompetanse.  Kapasitet  Totalkostnad for Oppdragsgiver, herunder pris og økonomiske konsekvenser av eventuelle forbehold til rammeavtalene som kan prises. Kvalitet på tjenestene vil vektes mellom 55 % og 65 % og Totalkostnader vil vektes mellom 35 % og 45 %.” I ettertid besluttet innklagede at ”Kvalitet” skulle vektes 60 %, mens ”Totalkostnad” skulle vektes 40 %. Innen tilbudsfristens utløp 4. mai 2007 var det kommet inn tilbud fra tolv kvalifiserte leverandører på tjenesten ”Avklaring” i Sør-Trøndelag. Blant disse var Norservice AS (heretter kalt klager). For å velge ut hvilke tilbud det skulle forhandles med, ble tilbudene vurdert og rangert fylkesvis innenfor de ulike tjenesteområdene. Rangeringene ble foretatt på bakgrunn av de oppgitte tildelingskriteriene. Ved vurderingen av tilbudene på tjenesten ”Avklaring” i Sør- Trøndelag fylke fikk klagers tilbud 6,75 av 10 mulige poeng under kriteriet kvalitet, hvilket var nest beste score på dette kriteriet. På kriteriet totalkostnad fikk klagers tilbud 2 av 10 mulige poeng og ble rangert nest nederst. Etter en foretatt vekting av kriteriene fikk klagers tilbud totalt 4,85 poeng, og tilbudet ble rangert som nummer ni av de tolv tilbudene. Innklagede inviterte de seks best rangerte tilbudene til forhandlinger. Ved brev av 8. juni 2007 ble klager meddelt at tilbudet ikke var valgt ut til forhandlinger. Fra brevet hitsettes: ”NAV mottok til sammen 124 tilbud på tjenestene, og har ihht konkurransegrunnlagets pkt 4.3 og forskrift om offentlige anskaffelser § 11-8 (1) foretatt utvelgelse av leverandører i hvert fylke som vil bli invitert til å delta i forhandlinger. Utvelgelse er foretatt etter rangering ihht tildelingskriteriene kvalitet og pris. Det er valgt ut inntil 6 leverandører i hvert fylke for hver tjeneste. Deres tilbud på tjenestene avklaring og arbeidsrettet rehabilitering i fylke Sør-Trøndelag nådde dessverre ikke opp og er derfor ikke valgt ut til videre deltakelse i konkurransen.” I e-post datert 12. juni 2007 ba klager om en nærmere redegjørelse for hvorfor klagers tilbud ikke ble valgt ut til forhandlinger. Innklagede besvarte henvendelsen ved brev av 14. juni 2007. I brevet stod det at klagers tilbud ble vurdert til å være av god kvalitet, men at tilbudet hadde fått lav score på kriteriet ”Totalkostnad”, og at tilbudet totalt sett hadde for lav score til å være en av tilbyderne som ble innkalt til forhandlinger. Klager brakte saken inn for klagenemnda ved brev av 20. juni 2007.

Anførsler

Klagers anførsler

Det er svært uforståelig at klagers tilbud ikke er valgt ut til forhandlinger. Klager stiller seg spesielt uforstående til avslaget med bakgrunn i at det i konkurransegrunnlaget ble opplyst at kvalitet skulle vektlegges 60-65 % og totalkostnad skulle vektlegges 35-40 %. Klager har gjennom mange år dokumentert god kvalitet på det faglige attføringsarbeidet. Klager har brukt mye ressurser på å opprettholde kvaliteten og kunne naturlig nok kuttet prisen ved å redusere omfanget. Innklagede har opplyst at klager ikke er referansesjekket hos NAV lokalt. Når referanser ikke sjekkes, overser oppdragsgiver hvordan tjenestene er levert historisk, og baserer seg for mye på flotte permer og løfter.

Innklagedes anførsler

Innklagede er enig i at klagers tilbud var av god kvalitet, men ”Kvalitet på tjenestene …” var ett av to tildelingskriterier som skulle vurderes. Prisen i klagers tilbud var så høy at tilbudet fikk svært dårlig score på tildelingskriteiret ”Totalkostnad …”. Dette medførte at klagers tilbud i den samlede vurderingen fikk så lav score at tilbudet ble rangert som nummer ni. Ettersom det ble vurdert at det var tilstrekkelig å forhandle med seks leverandører, ble klager ikke innkalt til forhandlinger. Det fremgikk av konkurransegrunnlagets punkt 4.3 at innklagede kunne redusere antallet tilbud det skulle forhandles med, i forkant av forhandlingene. Det bestrides ikke at det kunne være mulig å forhandle ned prisen på tjenesten ”Avklaring” i klagers tilbud. Det er likevel leverandørenes risiko å levere et godt nok tilbud i forhold til alle tildelingskritteriene, slik at det er mulig å bli innkalt til forhandlinger. Konkurransegrunnlaget sier ikke noe om at tilbyderne skulle oppgi referanser eller at det ville bli foretatt noen innhenting av referanser. Det ble således ikke innhentet referanser for noen av tilbyderne. Sekretariatets vurdering: Klager har deltatt i konkurransen og har saklig klageinteresse, jf forskrift om klagenemnd for offentlige anskaffelser § 6. Klagen er rettidig. Anskaffelsen er kunngjort etter at forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 trådte i kraft 1. januar 2007, slik at anskaffelsen følger denne forskriften. Anskaffelsen er en uprioritert tjeneste, jf forskriftens § 4-1 bokstav d, jf vedlegg 6 kategori (25), og anskaffelsen følger derfor forskriftens del I og II, jf § 2-1 (5). Utvelgelse til forhandlinger Det følger av forskrift om offentlige anskaffelser § 11-8 (1) at konkurranse med forhandling kan forløpe i flere faser for å redusere det antall tilbud som det skal forhandles med, og at en første reduksjon kan skje i forkant av forhandlingene. En eventuell reduksjon skal skje på bakgrunn av de oppgitte tildelingskriterier. Spørsmålet er om innklagede har brutt anskaffelsesregelverket ved ikke å velge ut klagers tilbud til forhandlinger. For å redusere antall tilbud det skulle forhandles med, evaluerte innklagede tilbudene ut fra tildelingskriteriene ”Kvalitet på tjenestene …” og ”Totalkostnad …”. Ved en evaluering av tilbudene opp mot de angitte tildelingskriterier, har oppdragsgiver et skjønn som bare i begrenset grad kan overprøves rettslig. Klagenemnda og klagenemndas sekretariat kan imidlertid prøve om evalueringen er saklig og forsvarlig og i samsvar med de grunnleggende kravene til forutberegnelighet, likebehandling og etterprøvbarhet, samt om evalueringen er basert på riktig faktisk grunnlag. Klager har stilt seg uforstående til at klagers tilbud ikke ble valgt ut til forhandlinger, ettersom tilbudet viste god kvalitet. Innklagede har ikke bestridt at klagers tilbudte tjenester hadde god kvalitet. Innklagedes evaluering av klagers tilbud viser også at tilbudet ble gitt god uttelling på tildelingskriteriet kvalitet. Tilbudene ble imidlertid også vurdert i henhold til kriteriet totalkostnad, og ettersom klagers tilbud hadde høy pris, kom tilbudet dårlig ut på dette kriteriet. Den lave poengsummen på kriteriet totalkostnad, gjorde at klagers tilbud ble rangert som nummer ni etter at innklagede hadde vektet kriteriene som oppgitt i konkurransegrunnlaget. Klagenemndas sekretariat kan ikke se at innklagedes evaluering har vært usaklig eller uforsvarlig, eller i strid med de grunnleggende kravene i lov om offentlige anskaffelser § 5. Etter sekretariatets oppfatning er innklagedes reduksjon av tilbud det skulle forhandles med, foretatt på korrekt måte på bakgrunn av de oppgitte tildelingskriterier, jf forskriftens § 11-8 (1). Referanser Av anskaffelsesregelverket følger det ikke en generell plikt for oppdragsgiver til å kontakte referanser for tilbyderne. Det var ikke oppgitt i konkurransegrunnlaget at tilbyderne skulle oppgi referanser eller at referanser ville bli innhentet. Det var heller ikke oppgitt at referanser ville være relevant i tilbudsevaluering. Sekretariatet kan på denne bakgrunn ikke se at innklagede har brutt regelverket ved ikke å innhente referanser for klager eller øvrige tilbydere. Ettersom sekretariatet har funnet at klagesaken ikke kan føre frem, avvises den som uhensiktsmessig for behandling i klagenemnda, jf forskrift om klagenemnd for offentlige anskaffelser § 9. Med vennlig hilsen Linn Tordal Halvorsen Rådgiver Kopi: innklagede