Etterprøvbarhet

Oppdragsgiver skal sikre at hensynet til etterprøvbarhet ivaretas gjennom hele anskaffelsesprosessen. Kravet om etterprøvbarhet skal ivareta leverandørenes rettsikkerhet og gjøre det mulig, både for leverandører og eventuelle tredjeparter, å sjekke om oppdragsgiver har fulgt reglene som gjelder for konkurransen og dermed har opptrådt på en måte som forvalter samfunnets ressurser på en effektiv måte.

Kravet om etterprøvbarhet innebærer at oppdragsgiver må kunne dokumentere hva som har foregått i anskaffelsesprosessen og hvilke beslutninger som er tatt.

Oppdragsgiver må derfor fortløpende sikre at de vurderinger og den dokumentasjonen som har betydning for gjennomføringen av konkurransen foreligger skriftlig, samt er klar og utfyllende nok til at en tredjeperson eller et klageorgan i ettertid kan få en god forståelse av oppdragsgivers vurderinger.

Flere regler i anskaffelsesregelverket kan sees på som et utslag av kravet til etterprøvbarhet. Dette gjelder for eksempel reglene om oppdragsgivers protokollplikt, oppdragsgivers plikt til å gi en begrunnelse for valg av leverandør samt reglene om kunngjøring av kontraktsinngåelse. På bakgrunn av prinsippet må leverandørene, og allmennheten generelt, også kunne få innsyn i dokumenter som kan vise hvordan anskaffelsesprosessen har foregått, for å kontrollere at oppdragsgiver har fulgt regelverket.

KOFA-sak 2014/34

Innklagede gjennomførte en konkurransepreget dialog for anskaffelse av et IKT-system. Anskaffelsesprotokollen inneholdt blant annet ikke informasjon om hvordan innklagede hadde vurdert manglene og uklarhetene i valgte leverandørs tilbud, og hvem som hadde vurdert IT-spesifikasjonene.

KOFA uttalte at det ikke var grunnlag for å slå fast at anskaffelsesprotokollen burde inneholdt opplysninger om hvem som hadde vurdert IT-spesifikasjonene. Når det gjaldt avklaringene av uklarheter i leverandørens tilbud, uttalte KOFA derimot at innklagede hadde brutt kravet til etterprøvbarhet i lovens § 5 ved ikke å dokumentere hvilke avklaringer som var foretatt med valgt leverandør om deres tilbud.

KOFA-sak 2023/617

Innklagede gjennomførte en åpen anbudskonkurranse om brøyting av kommunale veier og plasser. Tildelingskriteriene var pris (60 prosent) og relevant erfaring (40 prosent). For kriterier om relevant erfaring ble leverandørene bedt om å legge ved referanser fra tilsvarende oppdrag.

I tilbudsevalueringen tok innklagede utgangspunkt i egne erfaringer med klager, men tok ikke kontakt med øvrige referanser. Klagenemnda uttalte at egen erfaring som utgangspunktet kan vektlegges i tilbudsevalueringen dersom det er fastsatt i konkurransegrunnlaget, men at det forutsettes at erfaringene er objektivt konstaterbare, dokumentert og etterprøvbare. Det kreves derfor at evalueringsdokumentene angir hvilke konkrete forhold som blir vektlagt i referansens vurdering.

I denne saken hadde innklagede hverken dokumentert egen erfaring med leverandørene eller øvrig innhenting av referanser under evaluering av tilbudene. Nemnda konkluderte derfor med at evalueringen hadde vært i strid med prinsippet om etterprøvbarhet. I tillegg bemerket nemnda at innklagede hadde kontaktet alle referansene til valgte leverandør, men kun tatt til inntekt for egen erfaring med klager. Det ble derfor lagt til grunn at tilbudsevalueringen var vilkårlig og dermed også i strid med likebehandlingsprinsippet.