Protokollplikten

I forskriftens del II og III listes det opp konkrete opplysninger som protokollen skal inneholde såfremt de er relevante. 1129 Kravet til relevans betyr at oppdragsgiver kun må gi opplysninger om det som faktisk har skjedd i den konkrete konkurransen. Eksempelvis er det ikke nødvendig å omtale unntak fra kravet om bruk av elektronisk kommunikasjon, dersom oppdragsgiver ikke har benyttet seg av denne unntaksmuligheten.

Opplysningene som skal protokollføres er stort sett de samme i del II og del III, men med enkelte unntak som knytter seg til særskilte bestemmelser i de ulike delene. 1130

Forskriftens § 10-5 andre ledd bokstav h og i gjelder prosedyrene åpen og begrenset tilbudskonkurranse. Begge prosedyrene tillater at oppdragsgiver har dialog med leverandørene etter tilbudsfristens utløp.1131 Dersom oppdragsgiver fraviker opplysninger som er gitt i anskaffelsesdokumentene om planer for dialogen, skal oppdragsgiver gi en begrunnelse for dette i protokollen. Eksempelvis dersom oppdragsgiver i anskaffelsesdokumentene angir at det er planlagt dialog med leverandørene i form av forhandlinger og dette senere fravikes.

Der oppdragsgiver har dialog skal protokollen angi navnet på leverandørene som oppdragsgiver velger å ha dialog med, og en kort begrunnelse for utvelgelsen.

Etter § 25-5 andre ledd bokstav c skal begrunnelsen for ikke å dele opp en kontrakt føres i anskaffelsesprotokollen. Dette knytter seg til regelen i § 19-4 andre ledd hvor det fremgår at oppdragsgivere som ikke deler opp anskaffelsen i delkontrakter skal gi en kort begrunnelse i anskaffelsesdokumentene eller i anskaffelsesprotokollen. Det er kun relevant å føre opplysninger om dette i protokollen dersom oppdragsgiver ikke allerede har tatt inn begrunnelsen i anskaffelsesdokumentene. Opplysningene som følger av § 25-5 andre ledd bokstav d, e og k knytter seg prosedyrer som gjelder for del III.

Jf. § 7-1 første ledd Jf. §§ 10-5 andre ledd (del II) og 25-5 andre ledd (del III) Dette gjelder § 10-5 andre ledd bokstav h og i og § 25-5 andre ledd bokstav c, d, e og k Les mer om disse prosedyrene og muligheten for dialog i kapittel 12

37.5.2.1 Plikten til å føre protokoll ved rammeavtale Ved tildeling av kontrakter under en rammeavtale gjelder plikten til å føre protokoll bare når oppdragsgiver gjenåpner konkurransen. 1132 Dette innebærer at det ikke er protokollplikt der oppdragsgiver har inngått en rammeavtale med kun én leverandør eller en rammeavtale med flere leverandører der oppdragsgiver har fastsatt en fordelingsnøkkel for tildeling av kontrakter. Derimot er det protokollplikt når oppdragsgiver åpner for ny konkurranse mellom leverandørene under rammeavtalen. Det er kun de relevante opplysningene fra gjennomføringen av den gjenåpnede konkurransen som skal protokollføres.

Den generelle dokumentasjonsplikten og kravet til etterprøvbarhet må overholdes uavhengig av hvordan avropet på rammeavtalen foretas.

Jf. §§ 10-5 tredje ledd og 25-5 tredje ledd