Meddelelsens innhold

Meddelelsen skal inneholde en begrunnelse for oppdragsgivers valg av leverandør og angi en karensperiode. 1084 Begrunnelsen skal inneholde navnet på den valgte leverandør og en redegjørelse for det valgte tilbudets egenskaper og relative fordeler i samsvar med tildelingskriteriene. 1085 Begrunnelsen skal gjøre det mulig, på objektivt grunnlag, å vurdere om oppdragsgivers valg av leverandør er i samsvar med anskaffelsesreglene eller om det er grunnlag for å imøtegå tildelingsbeslutningen, for eksempel med midlertidig forføyning, klage eller søksmål.

Begrunnelsen skal gis samtidig med at oppdragsgiver meddeler sin beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt. Begrunnelsen skal sette leverandørene i stand til å vurdere om anskaffelsen er gjennomført i samsvar med regelverket. Det følger av fast praksis at det er denne begrunnelsen som er gjenstand for vurdering av om begrunnelsesplikten er brutt, og ikke en eventuelt etterfølgende og mer omfattende begrunnelse. 1086 Kravene til begrunnelsen må avgjøres ut fra en konkret vurdering i det enkelte tilfelle, etter anskaffelsens art og størrelse og kompleksitet. Jo mer skjønnsmessig et tildelingskriterium er utformet, jo strengere krav stilles det til begrunnelsen. 1087 I lys av forholdsmessighetsprinsippet må det ved tildeling av kontrakter av høy verdi stilles strengere krav til begrunnelsen enn ved kontrakter av lavere verdi. 1088

Begrunnelsen skal være konkret. Oppdragsgiver skal beskrive hvilke konkrete egenskaper ved det valgte tilbudet som gjør at det kommer best ut i evalueringen av tilbudene i henhold til de angitte tildelingskriteriene. Oppdragsgiver må derfor gi en beskrivelse av hvordan det valgte tilbud ble evaluert under hvert tildelingskriterium.

I flere KOFA-saker har begrunnelsen blitt kritisert for å være for kort eller for å benytte «generell ordbruk», uten nærmere utdypning. Begrunnelsen må gjøre leverandørene i stand til, på objektivt grunnlag, å forstå hvilke forhold som har hatt betydning ved vurderingene i tilknytning til det aktuelle tildelingskriteriet, og på hvilken måte tilbudene skiller seg fra hverandre.1089

I en konkurranse hvor oppdragsgiver skal velge tilbud på grunnlag av det beste forholdet mellom pris eller kostnad og kvalitet vil det ikke være tilstrekkelig å vise til at vinnende leverandørs tilbud etter en samlet vurdering er det beste etter de fastsatte tildelingskriteriene. Det vil heller ikke være tilstrekkelig å vise til at valgte tilbud scoret best på ett bestemt kriterium. Det må også kort angis hva som skilte det valgte tilbudet fra de øvrige.

KOFA-sak 2012/21

I saken fremhever KOFA i avsnitt 77 at «Begrunnelsen skal også være så presis og utfyllende at leverandørene kan bedømme om anskaffelsesprosedyren har foregått i samsvar med

Jf. § 25-1 første ledd andre setning Jf. § 25-1 andre ledd Jf. KOFA-sak 2018/400 avsnitt 46, med videre henvisninger Se også KOFA sak 2013/21 avsnitt 71 og 72, og sak 2019/106 avsnitt 31 EU-domstolen har i sak C-629/11 P Evropaïki Dynamiki avsnitt 23, uttalt at omfanget av en begrunnelse generelt må vurderes i lys av den enkelte sak, og at det må ses hen til hvilken type beslutninger det gjelder. Selv om saken ikke gjaldt anskaffelsesdirektivet, må det antas å gjelde et lignende proporsjonalitetsprinsipp etter anskaffelsesdirektivet. Se NOU 2023:26, punkt 24.33.9. Se eksempelvis KOFA-sakene 2017/151 avsnitt 39 flg. og 2018/156 avsnitt 32

anskaffelsesregelverket og om det er grunnlag for å imøtegå tildelingsbeslutningen, for eksempel ved midlertidig forføyning, klage eller stevning».

I denne saken hadde oppdragsgiver i begrunnelsen angitt hvor mange poeng hver av tilbyderne hadde fått på de to tildelingskriteriene pris og kvalitet, opplyst hvordan poenggivningen var gjennomført på priskriteriet og redegjort for hva som var det enkelte tilbuds styrker og svakheter på de forhold som innklagede hadde angitt at skulle bedømmes under tildelingskriteriet kvalitet. I tillegg hadde innklagede også pekt på de faktorer som var avgjørende for at et tilbud på tildelingskriteriet kvalitet ble vurdert bedre enn et annet. KOFAs konklusjon var at innklagede med dette hadde oppfylt begrunnelsesplikten.

pekt på de faktorer som var avgjørende for at et tilbud på tildelingskriteriet kvalitet ble vurdert bedre enn et annet. KOFAs konklusjon var at innklagede med dette hadde oppfylt begrunnelsesplikten.

Begrunnelsen skal være utfyllende. KOFA har flere ganger uttalt at det ikke er tilstrekkelig å kun redegjøre for poengsummene, da disse kun viser resultatet av evalueringen, men ikke begrunnelsen for resultatet. 1090 En utbredt praksis er å vedlegge en oversikt over hvilke poeng de enkelte tilbud har oppnådd på de ulike tildelingskriteriene. Det vil ikke være tilstrekkelig bare å legge ved en slik matrise/modell. Slik informasjon vil kunne være nyttig, da det viser de relative forskjellene mellom tilbudene, men det vil ikke nødvendigvis forklare hvilke egenskaper ved det vinnende tilbud som har ført til den konkrete score. En slik forklaring må fremgå av begrunnelsen. 1091

Begrunnelsen behøver imidlertid ikke gjengi absolutt alle vurderinger oppdragsgiver har gjort. 1092 En kortfattet begrunnelse kan være tilstrekkelig. 1093

KOFA-sak 2014/42

I saken ble begrunnelsesplikten ansett oppfylt, selv om begrunnelsen ikke inneholdt opplysninger om den prisen som tilbudene ble evaluert på bakgrunn av. Saken gjaldt anskaffelse av barnevernstjenester. Kontrakt skulle tildeles det økonomisk mest fordelaktige tilbudet, basert på tildelingskriteriene pris (40 %) og oppgaveforståelse (60 %).

Klagenemnda viste til at det var gitt informasjon om evalueringsmodellen, egen skår og egen pris i begrunnelsen, slik at det ville være mulig å regne ut den laveste prisen, og bruke denne for å regne ut valgte leverandørs pris. Basert på dette, kom klagenemnda til at det var klart at innklagedes begrunnelse var tilstrekkelig til å oppfylle begrunnelsesplikten når det gjaldt priskriteriet.

Generelt kan det ikke kreves at oppdragsgiver oppgir pris som del av begrunnelsen. Derimot må tilbudt pris (totalpris eller evalueringspris) i utgangspunktet oppgis i en konkurranse hvor det eneste tildelingskriteriet er laveste pris. For oppdragsgiver vil det normalt ikke være særlig byrdefullt å innta opplysninger om pris i begrunnelsen. I praksis er det derfor først og fremst kravet til hemmelighold av

Jf. KOFA-sak 2018/549 avsnitt 36: «Som klagenemnda flere ganger tidligere har gitt uttrykk for, viser tilbudenes poengscore på tildelingskriteriene resultatet av konkurransen, men ikke begrunnelsen for dette resultatet. Innklagede har ikke redegjort for de valgte tilbudenes egenskaper og relative fordeler i samsvar med tildelingskriteriene, og det er følgelig ikke gitt en begrunnelse i samsvar med forskriften § 25-1.» Se også KOFA-sak 2017/151 avsnitt 39. Jf. KOFA-sak 2009/106 avsnitt 43, og KOFA-sak 2010/120 avsnitt 38 flg. Jf. KOFA-sak 2018/125 avsnitt 69 Jf. KOFA-sak 2019/106 avsnitt 31-32: «Kravene til begrunnelsen avhenger av forholdene i den enkelte sak. […] Etter omstendighetene kan en kortfattet begrunnelse være tilstrekkelig til å sette leverandørene i stand til å forstå hva som gjør at valgte leverandør ble vurdert som best ut fra de fastsatte tildelingskriteriene».

opplysninger av konkurransemessig betydning som begrenser begrunnelsesplikten i slike tilfeller. Se nærmere omtale av dette i punkt 37.1.4 nedenfor.

Det kreves ikke at oppdragsgiver i detalj skal redegjøre for sin fremgangsmåte ved evalueringen av tilbudene, eller for hvordan det vinnende tilbudet i detalj er vurdert i henhold til tildelingskriteriene. Formålet med begrunnelsen er å sette forbigåtte leverandører i stand til å vurdere om anskaffelsesprosessen har gått riktig for seg. Det er imidlertid ikke meningen at leverandørene skal settes i stand til å foreta en fullstendig overprøving av de vurderingene som oppdragsgiver har foretatt.

felsesprosessen har gått riktig for seg. Det er imidlertid ikke meningen at leverandørene skal settes i stand til å foreta en fullstendig overprøving av de vurderingene som oppdragsgiver har foretatt.

Oppdragsgiver behøver ikke redegjøre for hvordan det vinnende tilbud er vurdert sammenlignet med hvert enkelt av de øvrige tilbudene. Det er altså ikke et krav til oppdragsgiver om å gi en individuell begrunnelse til hver enkelt leverandør. Oppdragsgiver kan nøye seg med å sende ut en likelydende (samlet) begrunnelse til de berørte leverandørene. En nærmere redegjørelse for de egenskaper som har gitt utslag kan imidlertid være nødvendig på grunn av de konkrete omstendighetene, eksempelvis hvor det er liten forskjell mellom klager og valgte leverandør. 1094

Selv om oppdragsgiver har gitt en begrunnelse som oppfyller forskriftens krav, kan oppdragsgiver alltid velge å gi en mer utdypende eller individuell begrunnelse på eget initiativ, eller på oppfordring fra en leverandør. Dette kan bidra til større forståelse for oppdragsgivers valg og virke konfliktdempende.

Det kan også legges til rette for leverandørutvikling uavhengig av begrunnelsesplikten. Oppdragsgivere kan for eksempel gi mer utdypende informasjon med henblikk på leverandørutvikling i form av oppfølgingsmøter etter at kontrakt er inngått, løpende i kontraktsperioden eller forut for arbeid med nytt konkurransegrunnlag.

Begrunnelsen skal også inneholde en presis angivelse av den nøyaktige karensperiode som oppdragsgiver har fastsatt for eventuelle klager. 1095 Dette kravet innebærer at oppdragsgiver på en utvetydig måte skal angi når karensperioden utløper. Typisk skjer dette ved at oppdragsgiver angir dato og klokkeslett for tidspunktet for utløpet av karensperioden. Se nærmere omtale av karensperioden i punkt 37.2.