Innlevering av tilbud, evaluering av tilbud og valg av leverandør

I en åpen anbudskonkurranse kan alle interesserte leverandører gi tilbud. 891 Leverandøreene må levere tilbud innen den fastsatte tilbudsfristen.

Det er obligatorisk å bruke det europeiske egenerklæringsskjemaet (ESPD). 892 Egenerklæringen fungerer som et midlertidig bevis for at leverandørene oppfyller kvalifikasjonskravene og at det ikke foreligger andre grunner til avvisning. 893 Les mer om reglene om ESPD i kapittel 25.

Etter tilbudsfristens utløp skal oppdragsgiver som utgangspunkt vurdere alle innkomne tilbud. Oppdragsgiver skal velge tilbud på grunnlag av tildelingskriteriene som er fastsatt etter § 18-1. 894

I en åpen anbudskonkurranse er oppdragsgiver kun forpliktet til å kontrollere at kvalifikasjonskravene er oppfylt og at det ikke foreligger andre grunner til avvisning for valgte leverandør før kontraktstildeling. 895 Dermed kan oppdragsgiver velge å gjennomføre evaluering av alle tilbudene først, og deretter sjekke om kvalifikasjonskravene er oppfylt og at det ikke foreligger andre grunner til avvisning for valgte leverandør. I tillegg skal oppdragsgiver kreve at valgte leverandør straks leverer oppdaterte dokumentasjonsbevis før tildeling av kontrakten. 896

Selv om forskriften gir et utgangspunkt for oppdragsgivers plikter når det gjelder gjennomgang av dokumentasjon og kontroll av kvalifikasjonskrav, kan dette stille seg annerledes i praksis dersom konkurransegrunnlaget angir noe annet. Hva som gjelder, avhenger altså av hva oppdragsgiver har bestemt i konkurransegrunnlaget.

Jf. § 19-1 Jf. § 21-2 første ledd Jf. § 14-3 første ledd Jf. § 23-6 første ledd Jf. § 17-1 første ledd Jf. § 17-1 andre ledd Jf. § 23-1 første ledd Jf. § 23-1 andre ledd Jf. § 17-1 femte ledd

Ofte stiller oppdragsgiver krav om at dokumentasjon for kvalifikasjonskrav skal leveres samtidig som tilbudet leveres, selv om forskriften ikke pålegger dette. Dersom denne typen løsning velges er det viktig at oppdragsgiver er klar over at å sette denne typen føringer for konkurransen blant annet kan føre til begrensning i adgang til ettersending og medføre at tilbud må avvises.

I konkurranser med laveste pris som tildelingskriterium har KOFA akseptert at ikke alle tilbud har blitt vurdert fullt ut. Det var tilfellet i KOFA-sak 2024/1164 hvor klagers tilbud ble avvist på grunn av avvik fra kravspesifikasjonen, mens en annen leverandørs tilbud med samme avvik ikke ble avvist. I avgjørelsen uttalte klagenemnda at ettersom den tilbudte prisen i den andre leverandørens tilbud var så høy at leverandøren ikke lå an til å vinne konkurransen, ville ikke en eventuell avvisning av dette tilbudet ha betydning for klager i konkurransen. På bakgrunn av manglende betydning for klager, fant nemnda at klager ikke hadde «saklig interesse» i å få avgjort denne anførselen. 897

Oppdragsgiver har som nevnt ikke anledning til å forhandle med leverandørene i en åpen anbudskonkurranse. 898 Forhandlingsforbudet innebærer at det er tilbudet slik det foreligger ved tilbudsfristens utløp som skal evalueres. Etter tilbudsfristens utløp er det ikke tillatt å forbedre egenskaper ved tilbudet som for eksempel pris, leveringstid eller andre egenskaper, uavhengig av om det har betydning for konkurranseforholdet. Forhandlingsforbudet medfører ikke at alle endringer av tilbudet er forbudt, men dette må sees i sammenheng med adgangen til å ettersende og avklareopplysninger og dokumentasjon etter § 23-5. Forhandlingsforbudet er ikke til hinder for å foreta ettersending, supplering, avklaring eller utfylling som er i tråd med denne avklaringsadgangen. Les mer om ettersendings- og avklaringsadgangen i kapittel 35.