Endringer i anskaffelsesdokumentene og tilleggsopplysninger

Oppdragsgiver skal sette en tilbudsfrist som er forholdsmessig lenger enn minimumsfristen dersom:

det foretas endringer i anskaffelsesdokumentene som medfører at leverandørene trenger mer tid til å utarbeide et tilbud, ellerdet gis tilleggsopplysninger senere enn seks dager før tilbudsfristen, eller senere enn fire dager i hastetilfeller.

En eventuell fristforlengelse skal være forholdsmessig sett hen til omfanget av endringene eller tilleggsopplysningene. Fristen skal gi leverandørene tilstrekkelig tid til å sende inn sine tilbud.

Dette vil si at dersom oppdragsgiver gir tilleggsopplysninger mer enn seks dager før tilbudsfristen, foreligger det i utgangspunktet ikke en forpliktet til å forlenge fristen. Anskaffelsesforskriftens system tilsier da også at en fristforlengelse på seks dager som et alminnelig utgangspunkt er tilstrekkelig for å overholde anskaffelsesforskriftens krav ved endringer i anskaffelsesdokumentene som kommer tett opp mot tilbudsfristen. Selv om dette er utgangspunktet kan det allikevel oppstå situasjoner hvor forholdsmessighetsprinsippet etter en helhetsvurdering tilsier at fristen bør forlenges ytterligere.

Oppdragsgiver er likevel ikke forpliktet til å forlenge fristen i de to nevnte tilfellene dersom opplysningene er ubetydelige for utarbeidelsen av tilbudet eller leverandøren ikke har bedt om tilleggsopplysninger i rimelig tid før utløpet av fristen.

Det første alternativet innebærer at bagatellmessige endringer i anskaffelsesdokumentene ikke skal medføre at gjennomføringen av anskaffelsen skal forsinkes unødvendig. For å avgjøre om opplysningene er ubetydelige for utarbeidelsen av leverandørenes tilbud, må oppdragsgiver foreta en konkret helhetsvurdering. Relevante momenter i vurderingen kan være hvor omfattende de nye opplysningene er, hvor sentrale de er for utformingen av tilbudet, og når de nye opplysningene gis.

Det andre alternativet innebærer at oppdragsgiver ikke er forpliktet til å forlenge tilbudsfristen dersom leverandør ikke har bedt om tilleggsopplysninger innen rimelig tid før utløpet av tilbudsfristen. Bakgrunnen for dette unntaket er å forhindre at leverandørene vil kunne forsinke anskaffelsen ved å vente med å be om avklaringer, og dermed fremprovosere en lenger tilbudsfrist. Det vil bero på en konkret helhetsvurdering hva som er rimelig tid. I vurderingen kan oppdragsgiver blant annet legge vekt på hvor omfattende tilleggsopplysningene som etterspørres er, hvor viktige opplysningene er for utarbeidelsen av tilbudet, i hvilken grad leverandøren burde ha bedt om opplysningene på et tidligere tidspunkt i prosessen, og hvor mye arbeid som kreves av oppdragsgiver for å innhente de etterspurte tilleggsopplysningene.