Krav til kontroll av valgt leverandør

Oppdragsgiver er kun forpliktet til å kontrollere om valgt leverandør oppfyller de angitte kvalifikasjonskravene og eventuelle utvelgelseskriterier og om det foreligger grunner for avvisning. Kontrollen skal foretas før oppdragsgiver sender ut meddelelse om valg av leverandør.736

Oppdragsgiver skal kreve at den valgte leverandøren leverer oppdaterte dokumentasjonsbevis. Det er viktig at oppdragsgivers beslutninger er basert på oppdaterte opplysninger, ettersom det raskt kan skje vesentlige endringer hos leverandøren som for eksempel økonomiske vanskeligheter som vil gjøre leverandøren uegnet til å delta i konkurransen. Eller for eksempel at leverandør i mellomtiden har betalt utestående skattebeløp.

Leverandør skal kunne levere dokumentasjonsbevisene straks. Dette innebærer at leverandør må kunne oversende de aktuelle dokumentasjonsbevisene mer eller mindre umiddelbart etter å ha mottatt oppdragsgivers henvendelse. Leverandør må derfor ha dokumentasjonsbevisene klare når leverandør leverer forespørsel om å delta i konkurransen eller tilbud, ettersom leverandør ikke kan vite når oppdragsgiver vil be om ettersending av dokumentasjonsbevisene. Dette gjelder også dokumentasjonsbevis fra virksomheter som leverandøren støtter seg på. 737

Det kan være hensiktsmessig for oppdragsgiver å sette en frist for når leverandør skal ha levert dokumentasjonsbevisene for å unngå misforståelser. En slik frist kan være svært kort, for eksempel en til to virkedager. Dette forutsetter at oppdragsgiver sender henvendelsen om innhenting av dokumentasjonsbevis til leverandørens angitte kontaktperson.

Dersom oppdragsgiver mottar dokumentasjonsbevis som synes å inneholde feil eller uklarheter eller dersom bestemte opplysninger eller dokumenter mangler, kan oppdragsgiver be valgt leverandør om å ettersende, supplere, avklare eller utfylle dokumentasjonsbevisene innen en kort tilleggsfrist.738

Jf. § 25-1 Jf. § 16-10 Jf. § 23-5

Dersom dokumentasjonsbevisene viser at leverandør ikke oppfyller kvalifikasjonskravene eller det foreligger obligatoriske avvisningsgrunner, skal oppdragsgiver avvise leverandøren i samsvar med reglene i forskriften kapittel 24. Dersom det foreligger frivillige avvisningsgrunner, kan oppdragsgiver avvise leverandøren med mindre avvisningen vil være uforholdsmessig. 739

Dersom oppdragsgiver avviser valgt leverandør, kan oppdragsgiver i utgangspunktet gå videre til leverandøren som er innstilt som nummer 2 uten å gjennomføre en ny konkurranse. Oppdragsgiver må da også kontrollere om denne leverandøren oppfyller kvalifikasjonskravene og at det ikke foreligger avvisningsgrunner. Dersom det viser seg at også leverandøren innstilt som nummer 2 må avvises, kan oppdragsgiver gå til leverandøren innstilt som nummer 3 osv.

Dersom oppdragsgiver bruker en evalueringsmetode som medfører at avvisningen av valgt leverandør vil påvirke rangeringen av de andre tilbudene, så kan ikke oppdragsgiver si med sikkerhet hvem som er nr. 2 i konkurransen før oppdragsgiver har gjennomført en ny evaluering av de gjenværende tilbudene i henhold til tildelingskriteriene.

Eksempel

Oppdragsgiver bruker en evalueringsmodell der alle tilbud gis en poengscore for hvert av tildelingskriteriene. Det brukes en skala på 0-10 poeng. Den gitte poengscoren til hvert enkelt tildelingskriterium multipliseres med kriteriets angitte relative vekt. De vektede poengscorene summeres og leverandøren med høyst totale poengscore blir tildelt kontrakten.

Dersom oppdragsgiver velger en evalueringsmodell der det beste tilbudet for hvert tildelingskriterium alltid gis høyest mulig poengscore (10 poeng), så vil avvisningen av leverandøren innstilt som nummer 1 påvirke hvilken poengscore de andre leverandørene får på de ulike tildelingskriteriene. Oppdragsgivere som har valgt en slik evalueringsmodell må derfor foreta en ny evaluering, dersom leverandøren som er innstilt som nummer 1 avvises fra konkurransen.

r på de ulike tildelingskriteriene. Oppdragsgivere som har valgt en slik evalueringsmodell må derfor foreta en ny evaluering, dersom leverandøren som er innstilt som nummer 1 avvises fra konkurransen.

Dette stiller seg annerledes dersom oppdragsgiver velger en evalueringsmodell der oppdragsgiver vurderer tilbudene mot en bestemt standard, for eksempel en ideell beste kvalitet, pris, service eller lignende, og gir tilbudene poeng etter hvor gode de er sammenlignet med den ideelle kvaliteten, prisen, servicen etc. I et slikt tilfelle vil ikke avvisningen av leverandøren innstilt som nummer 1 påvirke hvilken poengscore de andre leverandørene får på de ulike tildelingskriteriene. Oppdragsgivere som har valgt en slik evalueringsmodell behøver ikke foreta en ny evaluering ved avvisning av leverandøren innstilt som nummer en.

Bestemmelsen om at oppdragsgiver kun er forpliktet til å kontrollere om valgt leverandør er kvalifisert for konkurransen, innebærer at oppdragsgiver kan legge til grunn at de øvrige leverandørene er kvalifiserte gjennom levering av egenerklæringen. Dersom det i etterkant av konkurransen viser seg at leverandører som ikke ble kontrollert likevel ikke oppfylte kvalifikasjonskravene og dette har påvirket utfallet av konkurransen, så er manglende avvisning av disse leverandørene ikke et brudd på anskaffelsesreglene som gir grunnlag for erstatning eller andre sanksjoner.

Jf. § 24-2 tredje ledd