Dialog om tilbudets innhold (forhandlinger)

Dersom oppdragsgiver velger å ha dialog i form av forhandlinger kan dialogen både inneholde avklaringer av uklarheter og avvik, ettersending av dokumentasjon og forhandlinger om alle sider ved tilbudene som for eksempel pris, kvaliteten på det som tilbys, leveringstid eller lignende.

Forhandlingene kan gjøres korte og enkle eller mer omfattende avhengig av anskaffelsens verdi, omfang, art og kompleksitet. Oppdragsgiver kan eksempelvis velge å gjennomføre ett eller flere forhandlingsmøter ansikt til ansikt, eller han kan velge å kun ha et kort nettmøte eller ta en telefon til leverandørene. Oppdragsgiver kan forhandle om hele tilbudet og betingelsene for dette eller konsentrere seg om kun utvalgte deler av tilbudet som han ønsker å få forbedret.

Dersom oppdragsgiver velger å gå i forhandlinger med samtlige leverandører trenger han ikke å rangere tilbudene før han gjennomfører dialog og han trenger ikke skille mellom hva som er dialog i form av avklaringer og hva som er dialog i form av forhandlinger. Både avklaringer og forhandlinger kan gjøres samlet i den dialogen som oppdragsgiver velger å gjennomføre med leverandørene.

Dersom oppdragsgiver kun vil forhandle med noen av leverandørene, må han foreta en utvelgelse på bakgrunn av en rangering av tilbudene slik de foreligger ved tilbudsfristens utløp. Utvelgelsen skal skje i henhold til de fastsatte tildelingskriteriene. Velger oppdragsgiver å gå i dialog med tre, fem eller ti leverandører, må han gå i dialog med de tre, fem eller ti leverandørene som har gitt det beste tilbudet etter rangeringen. Ønsker oppdragsgiver å ha dialog med kun én enkelt leverandør, må dette bli den leverandøren som har gitt det beste tilbudet i henhold til tildelingskriteriene. Dersom noen av tilbudene inneholder uklarheter eller avvik som gjør det vanskelig å rangere tilbudene må oppdragsgiver vurdere om disse kan prissettes og dermed rangeres.

Oppdragsgiver kan også velge å avklare uklarhetene og avvikene, før han foretar en rangering og utvelgelse av tilbudene han vil forhandle med. Dialogen må i så fall deles opp i to faser. I første fase foretas dialog i form av avklaringer og i andre fase gjennomføres forhandlinger. Det er viktig at oppdragsgiver i første fase kun holder seg til å avklare uklarhetene eller avvikene. Dersom oppdragsgiver begynner å forhandle om forhold som går ut over avviket og uklarheter vil dette være i strid med likebehandlingsprinsippet.

Leverandørene har ikke krav på å få endret andre forhold ved sitt tilbud enn de forholdene som oppdragsgiver har valgt å gå i dialog om. Dette følger av at leverandøren bærer risikoen for tilbudets innhold.

Det følger av KOFA-praksis og forarbeider at oppdragsgiver i forhandlingene ikke har noen alminnelig veiledningsplikt overfor leverandørene.

Eksempel Oppdragsgiver finner at en leverandør har et svært interessant tilbud, men at tilbudet inneholder en uklarhet som gjør at det ikke er blant de beste tilbudene når oppdragsgiver skal rangere etter tildelingskriteriene. Dersom oppdragsgiver vil forhandle med denne leverandøren må han som følge av likebehandlingsprinsippet velge å invitere alle leverandører som har levert bedre tilbud til forhandlingene.

Oppdragsgiver vil som et annet alternativ kunne velge å først ha dialog som avklarer uklarhetene. Dersom avklaringen innebærer at tilbudet rangeres høyere, som for eksempel nr. 2 etter tildelingskriteriene, kan oppdragsgiver deretter velge ut de tre beste leverandørene til forhandlinger.