Dersom oppdragsgiver erstatter eller kombinerer tildelingskriterier med krav i kravspesifikasjonen, skal dette begrunnes i anskaffelsesdokumentene. Anskaffelsesdokumentene er en fellesbetegnelse for kunngjøringen, konkurransegrunnlaget og det europeiske egenerklæringsskjemaet.
Dersom oppdragsgiver erstatter eller kombinerer tildelingskriterier med krav i kravspesifikasjonen, skal dette begrunnes i anskaffelsesdokumentene.55 Anskaffelsesdokumentene er en fellesbetegnelse for kunngjøringen, konkurransegrunnlaget og det europeiske egenerklæringsskjemaet.56
Det vil si at oppdragsgiver gjennom sin begrunnelse må forklare hvorfor de benytter seg av krav.
Begrunnelsen har en viktig funksjon i å ivareta prinsippet om etterprøvbarhet. Derfor er det viktig at begrunnelsen er detaljert nok til å få frem hvilket faktagrunnlag og eventuelle vurderinger oppdragsgiver har basert bruken av unntaket på.
Begrunnelsen for at tildelingskriterier erstattes eller kombineres med krav i kravspesifikasjonen skal gjøre leverandører i stand til å vurdere om vilkåret om at det gir en bedre klima- og miljøeffekt er oppfylt. Begrunnelseskravet har en viktig skjerpende effekt, ved at oppdragsgiver må gjøre en konkret vurdering av om klima- og miljøkrav i kravspesifikasjonen alene eller kombinert med tildelingskriterier, gir en bedre klima- og miljøeffekt.57 Dette innebærer at begrunnelsen må være detaljert nok til at denne vurderingen kan gjøres. Hvor detaljert begrunnelsen må være, vil variere fra anskaffelse til anskaffelse. Det kan ikke stilles så strenge krav til begrunnelsen at oppdragsgivere unngår å benytte krav når det gir den beste klima- og miljøeffekten. Det skal heller ikke være uforholdsmessig ressurskrevende å utforme begrunnelsen.
Oppdragsgiver trenger dermed ikke nødvendigvis å framlegge vitenskapelig dokumentasjon som underbygger sitt valg. På den annen side vil det ikke være nok å vise til at det er vurdert, og at konklusjonen er at det gir en bedre effekt å stille krav.
Begrunnelsen må inneholde oppdragsgivers konkrete vurderinger om fordelene ved å velge krav framfor eller i kombinasjon med tildelingskriterium. I tillegg kan det være relevant å legge ved informasjon om oppdragsgivers kartlegging, sammenlikninger, vurderinger eller øvrig relevant dokumentasjon.
I mange anskaffelser vil det være stor usikkerhet rundt hva leverandørene kan levere på miljøkriterier. Å stille krav vil i slike tilfeller garantere en effekt, mens man ved bruk av tildelingskriterier kan risikere å få lav oppnåelse og liten miljøeffekt. Dette vil i seg selv være et argument for å bruke krav framfor tildelingskriterier. Hvorvidt det i seg selv kan begrunne bruk av krav framfor tildelingskriterium må imidlertid vurderes konkret.
Hvor omfattende begrunnelsen må være, vil variere avhengig av den konkrete anskaffelsen, herunder dens art, omfang, verdi og kompleksitet, men også hvor enkelt eller komplisert det er å sannsynliggjøre at det er bedre.
KOFA-sak 2024/639
Oppdragsgiver hadde ikke inkludert en begrunnelse i anskaffelsesdokumentene for bruk av krav i stedet for tildelingskriterier etter fjerde ledd. Klagenemnda slo fast at det utgjorde en feil i konkurransegrunnlaget. Feilen kunne ikke rettes. Nemnda vurderte derfor om dette medførte en avlysningsplikt og kom til at det ikke gjorde. Det var i saken, ifølge nemnda, «ikke anført, og dermed heller ikke sannsynliggjort» at den manglende begrunnelsen hadde påvirket gjennomføringen av anskaffelsen, deltakerinteressen eller vurderingen av klagers tilbud i konkurransen.58
DFØ anbefaler at begrunnelsen legges i kunngjøringsskjemaet. Se DFØs Veileder til regler om klima- og miljøhensyn i offentlige anskaffelser punkt 8.4 for veiledning om kunngjøringsskjemaene.
Fulltekst
Dersom oppdragsgiver erstatter eller kombinerer tildelingskriterier med krav i kravspesifikasjonen, skal dette begrunnes i anskaffelsesdokumentene.55 Anskaffelsesdokumentene er en fellesbetegnelse for kunngjøringen, konkurransegrunnlaget og det europeiske egenerklæringsskjemaet.56
Det vil si at oppdragsgiver gjennom sin begrunnelse må forklare hvorfor de benytter seg av krav.
Begrunnelsen har en viktig funksjon i å ivareta prinsippet om etterprøvbarhet. Derfor er det viktig at begrunnelsen er detaljert nok til å få frem hvilket faktagrunnlag og eventuelle vurderinger oppdragsgiver har basert bruken av unntaket på.
Begrunnelsen for at tildelingskriterier erstattes eller kombineres med krav i kravspesifikasjonen skal gjøre leverandører i stand til å vurdere om vilkåret om at det gir en bedre klima- og miljøeffekt er oppfylt. Begrunnelseskravet har en viktig skjerpende effekt, ved at oppdragsgiver må gjøre en konkret vurdering av om klima- og miljøkrav i kravspesifikasjonen alene eller kombinert med tildelingskriterier, gir en bedre klima- og miljøeffekt.57 Dette innebærer at begrunnelsen må være detaljert nok til at denne vurderingen kan gjøres. Hvor detaljert begrunnelsen må være, vil variere fra anskaffelse til anskaffelse. Det kan ikke stilles så strenge krav til begrunnelsen at oppdragsgivere unngår å benytte krav når det gir den beste klima- og miljøeffekten. Det skal heller ikke være uforholdsmessig ressurskrevende å utforme begrunnelsen.
Oppdragsgiver trenger dermed ikke nødvendigvis å framlegge vitenskapelig dokumentasjon som underbygger sitt valg. På den annen side vil det ikke være nok å vise til at det er vurdert, og at konklusjonen er at det gir en bedre effekt å stille krav.
Begrunnelsen må inneholde oppdragsgivers konkrete vurderinger om fordelene ved å velge krav framfor eller i kombinasjon med tildelingskriterium. I tillegg kan det være relevant å legge ved informasjon om oppdragsgivers kartlegging, sammenlikninger, vurderinger eller øvrig relevant dokumentasjon.
I mange anskaffelser vil det være stor usikkerhet rundt hva leverandørene kan levere på miljøkriterier. Å stille krav vil i slike tilfeller garantere en effekt, mens man ved bruk av tildelingskriterier kan risikere å få lav oppnåelse og liten miljøeffekt. Dette vil i seg selv være et argument for å bruke krav framfor tildelingskriterier. Hvorvidt det i seg selv kan begrunne bruk av krav framfor tildelingskriterium må imidlertid vurderes konkret.
Hvor omfattende begrunnelsen må være, vil variere avhengig av den konkrete anskaffelsen, herunder dens art, omfang, verdi og kompleksitet, men også hvor enkelt eller komplisert det er å sannsynliggjøre at det er bedre.
KOFA-sak 2024/639
Oppdragsgiver hadde ikke inkludert en begrunnelse i anskaffelsesdokumentene for bruk av krav i stedet for tildelingskriterier etter fjerde ledd. Klagenemnda slo fast at det utgjorde en feil i konkurransegrunnlaget. Feilen kunne ikke rettes. Nemnda vurderte derfor om dette medførte en avlysningsplikt og kom til at det ikke gjorde. Det var i saken, ifølge nemnda, «ikke anført, og dermed heller ikke sannsynliggjort» at den manglende begrunnelsen hadde påvirket gjennomføringen av anskaffelsen, deltakerinteressen eller vurderingen av klagers tilbud i konkurransen.58
DFØ anbefaler at begrunnelsen legges i kunngjøringsskjemaet. Se DFØs Veileder til regler om klima- og miljøhensyn i offentlige anskaffelser punkt 8.4 for veiledning om kunngjøringsskjemaene.