Oppdragsgiver skal ha egnede rutiner for å sikre at relevante samfunnshensyn ivaretas i anskaffelsene. Gjennom rutinene konkretiseres anskaffelsesstrategien, og det angis hvordan samfunnshensynene skal ivaretas og følges opp i relevante anskaffelser. Det er ikke et krav om en egen rutine som kun omhandler ivaretakelse av lovens samfunnshensyn. Det er tilstrekkelig at dette integreres i eksisterende rutiner.
Oppdragsgiver skal ha egnede rutiner for å sikre at relevante samfunnshensyn ivaretas i anskaffelsene.18 Gjennom rutinene konkretiseres anskaffelsesstrategien, og det angis hvordan samfunnshensynene skal ivaretas og følges opp i relevante anskaffelser. Det er ikke et krav om en egen rutine som kun omhandler ivaretakelse av lovens samfunnshensyn. Det er tilstrekkelig at dette integreres i eksisterende rutiner.
Hva som er «egnede» rutiner, og hva rutinene bør inneholde, må vurderes konkret. Relevante momenter er blant annet anskaffelsenes art, kontraktenes størrelse og varighet, samt risikoen for brudd på samfunnshensyn. Kravet til egnethet tilsier også at rutinene ikke bør være utdaterte. Hvor ofte rutinene må oppdateres, må tilpasses den enkelte virksomhet/oppdragsgiver.19
Oppdragsgiver har et betydelig handlingsrom til å tilpasse rutinene til virksomhetens størrelse og egenart. En liten kommune kan for eksempel ikke forventes å ha samme ambisjonsnivå som store, profesjonelle oppdragsgivere med omfattende og komplekse anskaffelsesporteføljer. Det fremgår av lovens forarbeider at det ikke kreves at rutinene utformes som aktsomhetsvurderinger. 20
Rutinene kan for eksempel omfatte krav i tråd med UFF-rammeverket om at oppdragsgiver skal vurdere om virksomhetens behov skal dekkes gjennom en anskaffelse eller å anskaffe nytt, eller om behovet kan dekkes ved å kjøpe brukt, reparere, leie, bruke delingsmuligheter, mv.
Oppdragsgiver kan oppfylle plikten til å ha egnede rutiner ved å anvende rutiner og verktøy som er utarbeidet av andre enn oppdragsgiver selv. Disse må imidlertid dekke de samfunnshensynene som er relevante for oppdragsgivers virksomhet. Dette kan for eksempel være maler utviklet av DFØ. Det er heller ikke et krav om en egen rutine som kun omhandler ivaretakelse av lovens samfunnshensyn.
Bestemmelsen oppstiller ikke krav om offentliggjøring av rutinene. Hensynet til fleksibel og kontinuerlig utvikling og oppdatering, tilsier at det ikke er et krav om å offentliggjøre rutinene.21
Fulltekst
Oppdragsgiver skal ha egnede rutiner for å sikre at relevante samfunnshensyn ivaretas i anskaffelsene.18 Gjennom rutinene konkretiseres anskaffelsesstrategien, og det angis hvordan samfunnshensynene skal ivaretas og følges opp i relevante anskaffelser. Det er ikke et krav om en egen rutine som kun omhandler ivaretakelse av lovens samfunnshensyn. Det er tilstrekkelig at dette integreres i eksisterende rutiner.
Hva som er «egnede» rutiner, og hva rutinene bør inneholde, må vurderes konkret. Relevante momenter er blant annet anskaffelsenes art, kontraktenes størrelse og varighet, samt risikoen for brudd på samfunnshensyn. Kravet til egnethet tilsier også at rutinene ikke bør være utdaterte. Hvor ofte rutinene må oppdateres, må tilpasses den enkelte virksomhet/oppdragsgiver.19
Oppdragsgiver har et betydelig handlingsrom til å tilpasse rutinene til virksomhetens størrelse og egenart. En liten kommune kan for eksempel ikke forventes å ha samme ambisjonsnivå som store, profesjonelle oppdragsgivere med omfattende og komplekse anskaffelsesporteføljer. Det fremgår av lovens forarbeider at det ikke kreves at rutinene utformes som aktsomhetsvurderinger. 20
Rutinene kan for eksempel omfatte krav i tråd med UFF-rammeverket om at oppdragsgiver skal vurdere om virksomhetens behov skal dekkes gjennom en anskaffelse eller å anskaffe nytt, eller om behovet kan dekkes ved å kjøpe brukt, reparere, leie, bruke delingsmuligheter, mv.
Oppdragsgiver kan oppfylle plikten til å ha egnede rutiner ved å anvende rutiner og verktøy som er utarbeidet av andre enn oppdragsgiver selv. Disse må imidlertid dekke de samfunnshensynene som er relevante for oppdragsgivers virksomhet. Dette kan for eksempel være maler utviklet av DFØ. Det er heller ikke et krav om en egen rutine som kun omhandler ivaretakelse av lovens samfunnshensyn.
Bestemmelsen oppstiller ikke krav om offentliggjøring av rutinene. Hensynet til fleksibel og kontinuerlig utvikling og oppdatering, tilsier at det ikke er et krav om å offentliggjøre rutinene.21