Oppdragsgiver plikter å dokumentere risikovurderingen og eventuell etterfølgende dokumentasjonsbasert kontroll. Dette innebærer at oppdragsgiver i tilstrekkelig grad må sørge for å dokumentere kontrollen, i samsvar med forvaltningsrettslige prinsipper og arkivloven.
Oppdragsgiver plikter å dokumentere risikovurderingen og eventuell etterfølgende dokumentasjonsbasert kontroll.23 Dette innebærer at oppdragsgiver i tilstrekkelig grad må sørge for å dokumentere kontrollen, i samsvar med forvaltningsrettslige prinsipper og arkivloven.24
Dokumentasjonskravets omfang avhenger av utfallet av risikovurderingen. Dersom risikovurderingen avdekker lav risiko for en kontrakt, kan det for eksempel være tilstrekkelig å vise til oppdragsgivers rutiner og kort angi hvilke momenter som er vurdert. Konklusjonen på vurderingen bør fremgå av dokumentasjonen.25
For kontrakter der risikovurderingen avdekker høy risiko, og hvor oppdragsgiver derfor gjennomfører etterfølgende dokumentasjonskontroll, skal dette dokumenteres.26 Oppdragsgiver bør for eksempel dokumentere hvilke kontrollhandlinger som er gjennomført, hvilken dokumentasjon som er innhentet, og resultatet av kontrollen. Dette gjelder også eventuelle avvik og oppfølgingstiltak.
Det er viktig at oppdragsgiver etablerer gode rutiner for dokumentasjon, slik at erfaringer og tidligere vurderinger kan brukes i senere risikovurderinger av kontrakten. Dokumentasjonen kan også legges til grunn dersom oppdragsgiver vurderer å avvise leverandøren ved senere anskaffelser.27
Fulltekst
Oppdragsgiver plikter å dokumentere risikovurderingen og eventuell etterfølgende dokumentasjonsbasert kontroll.23 Dette innebærer at oppdragsgiver i tilstrekkelig grad må sørge for å dokumentere kontrollen, i samsvar med forvaltningsrettslige prinsipper og arkivloven.24
Dokumentasjonskravets omfang avhenger av utfallet av risikovurderingen. Dersom risikovurderingen avdekker lav risiko for en kontrakt, kan det for eksempel være tilstrekkelig å vise til oppdragsgivers rutiner og kort angi hvilke momenter som er vurdert. Konklusjonen på vurderingen bør fremgå av dokumentasjonen.25
For kontrakter der risikovurderingen avdekker høy risiko, og hvor oppdragsgiver derfor gjennomfører etterfølgende dokumentasjonskontroll, skal dette dokumenteres.26 Oppdragsgiver bør for eksempel dokumentere hvilke kontrollhandlinger som er gjennomført, hvilken dokumentasjon som er innhentet, og resultatet av kontrollen. Dette gjelder også eventuelle avvik og oppfølgingstiltak.
Det er viktig at oppdragsgiver etablerer gode rutiner for dokumentasjon, slik at erfaringer og tidligere vurderinger kan brukes i senere risikovurderinger av kontrakten. Dokumentasjonen kan også legges til grunn dersom oppdragsgiver vurderer å avvise leverandøren ved senere anskaffelser.27