Begrunnelsesplikt ved avvik fra 30 prosent miljøvekting

Når oppdragsgiver ikke følger hovedregelen om 30 prosent klima- og miljøvekting, må avviket begrunnes i anskaffelsesdokumentene. Begrunnelsen må vise hvorfor unntaket er anvendelig, og den må være konkret nok til at leverandørene og KOFA kan etterprøve vurderingen.

Redaksjonell merknad: Siden gjelder anskaffelsesforskriften § 7-9 slik bestemmelsen gjelder frem til 1. juli 2026. Fra 1. juli 2026 oppheves § 7-9 i anskaffelsesforskriften. Denne siden bør derfor kobles til en egen side om den nye reguleringen av klima- og miljøhensyn.

Kort svar

FOA § 7-9 bygger på en følg eller forklar-modell.

Hovedregelen er at klima- og miljøhensyn skal vektes med minimum 30 prosent når oppdragsgiver bruker vektede tildelingskriterier. Hvis oppdragsgiver fraviker dette, må avviket begrunnes i anskaffelsesdokumentene.

Begrunnelsesplikten oppstår særlig i to situasjoner:

• Oppdragsgiver bruker klima- og miljøkrav i kravspesifikasjonen i stedet for 30 prosent miljøvekting.
• Oppdragsgiver mener at anskaffelsen etter sin art har uvesentlig klimaavtrykk og miljøbelastning.

Begrunnelsen må ikke bare si at oppdragsgiver har valgt en annen modell. Den må forklare hvorfor unntaket er anvendelig i den konkrete anskaffelsen.

Det sentrale er:

• Begrunnelsen må stå i anskaffelsesdokumentene.
• Begrunnelsen må være konkret nok til å ivareta etterprøvbarhet.
• Begrunnelsen må vise hvilket faktagrunnlag og hvilke vurderinger oppdragsgiver bygger på.
• En etterfølgende forklaring til KOFA kan ikke reparere at begrunnelsen manglet, men kan få betydning for om de materielle vilkårene var oppfylt og om feilen gir avlysningsplikt.

Når oppstår begrunnelsesplikten?

Begrunnelsesplikten oppstår når oppdragsgiver ikke følger hovedmodellen i FOA § 7-9.

Etter § 7-9 andre ledd skal oppdragsgiver vekte klima- og miljøhensyn med minimum 30 prosent. Hvis oppdragsgiver i stedet bruker krav i kravspesifikasjonen, følger begrunnelsesplikten av fjerde ledd. Hvis oppdragsgiver bruker uvesentlig-unntaket, følger begrunnelsesplikten av femte ledd.

Dette er to ulike begrunnelsesplikter:

Det er viktig å angi riktig grunnlag. Der bemerket KOFA at begrunnelsen syntes å være rettet mot uvesentlig-unntaket i femte ledd, selv om oppdragsgiver ikke hadde påberopt dette unntaket.

Hvor skal begrunnelsen stå?

Begrunnelsen skal stå i anskaffelsesdokumentene.

Med anskaffelsesdokumentene menes normalt kunngjøringen, konkurransegrunnlaget og eventuelt andre dokumenter som beskriver konkurransen og kravene. DFØ anbefaler at begrunnelsen legges i kunngjøringsskjemaet, men det sentrale etter forskriften er at begrunnelsen fremgår av anskaffelsesdokumentene på en måte som gjør den tilgjengelig for leverandørene.

Det er ikke nok at:

• vurderingen ligger i et internt notat,
• begrunnelsen gis muntlig i et leverandørmøte,
• oppdragsgiver forklarer seg først i klagebehandlingen,
• begrunnelsen fremgår indirekte av at det er stilt noen miljøkrav.

Oppdragsgiver hadde gjennomgått begrunnelsen på tilbudskonferanse, men KOFA uttalte at dette ikke var avgjørende fordi begrunnelsen skulle fremgå av anskaffelsesdokumentene.

Hvor konkret må begrunnelsen være?

Begrunnelsen må være konkret nok til å vise hvorfor unntaket er anvendelig.

Det holder ikke å skrive:

• «Miljø ivaretas gjennom kravspesifikasjonen.»
• «Det er stilt strenge miljøkrav.»
• «Oppdragsgiver vurderer at krav gir bedre miljøeffekt.»
• «Anskaffelsen har uvesentlig miljøbelastning.»

Slike formuleringer kan være konklusjoner, men de er ikke begrunnelser.

En god begrunnelse bør normalt vise:

• Hvilke klimaavtrykk og miljøbelastninger anskaffelsen har.
• Hvilke deler av ytelsen som skaper disse belastningene.
• Hvilke krav eller tiltak oppdragsgiver bruker for å redusere belastningene.
• Hvorfor krav gir bedre effekt enn et tildelingskriterium.
• Hvilket kunnskapsgrunnlag vurderingen bygger på.
• Hvordan kravene skal dokumenteres og følges opp.
• Hvorfor vurderingen gjelder denne anskaffelsen, ikke bare en generell anskaffelseskategori.

Oppdragsgiver hadde ikke forklart hvorfor kravene skulle gi bedre effekt enn å bruke klima og miljø som tildelingskriterium. KOFA tok utgangspunkt i oppdragsgivers begrunnelse, og kom til at unntaket ikke var anvendelig.

Begrunnelse ved krav i stedet for 30 prosent miljøvekting

Når oppdragsgiver bruker krav i kravspesifikasjonen i stedet for 30 prosent miljøvekting, må begrunnelsen vise hvorfor kravene klart gir bedre klima- og miljøeffekt.

Det krever normalt en sammenligning:

• Hva ville et miljøkriterium vektet 30 prosent kunne oppnå?
• Hva oppnår de valgte kravene?
• Hvorfor gir kravene bedre klima- og miljøeffekt?
• Hva viser markedet om muligheten til å oppfylle kravene?
• Er kravene bindende og tilstrekkelig ambisiøse?
• Kan kravene kontrolleres i kontraktsperioden?

KOFA uttalte også at en etterprøvbar begrunnelse etter ordlyden må inneholde en redegjørelse for hvorfor oppdragsgiver har vurdert at kravspesifikasjonen ivaretar hensynet bedre enn tildelingskriterier i den konkrete anskaffelsen.

Eksempel: Godt materielt grunnlag, men brudd på begrunnelsesplikten

KOFA kom til at oppdragsgiver hadde sikret seg et tilstrekkelig kunnskapsgrunnlag og at minstekravene klart ga bedre miljøeffekt.

Likevel var begrunnelsesplikten brutt, fordi begrunnelsen ikke sto i anskaffelsesdokumentene. Oppdragsgiver forklarte først i klagebehandlingen hvorfor minstekravet var valgt.

Saken viser et viktig skille:

Kravene kan være materielt lovlige, men oppdragsgiver kan likevel ha brutt begrunnelsesplikten.

Begrunnelse ved uvesentlig klimaavtrykk og miljøbelastning

Hvis oppdragsgiver mener at anskaffelsen etter sin art har uvesentlig klimaavtrykk og miljøbelastning, må dette også begrunnes i anskaffelsesdokumentene.

Denne begrunnelsen er annerledes enn begrunnelsen etter fjerde ledd.

Ved uvesentlig-unntaket må oppdragsgiver forklare:

• Hva som er anskaffelsens art.
• Hvorfor anskaffelser av denne arten generelt har uvesentlig klimaavtrykk og miljøbelastning.
• Hvilket grunnlag vurderingen bygger på.
• Hvorfor relevante praktiske deler av ytelsen ikke tilsier en annen konklusjon.

DFØ legger til grunn at det ikke nødvendigvis kreves vitenskapelig dokumentasjon. Det er likevel ikke nok å bare påstå at anskaffelsen har uvesentlig klimaavtrykk og miljøbelastning.

Samtidig må oppdragsgiver være forsiktig med å gjøre vurderingen for abstrakt. KOFA-praksis viser at praktiske deler av ytelsen, som transport, kjøretøy, utstyr eller materialer, kan være avgjørende for om unntaket faktisk er anvendelig.

Kan manglende begrunnelse repareres i ettertid?

Manglende begrunnelse kan ikke repareres fullt ut i ettertid.

Hvis forskriften krever at begrunnelsen skal stå i anskaffelsesdokumentene, er dette et selvstendig krav. En forklaring til KOFA etter klage kan derfor ikke gjøre at begrunnelsesplikten anses oppfylt.

KOFA-praksis viser likevel at etterfølgende forklaringer kan få betydning for et annet spørsmål: om de materielle vilkårene for unntaket faktisk var oppfylt på kunngjøringstidspunktet.

Skillet er slik:

Nemnda konstaterte først brudd på begrunnelsesplikten fordi konkurransegrunnlaget ikke forklarte hvorfor kravene ga bedre effekt enn 30 prosent miljøvekting. Deretter vurderte KOFA om oppdragsgiver i etterfølgende forklaringer hadde sannsynliggjort at vilkårene var oppfylt på kunngjøringstidspunktet.

Begrunnelsesfeil og avlysningsplikt

Ikke alle brudd på begrunnelsesplikten gir avlysningsplikt.

Det må skilles mellom:

• Ren begrunnelsesfeil: Begrunnelsen manglet eller var for svak, men de materielle vilkårene for unntaket var oppfylt.
• Materiell feil: Oppdragsgiver skulle ha brukt 30 prosent miljøvekting, fordi unntaket ikke var anvendelig.

Dette skillet er helt sentralt.

Oppdragsgiver hadde likevel brutt begrunnelsesplikten. Feilen medførte ikke avlysningsplikt.

Nemnda kunne ikke se at den manglende begrunnelsen hadde betydning for deltakerinteressen eller utfallet.

Oppdragsgiver hadde ikke sannsynliggjort at vilkårene for å stille krav i stedet for 30 prosent miljøvekting var oppfylt. Feilen gjaldt dermed selve tildelingsstrukturen. KOFA kom til at feilen kunne ha påvirket konkurranseutfallet, og at konkurransen måtte avlyses.

Når kravene i realiteten ikke var bindende nok eller ikke traff det markedet kunne levere, var oppdragsgiver forpliktet til å vekte klima og miljø med 30 prosent. Feilen kunne ha påvirket konkurranseutfallet og medførte avlysningsplikt.

Når er avlysningsrisikoen særlig høy?

Avlysningsrisikoen er særlig høy når:

• miljø ikke er vektet 30 prosent,
• begrunnelsen mangler eller er generell,
• oppdragsgiver ikke kan vise et tilstrekkelig kunnskapsgrunnlag,
• kravene er lite bindende,
• kravene ligger under markedsnivå,
• kravene ikke treffer anskaffelsens sentrale klima- og miljøbelastninger,
• tildelingsmodellen kunne påvirket tilbudsutformingen eller rangeringen.

Det avgjørende er ikke bare om begrunnelsen er svak. Spørsmålet er om feilen kan ha påvirket deltakerinteressen, tilbudsutformingen eller konkurranseutfallet, og om feilen kan rettes på annen måte enn avlysning.

Hva bør stå i begrunnelsen?

En praktisk begrunnelse kan bygges slik:

Oppdragsgiver har vurdert anskaffelsens klimaavtrykk og miljøbelastning. De vesentligste belastningene knytter seg til [transport/materialbruk/energiforbruk/avfall/produksjon/annet].

Oppdragsgiver har vurdert om klima og miljø bør brukes som tildelingskriterium med minimum 30 prosent vekting. Etter en konkret vurdering er det valgt å stille krav i kravspesifikasjonen i stedet.

Bakgrunnen er at [forklar hvorfor krav gir bedre effekt]. Et tildelingskriterium ville [forklar svakheten ved kriterium i denne anskaffelsen]. Kravene sikrer derimot at [forklar hvilken miljøprestasjon alle leverandører må oppfylle].

Vurderingen bygger på [markedsdialog/tidligere anskaffelser/leverandørinnspill/tekniske vurderinger/erfaring]. Dette viser at markedet kan oppfylle kravene, og at kravene ligger på et nivå som gir reell klima- og miljøeffekt.

Kravene skal dokumenteres ved [dokumentasjon], og oppdragsgiver vil følge dem opp gjennom [rapportering/kontroll/sanksjoner].

Dette er bare en struktur. Den må tilpasses den konkrete anskaffelsen.

Forholdet til andre temasider

Denne siden gjelder begrunnelsesplikten. Den bør leses sammen med:

• FOA § 7-9: 30 prosent klima- og miljøvekting
• Krav i stedet for 30 prosent miljøvekting
• Uvesentlig klimaavtrykk eller miljøbelastning
• Hybridmodellen: miljøkrav og lavere miljøvekting
• Konsekvensen av feil ved FOA § 7-9

Redaksjonelle merknader

• Siden bør ikke bruke DFØs veileder som bindende rett, men som veiledning og støtte til systematikken.
• Siden bør ikke fremstille KOFA som domstol, men KOFA-praksis er likevel den viktigste praktiske kilden til hvordan § 7-9 er anvendt.
• Siden bør ikke bli en full materiell side om når krav gir klart bedre klima- og miljøeffekt. Det behandles på egen temaside.
• Siden bør heller ikke bli en full side om uvesentlig-unntaket. Her behandles bare begrunnelsesplikten.

Denne artikkelen gir en overordnet forklaring av problemstillingen. På kursene våre går vi gjennom KOFA-praksis, konkrete eksempler, sjekklister og vurderingsmodeller for hvordan dette bør håndteres i konkurransegrunnlag og begrunnelser.