KOFA 2010/164: Unormalt lavt tilbud og manglende dokumentasjon

2010/164 Oslo kommune

Innklaget: Oslo kommune

Klager: O. B. Wiik AS Avgjørelse: Avvist - saken ubegrunnet eller kan klart ikke føre frem Type sak: Rådgivende sak Klagenemnda for offentlige anskaffelser O. B. Wiik AS Att. Lars Dalgaard Industriveien 13 2020SKEDSMOKORSET Deres referanse Vår referanse Dato 2010/164 18.02.2011 Avvisning av klage på offentlig anskaffelse Det vises til Deres klage på offentlig anskaffelse av 19. mai 2010 vedrørende anskaffelse av TV/pressesenter og smøreboder til Holmenkollen nasjonalanlegg. Klagenemndas sekretariat har besluttet å avvise klagen som uhensiktsmessig for behandling i klagenemnda, jf. forskrift omklagenemnd for offentlige anskaffelser § 9. Grunnen er at klagen klart ikke kan føre fram. Sekretariatets avvisningsbeslutning kan påklages til klagenemndas leder innen 3 virkedager etter at den ble gjort kjent for klager. Nedenfor gis en oppsummering av bakgrunnen for klagen og sekretariatets vurdering.

Bakgrunn

(1)Oslo kommune (heretter kalt innklagede) kunngjorde 15. mars 2010 en åpen anbudskonkurranse vedrørende inngåelse av kontrakt for oppføring av et provisorisk pressesenter og nasjons- og smøreboder til SkiVM 2011.

(2)I kunngjøringen punkt II.1.5 var det gitt en kort beskrivelse av anskaffelsen: ”Ski VM 2011 skal avholdes i perioden 23. februar til 6. mars 2011. I den forbindelse skal Oslo Kommune bygge et provisorisk International Broadcast Center og Main Press Center (heretter kalt IBC/MPC). Bygningen skal huse alle internasjonale TV selskaper (ca 20-25 tv selskaper) og skrivende presse til VM på ski i 2011. Totalt antall personer som skal ha sin arbeidsplass i senteret er ca 200 for IBC og 500 for MPC. I kafeteria antas det at man vil ha ca 400 bespisende samtidig. Ovennevnte antall kan bli justert. I tillegg skal nasjons- og smøreboder etableres. Øvrige provisoriske bygninger med ulike funksjoner og formål kan også være aktuelt å etablere.”

(3)Det var anledning til å gi deltilbud i konkurransen, jf. konkurransegrunnlaget punkt 2.6: ”Det er adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget. Det er kun mulig å gi tilbud på følgende variasjoner: 1. TV/pressesenter og smøreboder 2. TV/pressesenter 3. Smøreboder Tilbudene vil bli evaluert hver for seg. Dvs. den som gir det mest fordelaktige tilbudet på det enkelte deltilbud vil bli valgt. Dvs. tilbydere må akseptere at man kan bli tildelt kun deler av sitt tilbud.”

(4)Tildelingskriteriene fremgikk av konkurransegrunnlaget punkt 4.2: ”Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: Kriterium Vekt Dokumentasjonskrav · Pris · 60 · Ferdig utfylt prisskjema, % vedlegg 3 · Kvalitet · 40 · Beskrivelse av leveransen - Tekniske % med valg av løsning for egenskaper oppdraget, materialkvalitet - Estetiske og og tekniske data. praktiske · Område/plan/snitt/fasade- egenskaper tegninger med tilhørende - Gjennomførings beskrivelse/tekst som viser plan pressesenterets utforming, herunder logistikk, utseende, ryddighet, enhetlighet og skikkelighet innvendig og utvendig. · Beskrivelse av hvordan oppdraget er tenkt gjennomført. Innkomne tilbud vil bli vurdert etter følgende skala (relativ vurdering mellom tilbyderne), hvor vekttall vil bli multiplisert med vurdert score (0 = lavest, 10 = høyest), pr kriterie, som vil bli summert til et samlet antall poeng.”

(5)Innklagede mottok tilbud fra tre tilbydere innen fristen den 16. april 2010 kl. 14.00. Blant disse var O. B. Wiik AS (heretter kalt klager) og Cramo AS (heretter kalt valgte leverandør). Innklagede informerte klager om valg av leverandør ved brev 6. mai 2010. Fra brevet hitsettes: ”Vi viser til konkurranse K8002 TV/pressesenter og smøreboder i forbindelse med Oslo kommunes utbyggingsprosjekt Holmenkollen Nasjonalanlegg. O. B. Wiik leverte tilbud på TV/pressesenter og nasjons- og smøreboder. Cramo tildeles kontrakten. Tilbyder Cramo har fått høyeste poengscore med totalt 1000 poeng på nasjons- og smøreboder og 800 på TV/pressesenter. Nasjons- og smøreboder Cramo har den laveste prisen (2,35 mill eks mva) og fått høyeste poengscore på pris

(600). Ihht konkurransedokumentet skal innkomne tilbud bli vurdert etter følgende skala (relativ vurdering mellom tilbyderne), hvor vekttall vil bli multiplisert med vurdert score (0 = laveste, 10 = høyeste), pr kriterie, som så vil bli summert til et samlet antall poeng. Ettersom enkelte tilbydere var dobbelt så dyre i pris som laveste tilbyder ble en hybridutregning med knekkpunkt 2,5 innført. Score for tildelingskriteriet pris beregnes etter formelen: P=IF(Differansen i prosent<0,750000000001;(score normal);(2,5*(laveste tilbyder*1,75))/aktuell evalueringssum) Tilbyder Cramo har fått poengscore (400) på kriteriet kvalitet. Samtlige tilbydere har fått høyeste poengscore på nasjons- og smøreboder. Alle brakkene var av tilsvarende kvalitet. Evalueringen har gitt følgende poengscore: Firma Pris Kvalitet Vektet Vekttall 60 Vekttall 40 tildelingskarakter Malthus AS 90 400 490 Cramo AS 600 400 1000 O.B.Wiik 101,4 400 501,4 TV/Pressesenter Cramo har den laveste prisen (15,6 mill eks mva) og fått høyeste poengscore på pris

(600). Ihht konkurransedokumentet skal innkomne tilbud bli vurdert etter følgende skala (relativ vurdering mellom tilbyderne), hvor vekttall vil bli multiplisert med vurdert score (0 = laveste, 10 = høyeste), pr kriterie, som så vil bli summert til et samlet antall poeng. Ettersom enkelte tilbydere var dobbelt så dyre i pris som laveste tilbyder ble en hybridutregning med knekkpunkt 2,5 innført. Score for tildelingskriteriet pris beregnes etter formelen: P=IF(Differansen i prosent<0,750000000001;(score normal);(2,5*(laveste tilbyder*1,75))/aktuell evalueringssum) Tilbyder Cramo har fått laveste poengscore (200) på kriteriet kvalitet. Cramo har vist at de har forstått oppgaven og IBC/MPC funksjonalitet er god. Cramo har en god beskrivelse av byggets arealer, funksjoner, forslag til løsning og teknisk beskrivelse. Cramo mangler snitt og fasadetegninger som gjør at de trekkes på utforming og utseende. Cramos beskrivelse av oppdragsgjennomføringen er kort beskrevet og tar ikke med seg byggefasen av bygget. På bakgrunn av innlevert dokumentasjon på tildelingskriteriet kvalitet gis tilbyder karakter 5 på en skala fra 1-10 for IBC/MPC. Evalueringen har gitt følgende poengscore: Firma Pris Kvalitet Vektet Vekttall 60 Vekttall 40 tildelingskarakter Malthus AS Ikke levert Ikke levert Ikke levert Cramo AS 600 200 800 O.B.Wiik 117,6 400 417,6 En eventuell klage må være Holmenkollprosjektet v/Stian Ilebrekke i hende senest torsdag 20.05.10, jf. FOA § 22-3. Eventuelle anmodninger om en nærmere begrunnelse for avgjørelsen må fremstilles skriftlig innen samme dato, jf. FOA § 20-16.”

(6)Fra anskaffelsesprotokollen hitsettes følgende om evaluering av valgte leverandørs tilbud på tildelingskriteriet ”Kvalitet”: · ”Område/plan/snitt/fasade-tegninger med tilhørende beskrivelse/tekst som viser pressesenterets utforming, herunder logistikk, utseende, ryddighet, enhetlighet og skikkelighet innvendig og utvendig. Dette punktet gjelder kun IBC/MPC: Har kun lagt ved område- og plantegninger av IBC/MPC, ikke snitt og fasade. Har lagt ved produktdatablader på brakkene som vil bli benyttet. Cramo bekrefter å oppfylle kravspesifikasjonen på alle punkter, både for størrelse på IBC/MPC og antall parkeringsplasser. Det er i prosaform tynt redegjort for logistikk, men plantegninger viser både logistikk på IBC/MPC-tomten samt internt i bygget. Utseende på brakker er vist i produktdatablad, ikke lagt ved for elementdelen. Alle brakker i samme utførelse.”

(7)Klager brakte saken inn for Klagenemnda for offentlige anskaffelser ved brev 19. mai 2010. Innklagede signerte kontrakt med valgte leverandør 26. mai 2010.

Anførsler

Klagers anførsler

(8)Innklagede har brutt regelverket ved ikke å avvise valgte leverandørs tilbud på smøreboder som unormalt lavt. Det vises til at valgte leverandørs tilbudspris var cirka to og en halv ganger lavere enn de øvrige leverandørenes tilbudspriser.

(9)Valgte leverandørs tilbud på pressesenter oppfylte ikke dokumentasjonskravene i konkurransegrunnlaget. Det fremgår tydelig av anskaffelsesprotokollen at valgte leverandør ikke har levert snitt- og fasadetegninger, samt at det er tynt redegjort for logistikk og at oppsettet av selve bygget ikke er beskrevet.

Innklagedes anførsler

(10)Innklagede hadde ikke plikt til å avvise valgte leverandørs tilbud på smøreboder som unormalt lavt. Det vises til at forskriften § 20-13 (2) bokstav c gir oppdragsgiver rett, men ikke plikt, til å avvise tilbud som virker unormalt lave. Det er opp til oppdragsgiver å avgjøre omdenne retten skal benyttes.

(11)Valgte leverandørs tilbud på smøreboder var uansett ikke unormalt lavt i forhold til ytelsen. Prisen valgte leverandør oppga, var i overkant av den prisen innklagede hadde budsjettert med, og valgte leverandørs tilbud lå dermed nærmest den forventede markedsprisen.

(12)Innklagede hadde ikke plikt til å avvise valgte leverandørs tilbud på TV/pressesenter på grunn av manglende oppfyllelse av dokumentasjonskrav. Det er riktig at tilbudet fra valgte leverandør mangler snitt- og fasadetegninger. Det er likevel fullt mulig å sammenligne tilbudet fra valgte leverandør med de øvrige tilbudene i konkurransen. Manglende dokumentasjon av tildelingskriteriene er ikke i seg selv en avvisningsgrunn. I dette tilfellet var forskjellen i poeng mellom tilbudene på tildelingskriteriet ”Pris” så stor at en endring av poeng på tildelingskriteriet ”Kvalitet” ikke ville hatt betydning for rangeringen av tilbudene. Sekretariatets vurdering:

(13)Klager har deltatt i konkurransen, og har saklig klageinteresse, jf. forskrift 15. november 2002 nr. 1288 om klagenemnd for offentlige anskaffelser § 6, annet ledd. Anskaffelsen er gjennomført etter lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser og forskrift 7. april 2006 nr. 402 om offentlige anskaffelser delI og delIII. Avvisning på grunn av unormalt lavt tilbud

(14)Klager har anført valgte leverandørs tilbud på smøreboder er unormalt lavt, og at innklagede derfor har brutt regelverket ved ikke å avvise valgte leverandørs tilbud.

(15)Det følger av forskriften § 20-13 (2) bokstav c at oppdragsgiver ”kan” avvise et tilbud når det ”virker unormalt lavt i forhold til ytelsen”. Etter ordlyden har oppdragsgiver altså rett, men ikke plikt, til å avvise et tilbud som fremstår som unormalt lavt. Klagers anførsel kan på bakgrunn av dette ikke føre frem. Avvisning på grunn av manglende dokumentasjon

(16)Klager har anført at valgte leverandørs tilbud på pressesenter ikke oppfylte dokumentasjonskravene i konkurransegrunnlaget.

(17)Sekretariatet forstår dette som en anførsel om at valgte leverandørs tilbud skulle vært avvist fra konkurransen.

(18)Det følger av forskriften § 20-13 (1) bokstav f at oppdragsgiver har plikt til å avvise et tilbud dersom ”det på grunn av avvik, forbehold, feil, ufullstendigheter, uklarheter eller lignende i en anbudskonkurranse kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene”.

(19)Innklagede har opplyst i konkurransegrunnlaget punkt 4.2 at tildelingskriteriet ”Kvalitet” blant annet ville bli evaluert på bakgrunn av ”Område/plan/snitt/fasade- tegninger med tilhørende beskrivelse/tekst som viser pressesenterets utforming, herunder logistikk, utseende, ryddighet, enhetlighet og skikkelighet innvendig og utvendig”. I anskaffelsesprotokollen og meddelelsesbrevet er det opplyst at valgte leverandør bare har levert område- og plantegninger, ikke snitt- og fasadetegninger. Valgte leverandørs tilbud innholder således ikke all den etterspurte dokumentasjonen for evalueringen av tildelingskriteriet ”Kvalitet”. Tilbudet må derfor anses som ufullstendig.

(20)Neste spørsmål blir da hvorvidt denne ufullstendigheten medfører tvil om hvordan valgte leverandørs tilbud skal vurderes i forhold til de øvrige tilbudene i konkurransen.

(21)Klagenemnda har tidligere uttalt seg om hva som ligger i dette vilkåret i den tilsvarende bestemmelsen forskriftens del II, § 11-11 (1) bokstav f. I klagenemndas sak 2009/281 premissene (21) og (22) uttales følgende: ”(21) Klagenemnda viser til at ordlyden i § 11-11 første ledd bokstav f ”… kan medføre tvil…” gir anvisning på at det er en lav terskel for når en mangel ved et tilbud skal anses for å ha påvirket utfallet. Det samme er lagt til grunn i klagenemndas sak 2008/202 premiss (30) og i Fornyings- og administrasjonsdepartementets veileder til reglene om offentlige anskaffelser fra 2006, der det på side 165 uttales: ”Det skal i praksis ofte lite til før dette vilkåret er oppfylt.” Bestemmelsen er en konsekvens av forhandlingsforbudet ved anbudskonkurranser, og av at det er leverandøren som har ansvaret for å utforme tilbudet korrekt.

(22)Det er tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes ”i forhold til de øvrige tilbudene” som er det avgjørende. Dette innebærer at det kun foreligger en avvisningsplikt i de tilfeller der tvilen kan ha hatt betydning for tilbudets rangering blant de andre tilbudene. Dette er lagt til grunn i veilederen på side 166, og synes også å følge av klagenemndas avgjørelser 2008/130 premiss (16) og 2008/202 premiss (35). Bestemmelsen er et utslag av den generelle bestemmelsen i loven § 1 om å ”sikre mest mulig effektiv ressursbruk”. Dette ville harmonere dårlig med en plikt til å avvise et tilbud som utvilsomt er det økonomisk mest fordelaktige, uansett hvordan oppdragsgiver vurderer avviket.”

(22)Innklagede har i dette tilfellet gitt valgte leverandør trekk ved vurderingen av byggets utforming og utseende på grunn av de manglende snitt- og fasadetegningene, jf. meddelelsesbrevet 6. mai 2010. Utseende på de tilbudte brakkene fremgikk imidlertid av vedlagte produktdatablad. Videre fremgår det av meddelelsesbrevet og anskaffelsesprotokollen at logistikk i bygget og på tomten fremgår av plantegningene og at valgte leverandør har gitt en god beskrivelse av byggets arealer, funksjoner, forslag til løsning og teknisk beskrivelse. På bakgrunn av den innleverte dokumentasjonen er valgte leverandør gitt karakteren 5 på tildelingskriteriet ”Kvalitet”. Meddelelsesbrevet 6. mai 2010 og anskaffelsesprotokollen viser at innklagede, til tross for de manglende snitt- og fasadetegningene, har kunnet foreta en reell vurdering og karakterfastsettelse for valgte leverandørs tilbud på tildelingskriteriet ”Kvalitet”. Sekretariatet kan på bakgrunn av dette ikke se at det forelå tvil om hvordan valgte leverandørs tilbud skulle vurderes i forhold til de øvrige tilbudene på tildelingskriteriet ”Kvalitet”, og det forelå da heller ingen plikt til å avvise tilbudet. Klagers anførsel fører derfor ikke frem. Ettersomsekretariatet har funnet at klagen klart ikke kan føre fram, avvises den som uhensiktsmessig for behandling i klagenemnda, jf. klagenemndsforskriften § 9. Med vennlig hilsen Linda Midtun rådgiver Mottakere: O. B. Wiik AS Oslo kommune