KOFA-AVGJØRELSE

KOFA 2007/136: Referanseevaluering ved tildelingskriterium

Avgjort11. februar 2008

RegelverkFOA 2006

SakstypeKlage over sekretariatets avvisningsvedtak – tildeling/referanseevaluering

InnklagetStavangerregionen Havn IKS

KlagerMalerfirma Magne Henriksen

Verdiikke spesifisert i avgjørelsen

ArtTjeneste

Prosedyreikke spesifisert i avgjørelsen

TerskelverdiIkke spesifisert

KOFA-sekretariatet avviste klagen fra Malerfirma Magne Henriksen mot Stavangerregionen Havn IKS som klart ikke kunne føre frem. Etter klage på avvisningsbeslutningen opprettholdt klagenemndas leder avvisningen og fant at oppdragsgivers referanseevaluering under tildelingskriteriet «erfaring og referanser» var fullt forsvarlig.

Hovedspørsmål

Var oppdragsgivers metode for å innhente og vektlegge tilbakemeldinger fra referanser i evalueringen av tildelingskriteriet «erfaring og referanser fra tilsvarende bygg» i strid med anskaffelsesregelverket?

Faktum

Stavangerregionen Havn IKS gjennomførte en konkurranse der tildelingskriteriet «erfaringer og referanser fra tilsvarende bygg» ble vektet med 20 %. Oppdragsgiver kontaktet to referanser som begge tilbydere hadde oppgitt, og ba dem vurdere henholdsvis faglig utført arbeid og administrativ vurdering – herunder økonomiske rutiner og fremdrift – på en skala fra 1 til 10. Tilbakemeldingene dannet grunnlag for poenggivningen under dette kriteriet. Malerfirma Magne Henriksen oppnådde 13 poeng, mens valgte leverandør oppnådde 18 poeng. Differansen var utslagsgivende for tildelingsbeslutningen. Klager hevdet at referansetilbakemeldingene var lite saklige og bygde på «flyktige uttalelser fra utvalgte personer». Sekretariatet avviste klagen 29. januar 2008 som uhensiktsmessig for behandling i nemnda, jf. forskrift om klagenemnd for offentlige anskaffelser av 15. november 2002 § 9. Klager påklaget avvisningsbeslutningen 1. februar 2008, innen fristen på tre virkedager, og saken ble oversendt klagenemndas leder.

KOFAs vurdering

1. Adgangen til avvisning og overprøving av sekretariatets beslutning Rettsregel: Etter klagenemndforskriften av 15. november 2002 § 9 kan sekretariatet avvise en klage som uhensiktsmessig for behandling i nemnda dersom klagen antas ikke å kunne føre frem. Klage på avvisningsbeslutningen må fremsettes innen tre virkedager og behandles av klagenemndas leder. KOFAs tolkning: Bestemmelsen gir sekretariatet – og ved overprøving klagenemndas leder – adgang til en materiell forhåndsvurdering av om klagen åpenbart mangler grunnlag. Avgjørende faktum: Klagen ble fremsatt rettidig. Klagenemndas leder gjennomgikk samtlige saksdokumenter, ikke bare avvisningsbeslutningen og klagen over denne. Delkonklusjon: Saken var prosessuelt klar for realitetsvurdering av avvisningsspørsmålet.

2. Forsvarlig evalueringsmetodikk ved referansekontroll Rettsregel: Oppdragsgiver har plikt til å evaluere tildelingskriterier i samsvar med kunngjorte kriterier og på et forsvarlig grunnlag, jf. det dagjeldende regelverket under FOA 2006. KOFAs tolkning: Det er ikke i strid med regelverket å innhente strukturerte, poengsatte tilbakemeldinger fra referanser en leverandør selv har oppgitt. Oppdragsgiver er berettiget til å legge til grunn slike tilbakemeldinger med mindre konkrete forhold tilsier at disse må undersøkes nærmere. Avgjørende faktum: Innklagede kontaktet to referanser som begge leverandørene hadde oppgitt, og ba om vurdering på to definerte parametere etter en 1–10-skala. Referansene hadde altså kjennskap til begge tilbydere. Det forelå «intet i tilbakemeldingen som tilsa at dette var noe som burde undersøkes nærmere.» Delkonklusjon: Opplegget ble ansett «fullt forsvarlig», og oppdragsgiver var berettiget til å basere evalueringen på de innhentede tilbakemeldingene.

3. Samlet vurdering av om brudd på regelverket forelå Rettsregel: For at en klage ikke skal avvises, må den ikke åpenbart mangle grunnlag. KOFAs tolkning: Klagers innvending om at referanseinnspillene var «flyktige» og lite saklige, er ikke tilstrekkelig til å konstatere regelverksbrudd når oppdragsgivers fremgangsmåte i seg selv var forsvarlig og referansene var oppgitt av klager selv. Avgjørende faktum: Ingen konkrete omstendigheter i saken tilsa svikt i evalueringsprosessen. Delkonklusjon: Klagen kunne åpenbart ikke føre frem, og sekretariatets avvisningsbeslutning ble opprettholdt.

Konklusjon

Klagenemndas leder opprettholdt sekretariatets avvisningsbeslutning. Det ble ikke funnet brudd på anskaffelsesregelverket. Innklagedes metode for referanseevaluering – bruk av felles, leverandøroppgitte referanser og en strukturert poengskala – ble vurdert som fullt forsvarlig, og oppdragsgiver var berettiget til å basere tildelingsevalueringen på de innhentede tilbakemeldingene.

Praktisk betydning

Avgjørelsen illustrerer at oppdragsgivere ved evaluering av tildelingskriterier knyttet til erfaring og referanser kan benytte strukturerte, poengsatte tilbakemeldinger fra referanser som leverandørene selv har oppgitt. Så lenge fremgangsmåten er konsekvent og det ikke fremkommer konkrete holdepunkter for at tilbakemeldingene er misvisende, vil evalueringen normalt anses forsvarlig. Avgjørelsen viser også at klagenemndforskriftens adgang til forhåndsavvisning av åpenbart uholdbare klager er reell, og at klagenemndas leder ved overprøving gjennomgår samtlige saksdokumenter.

Hele KOFA-avgjørelsen

2007/136 Stavangerregionen Havn IKS

Innklaget: Stavangerregionen Havn IKS

Klager: Malerfirma Magne Henriksen Avgjørelse: Avvist - saken ubegrunnet eller kan klart ikke føre frem Type sak: Rådgivende sak Klagenemnda for offentlige anskaffelser Malerfirma Magne Henriksen v/Morten Henriksen Solakrossen 4050 Sola Telefaks nr. 51 64 47 01 Deres referanse Vår referanse Dato 2007/136 11.februar 2008 KLAGE OVER AVVISNINGSVEDTAK: MALERFIRMA MAGNE HENRIKSEN – STAVANGERREGIONEN HAVN IKS Sekretariatet besluttet ved brev av 29.01.2008 å avvise klagen som uhensiktsmessig for behandling i nemnda fordi klagen ble antatt ikke å kunne føre frem, jf. forskrift om klagenemnd for offentlige anskaffelser av 15.11.2002 § 9. Avvisningsbeslutningen ble påklaget ved e-post av 01.02.2008. Klage over avvisningsbeslutninger må etter klagenemndforskriftens § 9 foreligge senest innen 3 virkedager, og klagen er dermed rettidig fremsatt. Saksdokumentene ble deretter sendt til klagenemndas leder, som etter klagenemndforskriften § 9 skal behandle klager over sekretariatets avvisningsvedtak. I klagen over avvisningen etterlyses en bedre utredning fra innklagede av poengfordelingen vedrørende referanser og erfaring. Det hevdes at sekretariatet ikke har stilt strenge nok krav til dokumentasjon rundt uttalelser rundt referanser og erfaring som burde vært av mer saklig art enn det som var tilfellet her. Her har man bygget på flyktige uttalelser fra utvalgte personer som ikke er saklige. Det må være et minstekrav at det er hold i de påstander som fremkommer fra byggelederne som ble spurt. Klagenemndas leder har, foruten avvisningsbeslutningen og klagen over denne, gått gjennom samtlige dokumenter i saken. Klagenemndas leder har kommet til at sekretariatets avvisningskonklusjon bør opprettholdes. Klagen over avvisningsbeslutningen gjelder bare innklagedes behandling av tildelingskriteriet ”Erfaringer og referanser fra tilsvarende bygg” som ble vektet med 20% i tildelingsevalueringen. Innklagede henvendte seg til to av de oppgitte referanser - som så vidt forstås var oppgitt både av klager og valgte leverandør - og ba disse gi tilbakemelding på to punkter, nemlig faglig utført arbeid og administrativ vurdering - herunder økonomiske rutiner, fremdrift m.m. De to oppgitte referanser ble bedt om å sette poeng på de to leverandørene ut fra en skala fra 1 til 10, hvor 1 var dårligst og 10 var best. Tilbakemeldingen fra disse to dannet utgangspunkt for innklagedes evaluering av dette tildelingskriteriet, hvor klager oppnådde 13 poeng, mens valgte leverandør oppnådde 18 poeng. Dette ble utslagsgivende for innklagedes tildelingsbeslutning. Innklagede har altså sjekket med to av de referanser klager selv hadde oppgitt; referanser som også hadde erfaring med den konkurrent som endte med å få kontrakten. Opplegget fra innklagedes side med å be om en vurdering fra disse i forhold til en poengskala, må sies å være fullt forsvarlig. Innklagede må kunne legge til grunn det som kommer av tilbakemeldinger fra referanser som en leverandør selv har oppgitt. Det var intet i tilbakemeldingen som tilsa at dette var noe som burde undersøkes nærmere. Det kan derfor ikke i denne sammenheng anses å foreligge noe brudd på anskaffelsesregelverket i innklagedes evaluering av tildelingskriteriet ”erfaring og referanser”. I og med at klagen åpenbart ikke kan føre frem, finner klagenemndas leder at sekretariatets avvisningsbeslutning må bli å opprettholde. Kopi av denne beslutning sendes innklagedes advokat til orientering. Bjørg Ven Klagenemndas leder

tildelingskriterium referanseevaluering erfaring og referanser avvisning av klage klagenemndforskriften poengskala sekretariatets avvisningsvedtak klagenemndas leder FOA 2006 forsvarlig evaluering sekretariatsavvisning

Refererte rettskilder

Forskrift om klagenemnd for offentlige anskaffelser 15.11.2002 § 9 — Hjemmel for sekretariatets avvisning av klager som antas åpenbart ikke å kunne føre frem, samt klage til klagenemndas leder over slik avvisning

Dette er et søkeverktøy for å finne og forstå KOFA-praksis. Sammendraget er AI-generert på grunnlag av KOFAs egen avgjørelsestekst (gjengitt i sin helhet over). Det erstatter ikke juridisk vurdering av konkrete saker.