2005/200 Bærum kommune
Innklaget: Bærum kommune
Klager: Stena Scanpaper AS og Transportsentralen Asker og Bærum AL
Avgjørelse: Ikke brudd på regelverket
Type sak: Rådgivende sak
Klagenemnda foroffentligeanskaffelser Innkiagedegjennomførte åpenanbudskonkurranse om innsamling, transport ogmottakav papiravfalloginnsamlingogtransport avplastavfall. Klagenemndafantat innkiagedeikke haddebrutt regelverketvedå avvise klagers tilbud. Klagenemndas avgjørelse30. oktober 2006i sak2005/200 Klager: Stena ScanpaperAS & TransportsentralenAskerog BærumAL Innkiaget: Bærumkommune Klagenemndas medlemmer: SveinDahl, higerRoll-Matthiesen, AndreasWahi. Saken gjelder: Avvisning. Kravtil snarligbeslutning om avvisning.
Bakgrunn
(1)Bærum kommune (heretter kalt innklagede) kunngjorde 4. januar 2005 en åpen anbudskonkurranse ominnsamling, transport ogmottak av papiravfall og innsamling ogtransportavplastavfall.
(2)I konkurransegrunniagetfremgikkdet at: “Plastavfallskalsamles inn samtidigmedpapiravfallet.”
(3)I møtereferatet fra tilbudskonferanse- og befaring gjennomført 12. januar 2005 ble dettepresisert: “I tillegg er det et viktigpoeng atpapir ogplast blir samlet inn på samme dag. Detteerbakgrunnenfor kravetomsamtidiginnsamlingavpapirogplast. Vi ber om at tilbyder i tilbudet beskriver hvordan dette vil bli løst. Omfanget av transportarbeidsom løsningen medfører vil være et tildelingskriterie ved vurdering av tilbudene.”
(4)Klager var en av tre som leverte tilbud. Etter anbudsprotokollen ble alle tre tilbud mottatt2. mars 2005. Underpunkt 5.i klagerstilbudbledet opplystat: “Plasten kjørespå egenbilogegen rute.”
(5)Den9. mars tok innidagedekontakt med klagerpå telefon. Parteneerikke enige om innholdeti samtalen. Postadresse Besøksadresse TIl.: 5559 7500 F-post: Postboks439 Sentrum Olav Kyrresgate 8 postmottak@kofa.no
(6)Innldagede avviste klagers tilbudi brevav 30. mars 2005 med følgendebegrunnelse: “Itilbudsbrevetspkt. 5 skriverDe blantannet: ‘Plasten kjørespå egen bil ogegenrute’. Påspørsmålfra SteinarSkoglund09.03.05 opplysteDeres GunnarLindberg atdette innebæreratplast vilblisamletinnpåandredagerennpapir. (...) Innsamling av papir og plast på forskjellige dager er et vesentlig avvik fra konkurransegrunnlaget. (...) På grunn av dette må vi dessverre avvise deres tilbud. Vi viser til Forskr~fiom offentlige anskaffelser, § 8-10 (1) c.”
(7)Klager oppfordret innkiagede i brev av 4. april 2005 til å trekke avvisningen, en oppfordringinnidagede avvistei brev av7. april.
(8)Meddelelse om innstillingen er også datert 7. april 2005, og det ble i meddelelsen opplyst at kontraktsinngåelse skulle skje 20. april. Kontraktsinngåelse fant faktisk sted 24. mai2005. Anforsler: Kiagers anførsler:
(9)Klageranfører atinnidagede harbrutt regelverketfor offentlige anskaffelser.
(10)Klager hevder at det er i stridmed lov om offentlige anskaffelser§ 5 tredje ledd og god forvaltningsskikk at spørsmålet om hvorvidt plast og papir skulle innhentes samtidig, ble tatt opp muntlig med klager. Denne feilen har også medført uriktig avvisning av klagers tilbud. Videre inneholdt ikke tilbudet, slik det forelå før telefonsamtalen, en uklarhet som skulle medføre at det ikke var mulig å bedømme det iforhold tildeøvrige tilbudene. (il) Dersom innidagede etter telefonsamtalen 9. mars 2005 besluttet å avvise kiagers tilbud, hevder klager at det ikke snarest mulig er gitt skriftlig melding om avvisningen, ogat detteeri stridmed § 3-8 (1).
(12)Dersominnkiagede hevder at det førstble tatt stilling til avvisningsspørsmålet på et senere tidspunkt, menerklager at detikke blegjort snarestmulig. Detteer istrid med § 8-13 (1) og tilbudsgrunnlaget punkt 2.4. Utsettelsen gjorde at klager ble fratatt mulighetentil åivaretasinerettigheter, ogdelta i konkurransenpå samme vilkårsom deandre leverandørene.
(13)Klager anmoderklagenemnda omåuttale segomhvorvidt vilkårene forerstatning er oppfylti dettetilfellet.
Innklagedesanførsler:
(14)Innklagedebestrider åha bruttregelverketforoffentlige anskaffelser.
(15)Innklagede anfører at telefonsamtalenvar i strid medforhandlingsforbudet i forskrift om offentlige anskaffelser § 9-1 (2). Konsekvensen av dette er at tilbudet må vurderes slik det forelåfør telefonsamtalen. Tilbudet er i så fall uklart på en måte som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene, og kommunen hadde derfor plikt til å avvise tilbudet etter § 8-10 (1) bokstav d. Telefonsamtalen har med dette ikke medført uriktig avvisning fordi tilbudetuansettskullevært avvist.
(16)Innklagede hevder at avvisningsmeddelelsen av 30. mars på grunnav påskeferie og helger i realiteten ble besluttet og meddelt kun ni virkedager etter telefonsamtalen. Innklagede bestrider at § 8-13 (1) med dette er brutt. Innklagede må ha rett til å gjennomgå tilbudene og konferere innad og vurdere spørsmålet nøye. 9 dager er såledesikkebruddpå§ 8-13 (1).
(17)Videre har klager hatt nesten to måneder fra varsel om avvisning til kontrakt ble inngått. Detteskulleværetilstrekkelig forklagertil åivareta sine interesser.
Klagenemndas vurdering
(18)Klager har deltatt i konkurransen og har saklig klageinteresse, jf forskrift om klagenemnd for offentlige anskaffelser § 6. Kontrakt ble inngått 24. mai 2005 og klagen blefremsatt 1.juli 2005. Klagen er således rettidig. Anskaffelsen følger etter sinverdi forskriftomoffentlige anskaffelser del I og II,jf. forskriftens § 2-2,jf § 2-1. Avvisningpå grunn avtilbudets ordlyd
(19)Klagenemnda finner grunntil åbemerke at ettilbud skal avvises dersomdet eruklart utformet slik atdet kanmedføre tvil omhvordan tilbudet skal bedømmesi forholdtil de andre tilbudene, jf forskrift om offentlige anskaffelser § 15-10 (1) d. Gjelder uklarheten vesentlige forholdvedtilbudet skal tilbudetavvises.
(20)Etter nemndas oppfatning er klagers tilbud uklart i forhold til kravet om samtidig innsamling avplast og papir. Nårdet itilbudetpresiseres at plast skalkjøres på egen bil og egen rute, burde det på bakgrunn av konkurransegrunniagets krav om samtidighet også vært klargjort at kjøring skal skje på samme dag som papirinnsamlingen.Når det ikke ertilfelle, skapes det en uklarhet med hensyntil om klagerhartatt et forbeholdomkjøringavplastpå enannen dagenn papir.
(21)Konkurransegrunniagets krav til samtidighet, som også ble presisert på tilbudskonferansen, må oppfattes som et absolutt krav. Dermed eruklarhetenknyttet til et vesentlig forhold vedtilbudet, ogtilbudet skulle etterklagenemndas oppfatning værtavvist. Krav tiletterprøvbarhet
(22)Siden ldagers tilbud likevel skulle vært avvist, tar ikke klagenemnda stilling til hvorvidt avvisningenpå grunnlag av telefonsamtalen av 9. mars var i strid med regelverket. Meddelelse omavvisning 3.
(23)Telefonsamtalen som dannet grunnlag for avvisning fant sted den 9. mars. Tre uker senere, den 30. mars, sendte oppdragsgiver begrunnelse i tråd med formkravene i § 3-8(1) (24) Etter forskrift om offentlige anskaffelser § 8-13 (1) jf § 3-8 (1) skal oppdragsgiver snarest mulig ta stilling til spørsmåletom avvisning, og deretter snarest mulig sende ut en skriftlig begrunnelsetil leverandøren. Vurderingen om hvasom er å anse som “snarest mulig” må bero på en konkret helhetsvurdering av hva som er forsvarlig saksbehandling.
(25)I dette tilfellet fortoner det segsom relativtenkelt å konstatere et vesentlig avvik fra konkurransegrunnlaget. Når en oppdragsgiver skal beslutte å avvise, synes det imidlertid ofte nødvendig med avklaring på flere nivå i en organisasjon. Dette sammen med de faktiske ogjuridiske avkiaringer som ofte må foretas, innebærer at det må avsettes nok tid til forsvarlig saksbehandling. For klager vil det avgjørende i alle tilfelle være hvor lang tid som går fra han blir orientert om avvisningen til tildeling av kontrakt faktisk skjer. I dette tilfellet fikk klager informasjon om avvisningen31. mars, mens kontrakt faktisk ikke ble inngått før24. mai. Klagerble således ikke fratatt noen rettigheter. Etter det som er opplyst, mener klagenemnda dermed at kravet om at oppdragsgiver “snarest mulig skal ta stilling til spørsmålet omavvisning”,jfforskriftom offentlige anskaffelser§ 8-13 (1), er oppfylt. Erstatning
(26)Etter nenmdas syn skulle kiagers tilbud vært avvist som følge av at det var uklart utformet. Påbakgrunn av konklusjonene ovenfor kan ikke klagenemnda se at det er grunnlag foråkreve erstatning.
Konklusjon
Bærumkommunehar ikkebruttregelverketforoffentlige anskaffelser. 3O.l~2~06 . ~ IngiRoll-Matthie~i ~