FOA — Forum for offentlige anskaffelser

Hjem › KOFA-basen › KOFA 2005/108

KOFA-AVGJØRELSE

KOFA 2005/108: For kort deltakerfrist – Arendal kommune

Saksnummer
2005/108
Avgjort
2005-06-20
Kunngjort
2005-03-21
Innklaget
Arendal kommune
Klager
NPA – Norges Praktiserende Arkitekter
Regelverk
FOA 2001
Sakstype
Klage på gjennomføring av konkurranse – frist for forespørsel om deltakelse
Anskaffelsens verdi
ikke spesifisert i avgjørelsen
Art
Tjeneste
Prosedyre
Konkurranse med forhandling
Terskelverdi
Over nasjonal, under EØS
KOFA fant at Arendal kommune brøt kravet til konkurranse ved å sette en frist på fire virkedager – hvorav bare to utenfor påskeuken – for forespørsel om deltakelse i en konkurranse med forhandling om arkitektarbeid. Uten saklig begrunnelse for den korte fristen, og med påskeferie som reduserte de reelle virkedagene ytterligere, konkluderte nemnda med brudd på LOA 1999 § 5 og FOA 2001 § 3-1.
Hovedspørsmål
Spørsmålet var om Arendal kommunes frist på fire virkedager for forespørsel om deltakelse var i strid med kravet til konkurranse, særlig sett hen til at fristen delvis løp i påskeuken og at innklagede ikke ga noen saklig begrunnelse for fristlengden.

Faktum

Arendal kommune kunngjorde 21. mars 2005 – mandag i påskeuken – en konkurranse med forhandling for arkitektarbeid og prosjektering knyttet til bygging av en skole. Fristen for å fremsette forespørsel om å motta konkurransegrunnlag ble satt til 30. mars 2005, onsdagen etter påske. Forespørselen krevde ingen vedlagt dokumentasjon og kunne fremsettes per telefon, telefaks, e-post eller post. Med fratrekk av helligdager og lørdag utgjorde fristen fire virkedager totalt, men bare tirsdag 29. mars og onsdag 30. mars falt utenfor påskeuken. NPA – Norges Praktiserende Arkitekter – brakte saken inn for KOFA med anførsel om at fristen var for kort og potensielt favoriserte lokale tilbydere. Innklagede anførte at fristen ikke krevde forberedelse fra leverandørenes side, og at regelverket ikke oppstiller minstefrister for slike forespørsler for anskaffelser etter forskriftens del III. Anskaffelsen ble lagt til grunn å reguleres av forskrift om offentlige anskaffelser (FOA 2001) del I og III.

KOFAs vurdering

1. Rettslig utgangspunkt og tolkningsramme. Rettsregelen er at FOA 2001 §§ 7-2 og 7-3 fastsetter en minstefrist på 37 dager for forespørsel om deltakelse i anskaffelser regulert av del II, og 15 dager i hastetilfeller etter § 7-4. For anskaffelser etter del III gjelder ingen tilsvarende minstefrister. KOFA tolket dette slik at oppdragsgiver i utgangspunktet har frihet ved fristfastsettelsen, men at friheten begrenses av de grunnleggende krav til konkurranse i LOA 1999 § 5 og FOA 2001 § 3-1, samt et alminnelig krav om at konkurransevilkår skal være saklig begrunnet. Med henvisning til KOFA-sak 2003/108 la nemnda til grunn at vurderingen av fristens tilstrekkelighet må gjøres konkret. Delkonklusjon: fire virkedagers frist representerer et grensetilfelle som krever konkret helhetsvurdering.

2. Påskeferiens betydning og fraværet av saklig begrunnelse. KOFA la avgjørende vekt på at fristen delvis løp i påskeuken, en periode da «det er påregnelig at mange bedrifter avvikler ferie.» Av de fire virkedagene var bare to reelt tilgjengelige for potensielle tilbydere som ikke hadde redusert drift i påskeuken. Til forskjell fra KOFA-sak 2003/108, der oppdragsgiver hadde anført sesongmessige og planleggingsmessige hensyn som saklig grunn for en tilsvarende kort frist, ga Arendal kommune «ingen forklaring på hvorfor fristen ble satt så kort.» Fraværet av en saklig begrunnelse ble tillagt avgjørende vekt ved den konkrete vurderingen. Delkonklusjon: kombinasjonen av påskeuke og manglende saklig begrunnelse trakk fristen under terskelen for det forsvarlige.

3. Samlet vurdering og konklusjon om konkurransebegrensning. KOFA vurderte at den formelle enkelheten ved å fremsette en forespørsel – ingen dokumentasjon krevet, elektronisk innlevering mulig – ikke var tilstrekkelig til å avhjelpe den praktiske begrensningen som den korte fristen medførte. Det avgjørende var om fristen var egnet til å begrense deltakelsen, og det ble besvart bekreftende. KOFA konkluderte med at «en frist på totalt fire dager, hvorav bare to utenfor påskeuken,» i dette tilfellet var i strid med kravet til konkurranse. Delkonklusjon: brudd på LOA 1999 § 5 og FOA 2001 § 3-1.

Konklusjon

KOFA konkluderte med at Arendal kommune hadde brutt LOA 1999 § 5 og FOA 2001 § 3-1 ved å sette en utilstrekkelig frist for forespørsel om deltakelse. Det avgjørende var at fristen delvis løp i påskeuken, og at innklagede ikke hadde fremlagt noen saklig begrunnelse for den korte fristlengden. Avgjørelsen ble truffet enstemmig av nemndas tre medlemmer.

Praktisk betydning

Avgjørelsen illustrerer at vurderingen av fristlengde for forespørsel om deltakelse i anskaffelser etter FOA 2001 del III er konkret og kontekstsensitiv. Selv der regelverket ikke oppstiller en eksplisitt minstefrist, kan en tilsynelatende kort men formelt nøytral frist bli underkjent dersom den faller i perioder der markedet er påregnelig utilgjengelig – slik som påskeuken. Fraværet av en saklig begrunnelse fra oppdragsgivers side ble i seg selv avgjørende for utfallet, sett i lys av at det i KOFA-sak 2003/108 ble akseptert en like kort frist nettopp fordi oppdragsgiver hadde gitt en slik begrunnelse. Avgjørelsen tydeliggjør dessuten at bransjeorganisasjoner som representerer aktuelle leverandører kan ha saklig klageinteresse for KOFA.

Hele KOFA-avgjørelsen

2005/108 Arendal kommune

Innklaget: Arendal kommune

Klager: Norges Praktiserende Arkitekter

Avgjørelse: Brudd på regelverket

Type sak: Rådgivende sak

(cid:1)(cid:2)(cid:3)(cid:4)(cid:5)(cid:6)(cid:5)(cid:7)(cid:6)(cid:8)(cid:3)(cid:9)(cid:9) (cid:10)(cid:11)(cid:12)(cid:9)(cid:11)(cid:10)(cid:10)(cid:5)(cid:6)(cid:13)(cid:2)(cid:14)(cid:4)(cid:5)(cid:9)(cid:3)(cid:6)(cid:15)(cid:16)(cid:3)(cid:10)(cid:10)(cid:5)(cid:2)(cid:15)(cid:5)(cid:12) I utlysningen av en konkurranse med forhandling var det satt fire virkedagers frist for forespørsel om deltakelse, hvorav bare to virkedager utenom påskeuken. Konkurransen gjaldt anskaffelse som reguleres av forskriftens del I og III. Innklagede ga ingen forklaring på hvorfor fristen var så kort, og klagenemnda fant etter en konkret vurdering at fristen var i strid med kravet til konkurranse i lovens § 5 og forskriftens § 3-1. Klagenemndas avgjørelse 20. juni 2005 i sak 2005/108 Klager: NPA - Norges Praktiserende Arkitekter Innklaget: Arendal kommune Klagenemndas medlemmer: Jens Bugge, Per Christiansen, Andreas Wahl Saken gjelder: Frist for forespørsel om deltakelse. Kravet til konkurranse

Bakgrunn

(1)Arendal kommune (heretter kalt innklagede) kunngjorde 21. mars 2005 en konkurranse med forhandling for arkitektarbeid og prosjektering for totalentreprise ved bygging av en skole. Frist for forespørsel om deltakelse var satt til 30. mars 2005, som var onsdagen etter påske. Det var tilstrekkelig med en henvendelse til innklagede for å få utlevert konkurransegrunnlag. Innklagede hadde ført opp

forespørsel om deltakelse.

(2)Norges praktiserende arkitekter (heretter kalt klager) har brakt saken inn for klagenemnda.

Anførsler

(3)Klager anfører at fristen for forespørsel om deltakelse var for kort. Den 21. mars var mandag i påskeuken. Med fratrekk av fire helligdager og én lørdag, var fristen dermed bare fire virkedager. I tillegg må det tas i betraktning at mange bedrifter holder stengt hele påskeuken, slik at det i praksis bare var tirsdag 29. mars og onsdag 30. mars som var reelle virkedager. Klager har en mistanke om at offentlige oppdragsgivere spekulerer i korte tidsfrister i for å kunne tilgodese lokale tilbydere. Så korte frister er etter klagers mening i strid med kravet til konkurranse i lovens § 5.

(4)Innklagede bestrider klagers anførsler og anfører at den tidsfristen som påklages, utelukkende er en frist for forespørsel om deltakelse for å få tilsendt

konkurransegrunnlag. Dette krevde ingen forberedelse fra tilbyderne, og forespørsel

konkrete krav til frister i dette tilfellet, og innklagede bestrider at denne fristen skal ha vært i strid med kravet til konkurranse. Innklagede kan heller ikke se at dette kan ha favorisert lokaleleverandører.

Klagenemndas vurdering

(5)Klager er en bransjeorganisasjon som representerer aktuelle leverandører, og har saklig klageinteresse. Klagen er rettidig. Partene synes enige om at anskaffelsen reguleres av forskrift om offentlige anskaffelser del I og III, og klagenemnda legger dette til grunn.

(6)Det påklagede forhold gjelder en frist for å fremsette forespørsel om utlevering av

eller post, og det skulle ikke gis noen dokumentasjon sammen med forespørselen. Forespørselen bestod dermed utelukkende i en henvendelse til innklagede.

(7)For anskaffelser som reguleres av del II i forskrift om offentlige anskaffelser er det satt en minstefrist på 37 dager for forespørsel om å delta i en konkurranse, jf §§ 7-2 og 7-3, mens fristen er 15 dager i hastetilfeller, jf § 7-4. Slike minstefrister er ikke fastsatt for anskaffelser som følger forskriftens del III. Utgangspunktet er da at oppdragsgiver må stå fritt ved fristfastsettelsen, innenfor de grunnleggende krav til konkurransen, jf lov om offentlige anskaffelser § 5, forskriftens § 3-1 og det alminnelige krav om at konkurransevilkår som fastsettes av oppdragsgiver skal være saklig begrunnet.

(8)I klagenemndas sak 2003/108 var fristen for forespørsel om deltakelse i en tilsvarende konkurranse fire dager, slik som i vår sak. Klagenemnda uttalte: ”Klagenemnda vil når noe bestemt krav til fristen lengde ikke følger av regelverket, være tilbakeholden med å overprøve oppdragsgivers skjønn med hensyn til hvilken frist som i den foreliggende situasjon måtte anses nødvendig og hensiktsmessig. Innklagede har pekt på at arbeidet er sesongbetont og væravhengig, og at det derfor er et ønske om å unngå anmodninger fra leverandører om utsettelser av tilbudsfristen som følge av at de har mottatt konkurransegrunnlage sent. Det er således gitt en saklig grunn for fristfastsettelsen. Klager har ikke anført noen grunn til at han ikke kunne rekke å overholde fristen. Det er heller ikke vist til at andre leverandører ikke har deltatt i konkurransen på grunn av for kort frist. Fristen antas derfor, basert på de fremlagte opplysninger, ikke å ha vært egnet til å virke begrensende på konkurransen.”

(9)Klagenemnda la således i sak 2003/108 opp til en konkret vurdering av fristens lengde. Klagenemnda finner at en frist på fire virkedager for å fremme en forespørsel om deltakelse må sies å representere et grensetilfelle. I den foreliggende sak må det tas i betraktning at fristen delvis løp i påskeuken, når det er påregnelig at mange bedrifter avvikler ferie. Innklagede har ikke gitt noen forklaring på hvorfor fristen ble satt så kort, og klagenemnda finner at en frist på totalt fire dager, hvorav bare to

utenfor påskeuken, i dette tilfellet var i strid med kravet til konkurranse, jf lovens § 5 og forskriftens § 3-1.

Konklusjon

Arendal kommune har brutt lov om offentlige anskaffelser § 5 og forskrift om offentlige anskaffelser § 3-1 ved å sette utilstrekkelig frist for forespørsel om deltakelse i en konkurranse. For klagenemnda, 20. juni 2005 Jens Bugge

frist for forespørsel om deltakelsekonkurranse med forhandlingkravet til konkurranseFOA 2001del IIILOA 1999påskeferiesaklig begrunnelsearkitektanskaffelsekonkret vurderingklageinteresse

Refererte rettskilder

Lignende saker

KOFA 2005/207
KOFA 2005/207: Frist for å be om konkurransegrunnlag
Helse Nord RHF satte en frist på 13 dager for å be om konkurransegrunnlag i en konkurranse med forhandling om opptrenings- og...
KOFA 2003/108
KOFA 2003/108: Frist for deltakelse – Oslo kommune
KOFA avgjorde 26. juni 2003 at Oslo kommune ikke hadde brutt regelverket ved å sette en frist på fire til fem virkedager for forespørsel om...
KOFA 2005/68
KOFA 2005/68: OPS-kontrakt – konkurranse med forhandling
KOFA fant enstemmig at Stord kommune ikke brøt regelverket da kommunen gjennomførte konkurranse med forhandling for et OPS-prosjekt....
KOFA 2006/125
KOFA 2006/125: Kontrakt inngått etter vedståelsesfrist
KOFA fant at HIAS IKS brøt de grunnleggende kravene i lov om offentlige anskaffelser § 5 da selskapet inngikk kontrakt om analysetjenester...
KOFA 2006/5
KOFA 2006/5: Feil prosedyre – konkurranse med forhandling
Forsvarsbygg Utvikling Østerdalen kunngjorde konkurranse med forhandling om levering av biomassebasert varme til Rena leir. KOFA fant at...
KOFA 2006/48
KOFA 2006/48: Manglende tildelingskriterier – brudd
KOFA fant at RETURA Midtre Namdal Avfallsselskap brøt kravet til forutberegnelighet i lov om offentlige anskaffelser ved å gjennomføre en...
KOFA 2006/158
KOFA 2006/158: Etterprøvbarhet ved kompetansekriterium
Sju Nordfjordkommuner brøt kravet til etterprøvbarhet da de ikke kunne dokumentere at tildelingskriteriet «Leverandøren sin dokumenterte...
KOFA 2005/198
KOFA 2005/198: Ulovlig kontakt med leverandør før kunngjøring
Fet kommune innhentet tilbud fra Volvo Maskin fem måneder før konkurransen om leasingavtale for hjullaster ble kunngjort, og tildelte...
Dette er et søkeverktøy for å finne og forstå KOFA-praksis. Sammendraget er AI-generert på grunnlag av KOFAs egen avgjørelsestekst (gjengitt i sin helhet over). Det erstatter ikke juridisk vurdering av konkrete saker.
Laster...