Du trenger ikke nødvendigvis lage kalkylen fra bunnen av. Men fjorårets anslag må fortsatt være forsvarlig når konkurransekunngjøringen sendes. Et vedtatt budsjett er ikke alene nok til å vise det.
Prosjektet har ligget på vent siden budsjettet ble vedtatt. Nå er konkurransegrunnlaget ferdig, og innkjøperen henter frem den gamle kalkylen. Kan tallet fortsatt brukes til å velge regelsett?
Ja, dersom det fortsatt gir et forsvarlig verdianslag. Anskaffelsesforskriften § 5-4 andre ledd stiller krav til beregningens forsvarlighet på skjæringstidspunktet, ikke til at selve kalkyledokumentet er nytt. Bestemmelsen fastsetter ingen bestemt utløpsdato for eldre kalkyler.
Kontroller før kunngjøringen sendes
Forskriften viser til tidspunktet for kunngjøringen. Direktiv 2014/24/EU artikkel 5 nr. 4 presiserer at anslaget skal være gyldig når konkurransekunngjøringen sendes. Kontrollen bør derfor være ferdig før utsendelsen, ikke først før kunngjøringen blir synlig for leverandørene.
For anskaffelser som ikke krever kunngjøring, gjelder et annet skjæringstidspunkt: når oppdragsgiveren innleder anskaffelsesprosessen, jf. § 5-4 andre ledd andre punktum.
Sammenlign med leveransen dere faktisk skal kjøpe
Etter § 5-4 første ledd skal anslaget omfatte samlet betaling uten merverdiavgift, inkludert opsjoner fastsatt i anskaffelsesdokumentene. Samme utgangspunkt følger av direktivet artikkel 5 nr. 1.
Den praktiske vurderingen er derfor om den gamle kalkylen fortsatt dekker leveransens omfang og relevante prisforutsetninger. Flere oppgaver, endret bemanning eller nyere prisopplysninger kan gjøre det nødvendig å justere anslaget.
Tenkt eksempel: En kommune har en eldre kalkyle for teknisk rådgivning. Før konkurransen sendes ut, er flere undersøkelser lagt til oppdraget. Kommunen har også ferske erfaringstall med høyere timepriser. Da kan ikke innkjøperen videreføre det gamle beløpet bare fordi budsjettet er uendret. De nye oppgavene og prisopplysningene må inngå i vurderingen.
En budsjettramme kan påvirke beregningen dersom den reelt avgrenser hva kommunen skal kjøpe. Men finansieringen er ikke i seg selv dokumentasjon på hva den beskrevne leveransen kan forventes å koste. Anslaget må deretter vurderes mot riktig terskel og regelverksdel etter §§ 5-1 og 5-3.
Praktisk råd: Lag et kort aktualitetsnotat
Sammenhold den gamle kalkylen med det ferdige konkurransegrunnlaget. Noter hvilke forutsetninger som er kontrollert, hvilke opplysninger vurderingen bygger på, og hvorfor anslaget beholdes eller endres. Hvor omfattende undersøkelsene må være, avhenger av den konkrete anskaffelsen; en kort kontroll er ingen generell garanti for et forsvarlig resultat.
Selve notatformen er et råd. Dokumentasjonsplikten er derimot rettslig: § 7-1 krever tilstrekkelig dokumentasjon til å begrunne viktige beslutninger. Dette støttes av etterprøvbarhetsprinsippet i anskaffelsesloven § 4 og, for direktivomfattede anskaffelser, direktivet artikkel 84 nr. 2.
Rettskildegrunnlag: Forskrift om offentlige anskaffelser (anskaffelsesforskriften) (FOR-2016-08-12-974); Directive 2014/24/EU - Public procurement (full text); Lov om offentlige anskaffelser (anskaffelsesloven) (LOV-2016-06-17-73).
Faglig utgangspunkt: FOA Pro-temaboken «terskelverdi», 2.2 Beregningstidspunktet.
Vil du lære mer? Basiskurs i offentlige anskaffelser – 24. november 2026.