Troms fylkeskommune holdt tilbake betaling for vinterdrift fordi entreprenøren ikke dokumenterte hvorfor tiltakene var nødvendige. Men kontrakten stilte ikke slike dokumentasjonskrav. Hålogaland lagmannsrett kom til at trekket var i strid med kontrakten.
Sæteråsen Maskin hadde to kontrakter med Troms fylkeskommune om vinterdrift av fylkesveier. Selskapet skulle blant annet brøyte, høvle og strø.
Betalingen besto av en fast sum, betaling for mengdene som ble utført, og timebetaling for enkelte oppdrag. Et automatisk registreringssystem dokumenterte blant annet hvor mye selskapet brøytet og strødde. Kontrakten sa at disse registreringene skulle være grunnlaget for fakturering av mengdene.
Etter hvert krevde fylkeskommunen mer. Entreprenøren skulle også dokumentere behovet for tiltakene og resultatet etterpå. Da selskapet ikke leverte dokumentasjonen fylkeskommunen etterspurte, holdt kommunen tilbake deler av betalingen.
Utført arbeid var ikke omstridt
Partene var enige om at selskapet faktisk hadde utført de registrerte mengdene i perioden tvisten gjaldt. Spørsmålet var om selskapet også måtte dokumentere hvorfor arbeidet var nødvendig.
Lagmannsretten sluttet seg til tingrettens vurdering: Kontrakten beskrev dokumentasjonsplikten detaljert. Det var ikke grunnlag for å lese inn et ekstra krav om å dokumentere behovet for brøyting, høvling og strøing.
Kontrakten stilte riktignok krav til rapportering av blant annet føreforhold og friksjonsmålinger. Men disse kravene ga ikke fylkeskommunen rett til å kreve særskilt dokumentasjon av behovet for hvert tiltak.
Trekket i betalingen var i strid med kontrakten. Entreprenøren beholdt kravet på den resterende betalingen.
Nødvendig arbeid er ikke det samme som ekstra dokumentasjon
Fylkeskommunen ville kontrollere om entreprenøren utførte mer arbeid enn nødvendig. Det er et forståelig kontrollbehov. Men retten skilte mellom to spørsmål: Hva skal entreprenøren gjøre, og hvordan skal entreprenøren dokumentere det?
At kontrakten krevde nødvendig brøyting, svarte ikke på hvilken dokumentasjon selskapet måtte levere.
Retten pekte også på at forholdene kunne variere mye langs veiene. Bilder fra enkelte steder ville ikke nødvendigvis vise behovet for tiltak over hele området.
Også stansen gikk for langt
Fylkeskommunen hadde dessuten stanset arbeidene fordi den mente dokumentasjonen om helse, miljø og sikkerhet var mangelfull.
Retten understreket at alvorlige sikkerhetsmangler kan begrunne stans. Men i denne saken var vilkårene ikke oppfylt. Entreprenøren hadde blant annet en gyldig arbeidsvarslingsplan og hadde levert flere av dokumentene fylkeskommunen etterspurte. Stansen var i strid med kontrakten og ga derfor ikke rett til å trekke i avdragene.
Hva bør du gjøre annerledes?
Før du holder tilbake betaling, finn frem den konkrete bestemmelsen som krever dokumentasjonen. Skill mellom mangler ved arbeidet og mangler ved rapporteringen.
Vil du ha bilder eller annen dokumentasjon som grunnlag for kontroll, bør kravene beskrives tydelig før konkurransen. Et kontrollbehov som oppstår senere, er ikke det samme som et avtalt dokumentasjonskrav.