En nabokommune vil bruke rammeavtalen din, og leverandøren sier ja. Utgangspunktet er likevel nei. Brukerne må ha vært klart identifisert i anskaffelsesdokumentene da avtalen ble inngått. Fagboken mener det kan stille seg annerledes ved omorganiseringer der en ny enhet overtar det samme behovet.
En nabokommune ber om å få gjøre avrop på rammeavtalen din. Prisene er gode, og leverandøren er villig. Kan du si ja?
Utgangspunktet: nei
EU-domstolen har i ATI-saken (C-216/17) slått fast at de som kan bruke en rammeavtale, må være klart og uttrykkelig angitt i anskaffelsesdokumentene, altså i kunngjøringen eller konkurransegrunnlaget. Dette må være på plass når avtalen inngås. Brukere kan ikke legges til underveis. KOFA har fulgt opp dette i norsk praksis.
Vage formuleringer er ikke nok. Det gjelder for eksempel en henvisning til alle kommuner i et område, til medlemmer i et innkjøpssamarbeid eller til andre offentlige virksomheter som ønsker å slutte seg til. Fagboken godtar enten at hver bruker er navngitt, eller at brukerne utgjør en objektiv og lukket kategori som kan identifiseres ved kunngjøringen. Et eksempel er kommunene i et fylke per en bestemt dato, med en vedlagt liste.
Hvorfor leverandørens ja ikke hjelper
Spørsmålet gjelder ikke bare forholdet mellom deg og leverandøren. Det gjelder konkurransen som allerede er gjennomført. Tilbyderne vurderte hvor stort markedet var, hvor kundene holdt til og hvilken kapasitet de trengte. Noen kan ha priset annerledes, og andre kan ha latt være å delta, fordi markedet så mindre ut. I tillegg kan den faktiske verdien bli høyere enn det som ble kunngjort, slik at terskelverdien ble beregnet feil.
Forbeholdet: omorganiseringer
Fagboken mener det er gode grunner til at en ny enhet kan bruke avtalen dersom tre forhold er oppfylt. Omorganiseringen må skje etter at avtalen er inngått. Den nye enheten må overta behovet til de opprinnelige brukerne. Og behovet må ikke utvides. Dette er en faglig vurdering, ikke en uttrykkelig regel. Den gir heller ikke den nye enheten rett til å slippe inn virksomheter som ikke var med fra før.
Tenkt eksempel
En kommune har en rammeavtale om renhold. Brukerlisten omfatter kommunens egne enheter. En nabokommune med gode erfaringer ber om å få bestille. Den står ikke på listen og overtar ikke noe eksisterende behov. Avrop fra nabokommunen vil i realiteten være et kjøp uten konkurranse.
Annerledes kan det være hvis kommunen selv flytter driften av sine skolebygg til et nytt kommunalt foretak, og foretaket bare overtar renholdet av de samme byggene. Da kan forbeholdet om omorganiseringer være aktuelt. Vurderingen bør i så fall dokumenteres.
Praktisk råd
Ta stilling til brukerne før kunngjøring, ikke først når forespørselen kommer. Det er faglig klokt å lage en uttømmende liste med fullt navn og organisasjonsnummer, og å tenke gjennom kjente omorganiseringer og samarbeid i avtaleperioden. Regn alle oppførte brukeres behov inn i estimert og maksimal verdi. Be dem som håndterer avrop, kontrollere at bestilleren står på listen.
Kommer forespørselen fra en virksomhet som verken står på listen eller overtar et eksisterende behov, er det tryggeste svaret at den må gjennomføre en egen anskaffelse.
Kilde: FOA Pro-temaboken «Rammeavtaler i offentlig sektor», 4.4 Definere brukerne: Hvem kan gjøre avrop?.
Vil du lære mer? Rammeavtaler og dynamiske innkjøpsordninger – 28. oktober 2026.