Time kommune lot leverandørenes tidligere kunder gi poeng på kvalitet. Opptil 40 personer satte poeng uten veiledning og uten begrunnelse. KOFA mente kriteriet var ulovlig, og kommunen måtte avlyse konkurransen.
Time kommune skulle inngå en rammeavtale om rådgivende ingeniører og landskapsarkitekter innen vei, vann og avløp. En rammeavtale er en avtale som kommunen kan bestille fra ved behov i flere år.
Vinneren skulle velges etter pris og kvalitet. Pris telte 30 prosent. Kvalitet telte 70 prosent. Kvalitet var altså det som avgjorde mest.
Slik skulle kvaliteten måles
Hver leverandør skulle oppgi fem referanseprosjekter. Det er tidligere oppdrag som viser hva leverandøren har gjort før. For hvert prosjekt skulle leverandøren oppgi en kontaktperson hos kunden.
Kommunen sendte så et skjema til kontaktpersonene. De skulle gi leverandøren poeng fra 1 til 10 på fem temaer, blant annet framdrift, kompetanse, samarbeid og fakturering. Spørsmålet var det samme for hvert tema: Hvor fornøyd var du med leveransen på dette området?
Kommunen fikk åtte tilbud. Det betydde at opptil 40 ulike personer satte poengene.
Tre leverandører som tapte, klaget saken inn for KOFA.
Referanser er ikke problemet
KOFA sa ikke at referanser er forbudt. Hvordan tidligere kunder har opplevd leverandøren, kan i utgangspunktet si noe om kvaliteten leverandøren vil levere senere.
Problemet var hvordan poengene ble satt.
Hvorfor modellen ikke holdt
KOFA pekte på flere ting:
- Ingen veiledning. Temaene var bare stikkord. Ingen fikk vite hva som skulle til for å gi 5, 8 eller 10 poeng.
- Flere ting i ett tall. Ett tema var «Kvalitet, løsningsevne, kompetanse». Det er tre ulike ting som skulle bli til én poengsum.
- Fin skala. En skala fra 1 til 10 gir rom for store forskjeller mellom leverandørene.
- Ingen begrunnelse. Kontaktpersonene skulle bare krysse av for et tall. Ingen kunne kontrollere hva poengene bygde på.
- Feil tema. «Honorar og fakturering» sa etter KOFAs syn lite om kvaliteten på tjenesten. Likevel utgjorde temaet en femtedel av vurderingen.
Tenk deg to kontaktpersoner som er like fornøyde. Den ene gir 8 fordi alt gikk greit. Den andre gir 8 bare når noe er helt eksepsjonelt, og gir derfor 6. Leverandørene har gjort like god jobb, men får ulike poeng.
KOFA mente det var «en klar risiko for at evalueringen av tilbudene får vilkårlige utslag». Kriteriet sikret derfor ikke likebehandling. Fordi poengene bare var tall, kunne leverandørene heller ikke etterprøve vurderingen. Kriteriet var ulovlig.
Kommunen måtte avlyse
En oppdragsgiver må avlyse konkurransen hvis feilen kan ha påvirket hvem som vant, og feilen ikke kan rettes på annen måte. Det har Høyesterett slått fast i Fosen-Linjen-saken (HR-2019-1801-A).
Kvalitet telte 70 prosent. Da var det klart at det ulovlige kriteriet kan ha påvirket resultatet. Time kommune måtte derfor avlyse konkurransen. KOFA tok ikke stilling til resten av klagene. Les hele avgjørelsen i KOFA 2025/176.
Hva gjør du annerledes?
Vil du bruke referanser til å vurdere kvalitet, bør du spørre deg selv:
- Vet alle som setter poeng, hva hvert poengnivå betyr?
- Får du en begrunnelse som viser hva poengene bygger på?
- Sier hvert tema faktisk noe om kvaliteten på det du skal kjøpe?
Kan du ikke svare ja, setter du ikke poeng på kvalitet. Da overlater du resultatet til tilfeldighetene.
Vil du lære mer? Kurset «Evalueringsmodeller og poengsystemer» går 20.10. Se kurskalenderen.