Asker og Drammen kommune lagde en telefoniavtale som kunne vare i tretten år. Begrunnelsen var at det er dyrt å bytte leverandør. KOFA mente det ikke var nok. Kommunene måtte vise hvor store kostnadene faktisk var. Konkurransen skulle vært avlyst.
Asker kommune og Drammen kommune skulle kjøpe telefonitjenester. Kjøpet gjaldt blant annet mobilabonnementer, mobilt bredbånd og fasttelefoni, til sammen rundt 7000 abonnementer. Kontrakten skulle vare i tre år. I tillegg kunne kommunene forlenge den med ett år av gangen, i inntil ti år.
Til sammen ble det tretten år.
KOFA mente det var for lenge. Årsaken var ikke at tretten år alltid er ulovlig. Årsaken var at kommunene ikke hadde begrunnet og dokumentert godt nok hvorfor de trengte så lang tid.
Ingen rammeavtale, men likevel en grense
En rammeavtale er en avtale der du fastsetter vilkårene nå og bestiller underveis etter behov. Den kan som hovedregel vare i maks fire år.
Leverandøren Unifon mente at kontrakten egentlig var en rammeavtale. Det var KOFA ikke enig i. Kontrakten ga leveranser fra første dag, og kommunene skulle ikke bestille underveis. Det var en vanlig tjenestekontrakt.
For slike kontrakter finnes det ingen fast maksgrense. Oppdragsgiver kan i utgangspunktet selv vurdere hvor lenge kontrakten skal vare. Men regelverket skal sikre konkurranse. En svært lang kontrakt stenger andre leverandører ute i lang tid. Derfor blir kravene til begrunnelse og dokumentasjon strengere jo lengre kontrakten er.
Høye byttekostnader holdt ikke uten dokumentasjon
Kommunene forklarte at det koster mye å bytte leverandør. De pekte på innføring av nye løsninger, integrasjon med andre systemer, opplæring og behovet for at tjenestene fungerer uten avbrudd. KOFA har tidligere godtatt at slike kostnader kan forsvare lange kontrakter.
Problemet var at kommunene ikke viste noe mer enn dette. De hadde ikke dokumentert hvor store kostnadene var, hvor stor del av kontraktsverdien de utgjorde, eller hva de egentlig besto i. KOFA kalte tretten år «en svært lang kontraktsperiode». Da holdt ikke en generell henvisning til byttekostnader.
Hvorfor måtte konkurransen avlyses?
En oppdragsgiver må avlyse når en feil kan ha påvirket hvem som deltok eller hvem som vant, og feilen ikke kan rettes på en annen måte. Det følger av Høyesteretts dom i Fosen-Linjen-saken (HR-2019-1801-A).
Kommunene mente de kunne rette feilen ved å la være å bruke opsjonene. Det godtok ikke KOFA. Kommunene bestemte selv om opsjonene skulle brukes. Leverandørene måtte derfor regne prisene sine ut fra at alle de ti årene kunne bli brukt. Varigheten kan også ha påvirket hvem som ville være med i konkurransen. Feilen lå altså allerede i tilbudene. Konkurransen skulle vært avlyst og kunngjort på nytt.
Resten av klagen førte ikke frem
Unifon var blitt avvist fordi erfaringen ikke var stor nok. Kommunene krevde erfaring fra leveranser av «tilsvarende art, kompleksitet og omfang». Unifons tre referanser gjaldt 3500, 1100 og 3580 abonnementer. KOFA mente at referansene var «vesentlig mindre enn denne anskaffelsen», og at det derfor var riktig å avvise Unifon. KOFA mente også at kravet verken var for uklart eller stengte for mange leverandører ute på en ulovlig måte.
Dette gjør du annerledes
Tenk deg at du vil ha en lang kontrakt fordi det er dyrt å bytte leverandør. Svar da skriftlig på tre spørsmål før du kunngjør konkurransen:
- Omtrent hva koster et leverandørbytte?
- Hvor stor del av kontraktsverdien utgjør det?
- Hva består kostnadene konkret i?
Svarene hører hjemme i dokumentene for anskaffelsen, ikke bare i hodet ditt.
Les hele KOFA-sak 2025/1857.
En lang kontrakt kan være lovlig. Men da må du kunne vise hvorfor, og ikke bare si det.
Vil du lære mer? Kurset «Hvordan lage et godt konkurransegrunnlag» går 13.10. Se kurskalenderen.