Larvik kommune ga poeng for kvalitet og miljø på en skala med store hopp. I tillegg brukte kommunen en annen metode enn den som sto i konkurransegrunnlaget. KOFA mente modellen var ulovlig og at kommunen måtte avlyse konkurransen om nye kinostoler.
Larvik kommune skulle kjøpe nye kinostoler for rundt 1,75 millioner kroner. Pris talte bare 10 prosent. Kvalitet talte 60 prosent og miljø 30 prosent. Det var altså vurderingen av kvalitet og miljø som i praksis skulle avgjøre hvem som vant.
To leverandører leverte to tilbud hver. Kinotech Seating vant med 8,5 poeng. Skeie Seating kom på andreplass med 8,0 poeng og klaget.
Kommunen innrømmet selv at poengmodellen ikke var god nok. KOFA gikk likevel gjennom den på egen hånd. Nemnda kom til at modellen var ulovlig, og at kommunen måtte avlyse konkurransen. Her kan du lese KOFAs avgjørelse.
Skalaen hadde for store trinn
Når kommunen ga poeng for kvalitet og miljø, brukte den bare disse poengene: 3, 5, 7, 9 og 10. Hvert trinn hadde en kort beskrivelse. Et tilbud som «[m]øter minimumskrav, men med noen svakheter», skulle for eksempel få 5 poeng.
3 poeng skulle gå til tilbud med vesentlige mangler. Men et tilbud med vesentlige avvik skal uansett avvises fra konkurransen. KOFA mente derfor at det ville være svært vanskelig å få bare 3 poeng. I praksis sto kommunen igjen med fire trinn: 5, 7, 9 og 10.
Det er for grovt når leverandørene kan velge ulike løsninger. Flere av kravene sa bare at noe var «ønskelig». Da må du regne med at tilbudene blir ulike i kvalitet. Med så store hopp mellom trinnene er det en risiko for at tilbud med tydelige forskjeller i kvalitet får like mange poeng.
Tenk deg to tilbud som begge ligger et sted mellom «godt» og «meget godt». Det ene er klart bedre enn det andre. Skalaen tvinger deg til å gi begge 5 eller begge 7, eller til å runde det ene opp og det andre ned. Da forsvinner forskjellen, eller den blir større enn den egentlig er.
Kommunen lovet én metode, men brukte en annen
KOFA pekte også på en annen feil. I konkurransegrunnlaget sto det at tilbudene skulle vurderes etter «Forholdsmetoden», og at beste tilbud skulle få 10 poeng. Det betyr at det beste tilbudet er målestokken. De andre tilbudene får poeng ut fra hvor langt unna det beste de ligger.
Kommunen gjorde noe annet. Den målte hvert tilbud mot faste beskrivelser i skalaen og tok ikke utgangspunkt i det beste tilbudet. Det var ikke den metoden leverandørene var lovet. Også dette gjorde modellen ulovlig.
Hvorfor holdt det ikke å vurdere tilbudene på nytt?
En oppdragsgiver må avlyse når en feil kan ha påvirket hvem som vant, og feilen ikke kan rettes på annen måte. Dette følger av Høyesteretts dom i Fosen-Linjen-saken (HR-2019-1801-A).
Skalaen fanget ikke opp de reelle forskjellene mellom tilbudene. Derfor kunne det ikke utelukkes at feilen hadde påvirket hvem som vant.
Kunne kommunen ikke bare lage en bedre skala og gi nye poeng? Nei. Kommunen hadde allerede sett tilbudene. Hvis den lager en ny modell nå, er det en risiko for at modellen passer ett bestemt tilbud bedre enn de andre.
KOFA viste her til EU-domstolens avgjørelse i C-6/15 Dimarso. Den sier at metoden for å gi poeng som hovedregel skal ligge fast før tilbudene åpnes. Den saken gjaldt de reglene som brukes i de største anskaffelsene. KOFA mente at det samme gjelder for mindre anskaffelser som denne. Forklaringen er at alle leverandører skal behandles likt.
Test skalaen før du kunngjør
Still deg to spørsmål før konkurransen kunngjøres:
- Kan skalaen skille mellom to tilbud som bare er litt forskjellige?
- Beskriver konkurransegrunnlaget den metoden jeg faktisk skal bruke?
En poengskala kan ikke rettes etter at tilbudene er åpnet. Den må være riktig fra starten av.
Vil du lære mer? Kurset «Evalueringsmodeller og poengsystemer» går 20.10. Se kurskalenderen.