Avslag på innsynskrav skal vere skriftleg. Organet skal alltid vise til den føresegna som gir grunnlag for avslaget , og til kva ledd, bokstav eller nummer i føresegna som er brukt. Dersom § 13 er grunnlag for avslaget, skal organet også vise til føresegna som pålegg teieplikt . Byggjer avslaget på forskrift, må organet opplyse om dette, og kva punkt i forskrifta avslaget byggjer på. Avslaget skal også opplyse om høvet til å klage og om klagefristen.
Den som har fått avslag, kan innan tre veker frå avslaget vart motteke, krevje ei nærare grunngiving for avslaget der hovudomsyna som har vore avgjerande for avslaget, skal nemnast . Organet skal gi skriftleg grunngiving snarast råd og seinast innan ti arbeidsdagar etter at kravet vart motteke.
Paragrafkommentar
§ 31 regulerer hvordan et avslag på innsyn skal gis og begrunnes. Bestemmelsen skal sikre at den som får avslag, forstår hva som er nektet, hvilket rettslig grunnlag avslaget bygger på, og hvordan avslaget kan angripes.
Første ledd stiller minimumskrav til selve avslaget. Det skal være skriftlig. Organet skal vise til den bestemmelsen som gir grunnlag for avslaget, og til riktig ledd, bokstav eller nummer. Dersom avslaget bygger på § 13 om taushetsplikt, må organet også vise til den bestemmelsen som faktisk pålegger taushetsplikt. Bygger avslaget på forskrift, må forskriften og riktig punkt angis. Avslaget skal også opplyse om klageadgang og klagefrist.
Kravene gjelder når innsyn nektes helt eller delvis. Et svar som i realiteten avslår innsyn, må behandles som et avslag selv om det er formulert uformelt eller ikke bruker ordet «avslag». Sivilombudet har lagt til grunn et slikt funksjonelt syn ved avslag på partsinnsyn, med vekt på at formkravene skal sikre kontroll og reell klageadgang (2024/3653). Poenget er nærliggende også etter offentleglova § 31.
Andre ledd gir den som har fått avslag, rett til å kreve en nærmere begrunnelse innen tre uker fra avslaget ble mottatt. Organet skal da skriftlig opplyse om hovedhensynene som var avgjørende for avslaget, så snart som mulig og senest innen ti arbeidsdager. Denne ordningen henger sammen med klagereglene i § 32. Etter Justisdepartementets veileder får mottak av nærmere begrunnelse betydning for utgangspunktet for klagefristen (G-2009-419-klage-og-andre-kontrollordningar).
Paragrafkommentar
§ 31 regulerer hvordan et avslag på innsyn skal gis og begrunnes. Bestemmelsen skal sikre at den som får avslag, forstår hva som er nektet, hvilket rettslig grunnlag avslaget bygger på, og hvordan avslaget kan angripes.
Første ledd stiller minimumskrav til selve avslaget. Det skal være skriftlig. Organet skal vise til den bestemmelsen som gir grunnlag for avslaget, og til riktig ledd, bokstav eller nummer. Dersom avslaget bygger på § 13 om taushetsplikt, må organet også vise til den bestemmelsen som faktisk pålegger taushetsplikt. Bygger avslaget på forskrift, må forskriften og riktig punkt angis. Avslaget skal også opplyse om klageadgang og klagefrist.
Kravene gjelder når innsyn nektes helt eller delvis. Et svar som i realiteten avslår innsyn, må behandles som et avslag selv om det er formulert uformelt eller ikke bruker ordet «avslag». Sivilombudet har lagt til grunn et slikt funksjonelt syn ved avslag på partsinnsyn, med vekt på at formkravene skal sikre kontroll og reell klageadgang (2024/3653). Poenget er nærliggende også etter offentleglova § 31.
Andre ledd gir den som har fått avslag, rett til å kreve en nærmere begrunnelse innen tre uker fra avslaget ble mottatt. Organet skal da skriftlig opplyse om hovedhensynene som var avgjørende for avslaget, så snart som mulig og senest innen ti arbeidsdager. Denne ordningen henger sammen med klagereglene i § 32. Etter Justisdepartementets veileder får mottak av nærmere begrunnelse betydning for utgangspunktet for klagefristen (G-2009-419-klage-og-andre-kontrollordningar).