Dokumentasjonsplikten

Dokumentasjonsplikten i § 7-1 gjelder alle anskaffelser som er omfattet av forskriften, det vil si alle anskaffelser med en verdi som er lik eller overstiger 100 000 kroner ekskl. mva.

Dokumentasjonsplikten etter § 7-1 første ledd innebærer at oppdragsgiver skal oppbevare dokumentasjon som er tilstrekkelig til å begrunne viktige beslutninger i anskaffelsesprosessen. Med «viktige beslutninger» menes blant annet beslutninger om forhandlinger, utvelgelse av leverandører, tildeling av kontrakt mv. Aktuelle dokumenter som skal oppbevares kan, for eksempel, være meddelelser om avvisning, avlysning og valg av leverandør. Det kan også være e-poster til og fra oppdragsgiver i forbindelse med spørsmål fra tilbydere, og ettersending av dokumentasjon.

Ved anskaffelser over EØS-terskelverdiene skal dokumentasjonen oppbevares i minst tre år fra tidspunktet for inngåelse av kontrakten.

Det følger videre av § 7-1 andre ledd at kontrakten skal oppbevares gjennom hele kontraktsperioden.