Gjennomføring av konkurransen

Konkurransen skal følge reglene for begrenset anbudskonkurranse. Oppdragsgiver kan kreve at leverandørene gir tilbud i form av elektronisk katalog, eller avholde en elektronisk auksjon.

Oppdragsgiver skal gjennomføre ordningen som en fullt ut elektronisk prosess. All kommunikasjon skal skje ved bruk av elektroniske kommunikasjonsmidler. Dette innebærer at det ikke er anledning til muntlig kommunikasjon til å intervjue eller til å forhandle med leverandørene.

KOFA-sak 2023/1120

KOFA sak 2023/1120 belyser problemstillingen om muntlig dialog i en dynamisk innkjøpsordning for å bekrefte at tilbudt(e) konsulent(er) er egnet. Spørsmålet er om en slik fremgangsmåte er forenlig med anskaffelsesregelverket.

Saken gjaldt Mattilsynets kunngjøring av en dynamisk innkjøpsordning for innleie av konsulenter til utvikling og forvaltning av oppdragsgivers tilsynsordninger. Mattilsynet la opp til en foreløpig vurdering av tilbudte konsulent før tildeling, og deretter en endelig verifisering gjennom en muntlig «vurderingssamtale» før kontrakt signeres for «å kvalitetssikre at konsulenten har den erfaringen og kunnskapen som er oppgitt i tilbudet».

KOFA uttalte, i avsnitt 35, at det ikke er klart definert i forskriften eller i direktivet hva som ligger i kravet om en «fullt ut elektronisk prosess». Ordlyden sier ikke noe eksplisitt om prosessen inkluderer kontraktsinngåelsen eller ender ved tildeling av kontrakten. Nemnda mente, med henvisning til direktivets fortale premiss 52, at reglene om elektronisk kommunikasjon i utgangspunktet ikke gjelder etter at tildelingsbeslutningen er truffet.

KOFA viste, i avsnitt 42, til at verifisering av om kravene er oppfylt skal skje før tildeling av kontrakt, jf. anskaffelsesdirektivets artikkel 56 nr. 1. Dersom oppdragsgiver legger opp til verifisering ved muntlig dialog etter tildeling, vil det være i strid med kravet i forskriften § 26-4 tredje ledd om å gjennomføre den dynamiske innkjøpsordning «som en fullt ut elektronisk prosess».

KOFA-sak 2023/1120

Selv om anskaffelsen skal følge reglene for begrenset anbudskonkurranse, kan ikke oppdragsgiver foreta utvelgelse av leverandørene, også kalt nedvalg.

Fristen for å levere tilbud skal være minst 10 dager fra dagen etter at invitasjonen ble sendt. Ikke-statlige oppdragsgivere kan fastsette en kortere frist i samarbeid med leverandørene som er tatt opp i ordningen etter forskriften § 20-3 tredje ledd.

KOFA-sak 2023/365

Saken gjaldt en dynamisk innkjøpsordning for å anskaffe ulike konsulent- og rådgivningstjenester. Oppdragsgiver ønsket å inngå parallelle rammeavtaler under ordningen på inntil 4 år, uten at dette var uttrykkelig spesifisert i kunngjøringen eller anskaffelsesdokumentene.

KOFA mente hverken direktiv 2014/24/EU eller anskaffelsesforskriften uttrykkelig avgrenser mot å inngå rammeavtaler under en dynamisk innkjøpsordning, men viste til at innkjøpsformene i utgangspunktet er ment å være alternative.

KOFA uttalte at en slik ordning vil kunne stå i et spenningsforhold til prinsippene om forutberegnelighet, likebehandling og forholdsmessighet. Siden det ikke var klart angitt av oppdragsgiver at man ønsket å inngå rammeavtaler under ordningen, innebar dette et brudd på forutberegnelighetsprinsippet.

KOFA-sak 2023/365

Selv om KOFA ikke utelukker bruk av dynamiske innkjøpsordninger for tildeling av rammeavtaler, anbefaler DFØ at oppdragsgiver ikke blander kontraktsformene. Å inngå langvarige og eksklusive rammeavtaler motvirker den dynamikk og åpenhet som en dynamisk innkjøpsordning er ment å ivareta.