Nærmere om invitasjonen til å gi tilbud

Oppdragsgiver skal skriftlig kontakte leverandørene som er i stand til å gjennomføre kontrakten med nødvendige opplysninger om anskaffelsen.

Oppdragsgiver kan altså nøye seg med å kontakte de leverandører som er aktuelle for den relevante kontrakten. Det vil typisk være aktuelt der rammeavtalen dekker flere ulike ytelser. Oppdragsgiver har bevisbyrden for at leverandører som ikke blir invitert ikke er i stand til å gjennomføre konkurransen.

Eksempelvis vil oppdragsgiver som har inngått rammeavtaler med flere leverandører om vedlikehold av multifunksjonsmaskiner fra ulike produsenter, herunder reservedeler, kunne begrense invitasjonen til de leverandører som kan levere vedlikehold og reservedeler for det aktuelle merket.

At leverandørene må få de nødvendige opplysninger om anskaffelsen, innebærer at oppdragsgiver må utarbeide anskaffelsesdokumenter som gir leverandørene tilstrekkelig informasjon om hva som skal anskaffelses. Dette betyr blant annet at oppdragsgiver bør utarbeide en kravspesifikasjon og opplyse om eventuelle spesielle krav til anskaffelsen. Oppdragsgiver skal også opplyse om fristen for å gi tilbud, hvordan tilbudet skal leveres, samt tildelingskriteriene og hvordan disse skal evalueres. Hvilke opplysninger som må med, og hvor inngående beskrivelsen bør være, avhenger av kontraktens omfang og kompleksitet, og hvor mye som allerede fremgår av selve rammeavtalen.