Tildeling etter fordelingsnøkkel

Dersom rammeavtalen fastsetter alle kontraktsvilkår for avropene, skal oppdragsgiver fastsette en fordelingsnøkkel for tildeling, jf. § 26-3 første ledd. Bestemmelsen regulerer ikke hvordan fordelingsnøkkelen må utformes, men det følger av ordet «fordelingsnøkkel» at oppdragsgiver må ha fastsatt en prosedyre i konkurransegrunnlaget som bestemmer hvordan og hva som skal til for at avrop skal tildeles de enkelte leverandørene.

Ved tildeling etter fordelingsnøkkel blir det ikke avholdt noen ny konkurranse om de enkelte avropene. Tildelingen skjer direkte til en av leverandørene basert på avtalens objektive vilkår. Det er ikke adgang for oppdragsgiver til fritt å velge mellom leverandørene ved tildeling av det enkelte avrop.

En mulig fordelingsnøkkel er den såkalte «fossefallsmodellen» hvor oppdragsgiver forholder seg til rangeringen av leverandørene i konkurransen om rammeavtalen og avrop først tilbys til den best rangerte. Hvis denne leverandøren ikke kan levere, går tilbudet videre til den nest best rangerte. En slik fordelingsnøkkel kan være effektiv og fordelaktig for de best rangerte leverandørene, men kan være lite attraktiv for lavere rangerte leverandører.

En ofte benyttet fordelingsnøkkel er tildeling etter en prosentvis fordeling som gjenspeiler resultatet av konkurransen, typisk at den best rangerte leverandør får den største andel av leveransene, gjerne i kombinasjon med en geografisk fordeling, for eksempel at den best rangerte leverandør A får leveranser til oppdragsgiverne i et større geografisk område enn leverandør B.

En annen mulig fordelingsnøkkel kan være at oppdragsgiver tildeler ut fra konkrete behovsett opp mot de objektive kriteriene etter fordelingsnøkkelen, for eksempel ved å tildele kontrakt til leverandøren med etterspurt kompetanse eller best pris for det aktuelle oppdrag («behovsmodellen»). Behovsmodellen innebærer ikke at leverandørene skal levere inn nye tilbud, men at oppdragsgiver vurderer/beregner hvilket tilbud som best oppfyller de objektive kriteriene med utgangspunkt i de tilbud som er levert inn i konkurransen om rammeavtalen. Siden fordelingsnøkkelen skal angis klart i anskaffelsesdokumentene, må oppdragsgiver sørge for at behovsmodellen ikke er i strid med de grunnleggende prinsippene, herunder prinsippene om likebehandling eller forutberegnelighet.

Eksempelvis kan det tenkes at leverandørene har ulike kvantumsrabatter ved bestilling av større mengder. Det betyr at det vil kunne avhenge av størrelsen på det konkrete oppdraget, hvilken leverandør som er billigst og som da vil få tildelt den konkrete kontrakten. Der oppdragsgiver har behov for flere ytelser samtidig, vil også sammensetningen av ytelser i det konkrete avropet kunne få betydning for hvilken leverandør som har den laveste totale prisen.

Det kan også tenkes at oppdragsgiver i de enkelte avrop har behov for leverandører med ulike spesifikke kompetanser, og at det konkrete avrop da gjøres fra den leverandør som har den beste kompetansen på dette området ut ifra oppdragsgivers behov. Det vil også, for eksempel i en rammeavtale om medisinsk utstyr, være et objektivt kriterium at avrop foretas basert på en medisinsk faglig vurdering av hvilket produkt som best møter den aktuelle pasientens behov.

KOFA-sak 2023/1148

Saken gjaldt en parallell rammeavtale for anskaffelse av høreapparater og annet høringsrelatert utstyr. Fordelingsnøkkelen var at man først skulle vurdere produktet til den best rangerte leverandøren i rammeavtalekonkurransen opp mot brukerens behov. Hvis produktet ikke tilfredsstilte behovet til brukeren, skulle oppdragsgiver så vurdere den nest best rangerte leverandøren osv. Brukers behov skulle i utgangspunktet defineres av bruker og medisinskfaglig personell.

KOFA fant at avropsmodellen var lovlig, og viste til at valg og tilpasning av høreapparat skulle gjøres ut fra en medisinskfaglig vurdering, og derfor ikke var vilkårlig. Siden det ikke ble gitt noen begrunnelse for hvorfor den best rangerte leverandørens produkt ikke dekket brukerens behov, mente nemnda likevel at det ikke var mulig for oppdragsgiver å føre kontroll med at avropsmekanismen var fulgt. Oppdragsgiver hadde derfor brutt prinsippene om likebehandling og etterprøvbarhet.

KOFA-sak 2023/1148

Fordelingsnøkkelen kan også kombinere elementer fra de ulike modellene, eksempelvis ved at enkelte kontrakter følger fossefallsmodellen, mens andre mer spesialiserte oppdrag følger behovsmodellen.

Eksempel En oppdragsgiver skal inngå en rammeavtale med flere leverandører om kjøp av varer innenfor et bredt varesortiment. Det er angitt i konkurransegrunnlaget at kontrakter innen standardsortimentet skal fordeles etter fossefallsmodellen. Kontrakt skal da først tilbys den leverandør som leverte det beste tilbudet som følge av tilbudsevalueringen, og hvis denne ikke kan levere tildeles kontrakt til leverandøren med det nest beste tilbudet osv.

Oppdragsgiver har samtidig bestemt at kontrakter innenfor enkelte nærmere spesifiserte varelinjer skal følge behovsmodellen. For sistnevnte kontrakter skal valg av leverandør være basert på objektivt begrunnede behov, eksempelvis en medisinsk faglig vurdering av hvilket produkt som best møter pasientens behov.

Oppdragsgiver får på denne måten åpnet for at flere leverandører kan bli tildelt kontrakter under rammeavtalen, samtidig som oppdragsgiver får dekket sine konkrete behov.