Avslutning av dialogen og innlevering av tilbud

Når oppdragsgiver har funnet de løsningene som kan oppfylle hans behov, skal han avslutte dialogen. 1019 Oppdragsgiver skal invitere de gjenværende leverandørene i dialogen til å gi endelige tilbud basert på løsningene de har fremlagt og presisert i dialogen. Oppdragsgiver må være oppmerksom på at hvis det har blitt gjennomført en dialog i flere faser med utskillelse av ulike løsningsforslag, må antallet løsninger i den avsluttende fasen være tilstrekkelig til å sikre reell konkurranse.

De endelige tilbudene skal inneholde alle elementene som er obligatoriske og nødvendige for å gjennomføre løsningene. Når oppdragsgiver gjennomgår tilbudene, skal han derfor vurdere om hvert tilbud oppfyller de kravene som er satt i anskaffelsesdokumentene og som eventuelt er presisert og supplert under dialogfasen. Han skal også vurdere om tilbudet inneholder alle elementer som er nødvendige for utførelsen av prosjektet. 1020

Når dialogfasen er over og leverandørene har innlevert sitt endelige tilbud, er det ikke tillatt å forhandle. Etter avslutningen av dialogfasen opphører med andre ord oppdragsgiver sin adgang til å forhandle om løsningene med leverandørene. Oppdragsgiver bør derfor ikke avslutte dialogfasen før det er sannsynlig at det kommer til å bli gitt tilbud som kan evalueres og som besvarer oppgaven på en god måte. 1021

På forespørsel fra oppdragsgiver kan leverandørene likevel avklare, presisere og optimere tilbudene. Oppdragsgiver kan også ferdigforhandle kontraktsvilkårene med den valgte leverandøren for å få bekreftet finansielle forpliktelser eller andre vilkår i tilbudet.1022

Avklaringen kan imidlertid ikke innebære endringer i grunnleggende sider ved tilbudene eller anskaffelsesdokumentene dersom det er sannsynlig at slike endringer fører til konkurransevridning eller forskjellsbehandling. 1023 Tilbud som inneholder vesentlige avvik fra anskaffelsesdokumentene skal avvises. 1024 Det følger av § 24-10 andre ledd at oppdragsgiver kan utsette avgjørelsen om avvisning av tilbud i de tilfellene som er listet opp i § 24-8 til han har avsluttet dialogen. Bestemmelsen viser imidlertid ikke direkte til § 24-8 første ledd bokstav b om vesentlige avvik. I en sak om midlertidig forføyning fra

Jf. § 23-10 andre ledd Jf. § 23-9 første ledd Hentet fra Steinicke og Groesmeyer (2008) s. 804 Hentet fra Dragsten (2020) s. 765 Jf. § 23-9 tredje ledd Jf. § 23-9 andre ledd Jf. § 24-8 andre ledd

lagmannsretten har domstolen lagt til grunn at § 24-10 andre ledd ikke kan tolkes slik at avvik fra absolutte krav ikke kan avhjelpes gjennom optimering av tilbudene. Det må gjøres en konkret vurdering opp mot vilkårene i § 23-9 andre ledd om det er sannsynlig at optimeringen vil føre til konkurransevridning eller forskjellsbehandling. 1025 Se kapittel 34.4.7 for nærmere omtale om forhandlinger og tidspunkt for når tilbud med vesentlige avvik må avvises.

Når det vurderes hva som er en lovlig endring, er det sentrale vurderingstema at det ikke foretas endringer som er av en slik karakter at de kan påvirke potensielle leverandørers ønske om eller mulighet til å delta i konkurransen. Dersom endringene ville åpnet for at flere leverandører enn dem kunngjøringen rettet seg mot kunne ha deltatt i konkurransen, vil det ikke være en lovlig endring.

På forespørsel fra en berørt leverandør skal oppdragsgiver snarest mulig, og senest 15 dager etter mottak av forespørselen, gi alle de berørte leverandørene en skriftlig meddelelse om hvordan gjennomføringen av dialogen har foregått.1026 Bakgrunnen for bestemmelsen er prinsippet om etterprøvbarhet da leverandørene etter avslutningen av dialogen skal gis en mulighet til å kontrollere om dialogen har foregått i overenstemmelse med regelverket.