Planlegging av anskaffelsen

Når oppdragsgiver ønsker å foreta et innkjøp, må han først planlegge hvordan anskaffelsen skal gjennomføres for å best dekke virksomhetens behov. Konkurransepreget dialog kan kun brukes når vilkårene i § 13-2 er oppfylt. Oppdragsgiver må derfor også vurdere om det er adgang til å benytte konkurranseformen. Oppdragsgiver skal begrunne bruk av prosedyren i anskaffelsesprotokollen. 992

Oppdragsgiver har i prosessen med å klarlegge egne behov anledning til å gjennomføre markedsundersøkelser eller å søke eller motta råd fra uavhengige eksperter, myndigheter, leverandører eller andre markedsaktører så lenge disse ikke har en konkurransevridende effekt eller fører til brudd på likebehandlingsprinsippet. Se veiledning til dialog med markedet i kapittel 15.

Når oppdragsgiver har klarlagt virksomhetens behov og hvordan anskaffelsen skal gjennomføres for å få dekket dette, må anskaffelsesdokumentene utformes i tråd med det som er planlagt.

Jf. § 25-5 andre ledd bokstav d

Oppdragsgiver bør beskrive i anskaffelsesdokumentene hvordan han tar sikte på å gjennomføre dialogen. Dette kan gjelde hvor mange dialogmøter det er planlagt å holde og om han underveis vil begrense antall løsninger og lignende. Oppdragsgiver bør ha et bevisst forhold til prosessen i dialogen og overveie hvilke elementer dialogen skal omfatte slik at dialogfasen ikke blir for omfattende.

Oppdragsgiver må på forhånd foreta en vurdering av hvor mange leverandører det er hensiktsmessig å invitere til dialog. I denne vurderingen er det på den ene siden sentralt at Oppdragsgiver har med seg et tilstrekkelig antall leverandører og mulige løsninger som han kan ha dialog om, samtidig som han på den andre siden må se hen til hvor ressurskrevende det vil være å gjennomføre dialog med mange leverandører.

Dersom oppdragsgiver ønsker å begrense antallet leverandører som får delta i dialogen, så må det angis i kunngjøringen. Oppdragsgiver skal velge ut et antall deltakere som er tilstrekkelig til å sikre reell konkurranse. Den øvre og nedre grensen for antall leverandører som får anledning til å levere tilbud skal fremgå av kunngjøringen eller invitasjonen til å bekrefte interesse.993 994 Det kan ikke velges færre enn tre. Oppdragsgiver må da også fastsette i kunngjøringen hvilke kriterier eller regler som skal gjelde for denne utvelgelsen. Se veiledning om utvelgelseskriterier i kapittel 24.

I konkurransegrunnlaget skal oppdragsgiver også angi kravspesifikasjoner (se kapittel 20), kvalifikasjonskrav (se kapittel 22) og dokumentasjonskrav og tildelingskriterier (se kapittel 26). Merk at anskaffelsesdirektivet bruker begrepet «beskrivende dokument» for å tydeliggjøre at det stilles mindre detaljerte krav til beskrivelsene av behov og krav som gjelder for konkurransen enn det som normalt kreves for kravspesifikasjoner. 995 Oppdragsgiver skal tildele kontrakten på grunnlag av tildelingskriteriet beste forhold mellom pris eller kostnad og kvalitet. 996 Oppdragsgiver skal også fastsette hvilke kontraktsvilkår som skal gjelde. 997 Både behovene og kontraktsvilkårene kan bli justert gjennom dialogfasen, og oppdragsgiver kan ferdigforhandle kontraktsvilkårene med den valgte leverandør i avslutningen av konkurransepreget dialog. 998

Å delta i en konkurransepreget dialog kan være ressurskrevende for leverandørene. Oppdragsgiver har derfor anledning til å tilby premier eller betaling til leverandørene som deltar i dialogen. 999 Det kan være hensiktsmessig i større og ressurskrevende anskaffelser å fastsette premier eller betaling for å oppmuntre til deltakelse fra flest mulige aktuelle leverandører.