Planlegging av anskaffelsen

Når oppdragsgiver ønsker å foreta et innkjøp, må han først planlegge hvordan anskaffelsen skal gjennomføres for å best dekke virksomhetens behov. Oppdragsgiver har i prosessen med å klarlegge egne behov anledning til å gjennomføre markedsundersøkelser eller å søke eller motta råd fra uavhengige eksperter, myndigheter, leverandører eller andre markedsaktører så lenge disse ikke har en konkurransevridende effekt eller fører til brudd på likebehandlingsprinsippet. Se veiledning til dialog med markedet i kapittel 15.

I en konkurranse med forhandling må oppdragsgiver også vurdere om vilkårene for å bruke konkurranse med forhandling i § 13-2 er oppfylt. Oppdragsgiver skal begrunne bruk av prosedyren i anskaffelsesprotokollen. 938

Når oppdragsgiver har klarlagt virksomhetens behov, må anskaffelsesdokumentene utformes. Fordi konkurransegrunnlaget skal være tilgjengelig allerede fra kunngjøringstidspunktet må oppdragsgiver foreta all planlegging som er nødvendig i konkurransen før kunngjøring.

Jf. § 25-5 andre ledd bokstav d

Oppdragsgiver må vurdere hvilke krav som skal stilles til leverandørens kvalifikasjon. Se veiledning om kvalifikasjonskrav i kapittel 22. Dersom oppdragsgiver ønsker å begrense antallet leverandører som får delta i konkurransen, så må det angis i kunngjøringen. Oppdragsgiver skal velge ut et antall deltakere som er tilstrekkelig til å sikre reell konkurranse. Den øvre og nedre grensen for antall leverandører som får anledning til å levere tilbud skal fremgå av kunngjøringen eller invitasjonen til å bekrefte interesse. 939 940 Det kan ikke velges ut færre enn tre. Oppdragsgiver må fastsette i kunngjøringen hvilke kriterier eller regler som skal gjelde for denne utvelgelsen. Se veiledning om utvelgelseskriterier i kapittel 24.

Oppdragsgiver må videre vurdere hvilke krav som skal stilles til ytelsen (se veiledning om kravspesifikasjoner i kapittel 20), hvilke dokumentasjonskrav som skal stilles og hvilke kriterier som skal brukes i evaluering av tilbudene (se veiledning om tildelingskriterier i kapittel 26). Oppdragsgiver må også fastsette hvilke kontraktsvilkår som skal gjelde.941

Oppdragsgiver bør også planlegge forhandlingsforløpet sett opp mot den konkrete anskaffelsen, ved å se på karakteren av denne, omfanget av elementene det skal forhandles om og verdien av anskaffelsen. Oppdragsgiver skal opplyse i anskaffelsesdokumentene hvordan forhandlingene skal gjennomføres.

Oppdragsgiver bør vurdere alle forhold som kan få betydning for gjennomføringen, for eksempel om det kan være faglige eller politiske prosesser som vil påvirke tidsbruken for gjennomføringen av konkurransen. Oppdragsgiver må være oppmerksom på at det som angis i anskaffelsesdokumentene setter føringer for gjennomføringen av konkurransen som må følges, jf. prinsippet om forutberegnelighet.