Planlegging av anskaffelsen

Når en oppdragsgiver ønsker å foreta et innkjøp må den planlegge hvordan anskaffelsen skal gjennomføres for å dekke virksomhetens behov. Oppdragsgiver har i prosessen med å klarlegge egne behov anledning til å gjennomføre markedsundersøkelser eller å søke eller motta råd fra uavhengige eksperter, myndigheter, leverandører eller andre markedsaktører så lenge disse ikke har en konkurransevridende effekt eller fører til brudd på likebehandlingsprinsippet. Se veiledning til reglene om dialog med markedet i kapittel 15 for nærmere informasjon.

Når oppdragsgiver har klarlagt behovet sitt, må anskaffelsesdokumentene utformes. Fordi konkurransegrunnlaget skal være tilgjengelig allerede fra kunngjøringstidspunktet, må oppdragsgiver foreta all planlegging som er nødvendig i konkurransen før kunngjøring.

I en begrenset anbudskonkurranse må oppdragsgiver være oppmerksom på at det gjelder et forhandlingsforbud. 907 Konkurransegrunnlaget vil danne rammen for konkurransen og oppdragsgiver må utforme dette på en klar og tydelig måte og være oppmerksom på at de tilbudene som inngis på grunnlag

Jf. § 23-6 tredje ledd

av konkurransegrunnlaget i utgangspunktet vil være endelige. Se veiledning til reglene om konkurransegrunnlaget i kapittel 19.

Når det gjelder det konkrete innholdet i konkurransegrunnlaget, må oppdragsgiver blant annet vurdere hvilke krav de ønsker å stille til leverandørens kvalifikasjoner. 908 Dersom oppdragsgiver ønsker å begrense antallet leverandører som får delta i konkurransen, så må dette angis i kunngjøringen. 909 Oppdragsgiver skal velge ut et antall deltakere som er tilstrekkelig til å sikre reell konkurranse, og det kan ikke velges ut færre enn fem. Oppdragsgiver må videre fastsette hvilke kriterier eller regler som skal gjelde for denne utvelgelsen. 910

Oppdragsgiver må videre vurdere hvilke krav som skal stilles til ytelsen (se veiledning om kravspesifikasjoner i kapittel 20), hvilke dokumentasjonskrav som skal stilles og hvilke kriterier som skal brukes i evaluering av tilbudene (se veiledning om tildelingskriterier i kapittel 26). Oppdragsgiver må også fastsette hvilke kontraktsvilkår som skal gjelde.911

Oppdragsgiver bør vurdere alle forhold som kan få betydning for gjennomføringen, eksempelvis om det kan være faglige eller politiske prosesser som vil påvirke tidsbruken for gjennomføringen av konkurransen. Videre må oppdragsgiver være oppmerksom på at den informasjonen som angis i anskaffelsesdokumentene setter føringer for gjennomføringen av konkurransen, jf. prinsippet om forutberegnelighet.