Godkjennelse av annen dokumentasjon

Oppdragsgiver skal godta «annen dokumentasjon» på at kravene i merkeordningen er oppfylt dersom leverandøren ikke har mulighet til å delta i merkeordningen eller en tilsvarende merkeordning innen tilbudsfristen. 612 Der kravet til merkeordning er inntatt som et kontraktsvilkår kan det alternativt vises til en annen frist fastsatt av oppdragsgiver. Forholdet kan ikke skyldes leverandøren selv. Det kan være aktuelt, blant annet, i tilfeller der tilbudsfristen er kortere enn den tiden det tar å sertifiseres under merkeordningen. I så fall skal oppdragsgiver godta annen dokumentasjon, som for eksempel teknisk dokumentasjon fra produsenten.

KOFA har i sak 2018/109 uttalt at samsvarserklæringer «etter sitt innhold kan være egnet som «annen dokumentasjon» for at merkekravene er oppfylt». Saken gjaldt en åpen anbudskonkurranse for anskaffelse av møbler til en skole. Tildelingskriteriet «miljø» skulle dokumenteres ved miljømerking. Klager hadde for flere av produktene levert erklæringer fra to virksomheter som ikke selv utstedte miljømerker. Selv om klagenemnda uttalte at samsvarserklæringer kan være egnet som annen dokumentasjon, ble de i denne saken likevel underkjent. KOFA begrunnet det med at erklæringene ikke ga noen begrunnelse for at miljøkravene var oppfylt, og heller ikke inneholdt teknisk dokumentasjon fra produsenten eller annen informasjon om hva som lå til grunn for vurderingen.613

Det er ikke formkrav til slik annen dokumentasjon, men dokumentasjonen må være praktisk mulig for oppdragsgiver å gjennomgå uten uforholdsmessig stor ressursbruk. Det er leverandøren som har bevisbyrden for at slik annen dokumentasjon oppfyller de fastsatte kravene under den angitte merkeordningen.

Jf. § 15-3 andre ledd bokstav b KOFA-2018-109 avsnitt 29