Når skal konkurransegrunnlaget gjøres tilgjengelig?

Konkurransegrunnlaget skal gjøres tilgjengelig fra kunngjøringstidspunktet, altså det tidspunktet hvor oppdragsgiver kunngjør konkurransen i TED. 511 Det er et absolutt krav at dette gjøres på samme tid som kunngjøringen, og oppdragsgiver har ikke mulighet til å utsette planlegging og utforming av konkurransegrunnlaget til senere i konkurransen.

Jf. § 14-1 tredje ledd bokstav d nr. 6 Jf. § 14-1 tredje ledd bokstav c Jf. § 13-1 Jf. § 26-8 Jf. § 14-1 fjerde ledd bokstav a Jf. § 14-1 fjerde ledd bokstav b Se §§ 26-4, 26-5, 26-6 og 26-7 Jf. § 14-3, jf. § 14-1 andre ledd

I to-trinnsprosedyrer er det noen få opplysninger som oppdragsgiver kan vente med å gi til utsendelsen av invitasjonen til å levere tilbud. Disse fremgår av § 23-2 fjerde ledd og inkluderer blant annet fristen og adressen for mottak av tilbudet, datoen for når dialogen skal begynne i en konkurransepreget dialog og opplysninger om hvilket sted og på hvilket språk dialogen skal foregå.

Oppdragsgiver skal gi gratis, direkte og ubegrenset elektronisk tilgang til konkurransegrunnlaget. 512 At det skal gis gratis tilgang innebærer at det ikke er tillatt å ta betalt for adgang til noen del av konkurransegrunnlaget. At tilgangen må være direkte og ubegrenset innebærer at det ikke må etableres noen skranker eller hindringer for tilgang til eller muligheter til å laste ned konkurransegrunnlaget. Det er ikke tillatt å stille noen form for krav om registrering.

Oppdragsgiver kan imidlertid gi interesserte leverandører anledning til å registrere en e- postadresse for å få tilsendt rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget, jf. punkt 19.5. Kunngjøringen skal inneholde internettadressen der konkurransegrunnlaget er gratis, direkte og ubegrenset tilgjengelig.513 Internettadressen vil som regel genereres automatisk i oppdragsgivers fagsystem.

Dersom oppdragsgiver ikke kan gi gratis, direkte og ubegrenset tilgang til deler av konkurransegrunnlaget, skal oppdragsgiver i kunngjøringen angi hvordan leverandørene kan få tilgang til disse dokumentene. 514 Oppdragsgiver skal i så tilfelle forlenge fristen med fem dager, med mindre det er tale om et hastetilfelle. 515 Hastetilfeller er tilfeller der det er umulig å overholde minimumsfristene. 516 Unntaket fra kravet om bruk av elektronisk kommunikasjon gjelder kun for de grunnene som er nærmere angitt i § 22-4. Disse grunnene omhandler eksempelvis at anskaffelsens art innebærer bruk av elektroniske kommunikasjonsmidler som ville kreve særlige verktøy, løsninger eller filformater som ikke er alminnelig tilgjengelig eller som ikke kan behandles av alminnelig tilgjengelig programvare, eller at det er tale om levering av fysiske modeller eller skalamodeller som ikke kan leveres ved hjelp av elektroniske kommunikasjonsmidler.

I tillegg til de grunnene som er angitt i § 22-4, kan det oppstå tilfeller hvor oppdragsgiver ikke kan gi gratis, direkte og ubegrenset elektronisk tilgang til deler av konkurransegrunnlaget fordi det inneholder opplysninger av fortrolig karakter. 517 Dersom dette er tilfellet, skal oppdragsgiver angi i kunngjøringen hvilke tiltak som er nødvendig for å sikre opplysningenes fortrolighet, og hvordan leverandørene kan få tilgang til dokumentene. 518

Opplysninger av fortrolig karakter kan være både opplysninger underlagt taushetsplikt eller opplysninger som er sensitive av andre grunner. Det kan eksempelvis være at anskaffelsesdokumentene vil inneholde forretningshemmeligheter eller inneholder informasjon om løsninger eller utstyr som det ikke er heldig at offentligheten kan få tilgang til. For eksempel har politiet tidvis anskaffelser som ikke er gradert eller ikke kan graderes etter beskyttelsesinstruksen eller sikkerhetsloven, men som inneholder informasjon om politiets løsninger eller utstyr som ikke bør gjøres offentlig tilgjengelig.519 520 Det kan også være tale om

eres etter beskyttelsesinstruksen eller sikkerhetsloven, men som inneholder informasjon om politiets løsninger eller utstyr som ikke bør gjøres offentlig tilgjengelig.519 520 Det kan også være tale om

Jf. § 14-3 første ledd Jf. § 14-3 første ledd Jf. § 14-3 andre ledd Jf. § 14-3 andre ledd Jf. §§ 20-2 tredje ledd, 20-3 femte ledd og 20-3 tredje ledd Jf. § 14-3 tredje ledd jf. § 7-4 andre ledd Jf. § 14-3 andre ledd Instruks 17. mars 1972 nr. 3352 for behandling av dokumenter som trenger beskyttelse av andre grunner enn nevnt i sikkerhetsloven med forskrifter (beskyttelsesinstruksen). Lov 1. juni 2018 nr. 24 om nasjonal sikkerhet (sikkerhetsloven).

plantegninger for offentlige bygg, tekniske IKT-løsninger som offentlige oppdragsgivere skal benytte for å håndtere sensitiv informasjon eller informasjon som er underlagt taushetsplikt.

Etter forskriftens § 7-4 andre ledd kan en oppdragsgiver stille krav til leverandørene om å beskytte informasjon av fortrolig karakter som gjøres tilgjengelig for dem i forbindelse med en anskaffelse.521

Rent praktisk kan dette bestå i å kreve at leverandørene signerer på en taushetserklæring før de får tilgang til hele eller deler av anskaffelsesdokumentene, at dokumentasjon skal oppbevares eller behandles på bestemte måter og lignende. Dette kan være aktuelt f.eks. i forbindelse med anskaffelse av helse- og sosialtjenester til enkeltbrukere. Ved gjennomføring av konkurranse med forhandling eller konkurransepreget dialog kan oppdragsgiver også få samtykke til å gi tilgang til løsninger eller andre fortrolige opplysninger som en leverandør har gitt.522 Da kan det også være aktuelt å pålegge restriksjoner på bruken av opplysninger. Hvis oppdragsgiver skal gjøre en anskaffelse som innebærer at leverandører kan få tilgang til eller skal utarbeide sikkerhetsgradert informasjon eller får tilgang til et skjermingsverdig objekt eller infrastruktur, er dette en sikkerhetsgradert anskaffelse etter § 9-1 i sikkerhetsloven. Det vises til egen veiledning på anskaffelser.no med videre henvisninger for denne typen anskaffelser.