Planleggingen av dialogen

Oppdragsgivers valg om å gjennomføre dialog kan utsettes til etter at tilbudsfristen har løpt ut. Oppdragsgiver skal av hensyn til prinsippet om forutberegnelighet gi opplysninger i anskaffelsesdokumentene om han planlegger å ha dialog eller om han ikke planlegger å ha dialog. 379

Jf. § 9-2 tredje ledd Jf. § 9-3 tredje ledd

12.1.3.1 Oppdragsgiver planlegger å ha dialog

Dersom oppdragsgiver planlegger å ha dialog skal oppdragsgiver angi dette i anskaffelsesdokumentene. 380 Det er viktig for leverandørene å vite om det blir dialog og eventuelt hvor omfattende og tidkrevende denne vil bli. Oppdragsgiver må derfor opplyse om han kun planlegger dialog i form av avklaring av uklarheter/retting av avvik, eller om han vil gjennomføre forhandlinger.

Dersom oppdragsgiver planlegger dialog i form av forhandlinger skal oppdragsgiver, så vidt mulig, også beskrive hvordan dialogen vil bli gjennomført. Oppdragsgiver skal eksempelvis gi informasjon om tentativ tidsplan, hvor mange runder med forhandlinger som er planlagt, eventuelle grenser for hvor mange leverandører det vil forhandles med osv.

Oppdragsgiver er kun forpliktet til å opplyse om hvordan dialogen skal gjennomføres dersom dette er bestemt på forhånd.

Eksempel

Formuleringer som beskriver hvordan oppdragsgiver planlegger å gjennomføre dialogen:

Dersom oppdragsgiver ser for seg dialog i form av rettinger og avklaringer kan han eksempelvis angi: «Oppdragsgiver planlegger dialog i form av rettinger og avklaringer».

Dersom oppdragsgiver planlegger dialog i form av forhandlinger kan han eksempelvis angi:

«Oppdragsgiver planlegger å gjennomføre dialog i form av forhandlinger».

Dersom oppdragsgiver har lagt planer på forhånd om hvor mange leverandører han har tenkt å forhandle med, kan han eksempelvis angi «Det tas sikte på at forhandlingene vil gjennomføres med de leverandørene som har levert de fem beste tilbudene. Forhandlingene er planlagt gjennomført to uker etter tilbudsfristens utløp og man tar sikte på å fullføre disse innen utløpet av oktober måned».

12.1.3.2 Oppdragsgiver planlegger å ikke ha dialog

Dersom oppdragsgiver planlegger å ikke ha dialog skal han angi dette i anskaffelsesdokumentene. Det er kun dersom oppdragsgiver planlegger å ikke ha noen form for dialog, altså verken avklaringer/rettinger eller forhandlinger, at han skal angi at han ikke har planlagt dialog.

I praksis er det sjelden slik at ingen av de innkomne tilbudene i en konkurranse inneholder uklarheter og/eller avvik. Oppdragsgiver bør derfor i planleggingen av de fleste anskaffelser ta høyde for at det vil være behov for å foreta avklaringer og/eller rettinger.

Eksempel

Formuleringer som angir at oppdragsgiver ikke planlegger å gjennomføre dialog:

Dersom oppdragsgiver ikke planlegger å gjennomføre dialog, kan han for eksempel angi at «Oppdragsgiver planlegger å ikke ha dialog».

Jf. § 9-3 første ledd

12.1.3.3 Hvilken adgang har oppdragsgiver til å fravike det oppdragsgiver har planlagt?

Oppdragsgiver har alltid en mulighet til å ombestemme seg og fravike det han har planlagt. Dette er i tråd med hovedregelen om at oppdragsgiver først må bestemme seg for om han skal ha dialog eller ikke, etter tilbudsfristens utløp. Dette innebærer at så lenge det fremgår at det er snakk om planer fra oppdragsgiver sin side, så er det ikke nødvendig for oppdragsgiver å legge inn forbehold om at han kan ombestemme seg.

KOFA-praksis trekker i samme retning, ved nemndas formulering om at «det klare utgangspunktet er at oppdragsgiver ikke blir bundet av hva han «planlegger». Oppdragsgiver «plikter kun å angi hva han «planlegger» å gjøre, og har som hovedregel rett til å ombestemme seg».381

Dersom oppdragsgiver fraviker opplysningene i anskaffelsesdokumentene om den planlagte dialogen, skal begrunnelse for dette inkluderes i. 382 Typiske tilfeller hvor oppdragsgiver fraviker det planlagte kan være:

• Oppdragsgiver har angitt i anskaffelsesdokumentene at han har planlagt å ha dialog, men velger

etter tilbudsfristens utløp å ikke ha dialog likevel.

• Oppdragsgiver har angitt i anskaffelsesdokumentene at han har planlagt å ha dialog, men velger

etter tilbudsfristens utløp å ikke ha dialog likevel.

• Oppdragsgiver har angitt i anskaffelsesdokumentene at han planlegger å ikke ha dialog, men

velger etter tilbudsfristens utløp likevel å ha dette.

• Oppdragsgiver har angitt at planlagt dialog skal gjennomføres på en viss måte, men velger å

gjennomføre dialogen på en annen måte enn beskrevet. Dialogen blir eksempelvis mindre eller større i omfang, med færre eller flere tilbydere eller i færre eller flere faser enn det oppdragsgiver har planlagt.