Frister for mottak av forespørsler om å delta i konkurransen og tilbud

tilbud Det er ikke fastsatt noen minimumsfrister i forskriftens del II for mottak av forespørsler om å delta i konkurransen eller mottak av tilbud. Hovedregelen om fastsettelse av frister er nedfelt i § 8-14, hvor det fremgår at oppdragsgiver skal ta hensyn til kontraktens kompleksitet og tiden det tar for leverandørene å utarbeide forespørsler og tilbud.

Hvor lang fristen bør være vil bero på en konkret vurdering i hvert enkelt tilfelle. Det må blant annet tas hensyn til at de grunnleggende kravene prinsippene. I tråd med forholdsmessighetsprinsippet bør fristen være lenger jo mer omfattende og kompleks anskaffelsen er.

Nedenfor følger noen momenter oppdragsgiver bør ta hensyn til ved fastsettelsen av frister: 368

• anskaffelsens art, størrelse og kompleksitet

Listen er ikke uttømmende.

Tilbudsfristen kan være kortere dersom det skal anskaffes «hyllevarer» enn ved mer komplekse anskaffelser, som for eksempel store bygg- og anleggsarbeider og kompliserte IKT-kontrakter, der leverandørene har behov for å gjøre grundigere undersøkelser for å kunne utarbeide et tilbud.

KOFA-sak 2017/157

Saken dreide seg om en åpen tilbudskonkurranse om rivning av kommunal bygningsmasse. KOFA fant at en frist på under tre timer for å inngi reviderte tilbud åpenbart var for kort. At tilbyderne var kjent med både konkurransegrunnlaget og kontraktens kompleksitet, og hadde inngitt ordinære tilbud, kunne ikke begrunne en så kort frist.

• hvor omfattende tilbud eller forespørsel som skal leveres

Det har betydning for fristens lengde hvor omfattende krav som stilles til utformingen av forespørselen om å delta i konkurransen eller tilbudet i konkurransegrunnlaget, og hvor omfattende dokumentasjon som kreves fremlagt.

• særlige forhold som tilsier at det er behov for en rask gjennomføring av anskaffelsen

Det kan være adgang til å fastsette kortere frister dersom det foreligger særlige forhold utenfor oppdragsgivers kontroll, som medfører behov for en rask gjennomføring av anskaffelsen. Dersom årsaken til at det haster skyldes oppdragsgivers dårlige planlegging, kan ikke dette begrunne at det settes en kort frist.

KOFA-sak 2003/109

Saken gjaldt kjøp av arkitekttjenester hvor tilbudsfristen var satt til 15 dager. KOFA uttalte at fristen var svært kort, men fant allikevel at fristen var forskriftsmessig. KOFA la vekt på at fristen var saklig begrunnet, at den ikke hadde vært til hinder for konkurransen og at grunnen til at fristen måtte fastsettes så kort var utenfor oppdragsgivers kontroll.

• hvor mange virkedager fristen vil gi

Dersom fristen settes i en periode med mange helligdager/fridager, som jul, påske eller sommerferien, bør oppdragsgiver sette en lenger frist enn om den løper i en periode hvor det ikke er noen helligdager.