Innsynsguiden 2026 - Saksbehandling og saksbehandlingstid

Saksbehandling og saksbehandlingstid

Saksbehandling og saksbehandlingstid Journalføring Offentleglova § 10 Alle forvaltningsorganer skal føre en journal, det vil si en løpende og systematisk oversikt over inngående og utgående dokumenter. For å få kunnskap om hva som skjer i forvaltningsorganene og hvilke dokumenter som det kan være av interesse å be om innsyn i, er den offentlige journalen sentral. Sivilombudet har en rekke ganger pekt på hvor viktig det er at både journalister og andre har tilgang til forvaltningens journaler for at offentlighetsprinsippet skal kunne gjennomføres etter sin hensikt.1 Gode og beskrivende titler i journalen er nyttig for alle som leter i journalene, og det gir trolig også mer presise innsynskrav som igjen vil lette behandlingen av kravet.2 Plikten til å føre journal er regulert av arkivlova og arkivforskriften. Etter arkivforskriften § 14 skal alle inngående og utgående dokumenter som regnes som saksdokumenter for organet, journalføres «dersom dei 1 Se for eksempel SOM-2018-3678 2 Les mer om dette i Riksrevisjonens oppfølging av Dokument 3:10 (2016-2017), Dokument 3:3 (2021-2022), side 8 flg. er eller blir sakshandsama og har verdi som stadfesting av dei tilhøva dei gjeld». Forvaltningsorganets arkiv- og journalføringsplikter gjelder uavhengig av hvem som har saksbehandlet på vegne av organet, om det er faste ansatte eller eksterne oppdragstakere.3 Alle forvaltningsorganer må derfor sørge for at ansatte journalfører dokumenter i den grad arkivforskriften krevet det, uavhengig av om dokumentene finnes i brev, e-post, SMS eller andre formater.4 Det følger av arkivforskriften § 15 at det løpende skal registreres nærmere bestemte metadata om alle journalføringspliktige saksdokumenter. Metadata er for eksempel avsender eller mottaker av dokumentet, tittel og dato. Sivilombudet har om den tidligere arkivlova (1992) uttalt seg om plikten til fortløpende journalføring. Der det har skjedd en meningsutveksling f.eks. via SMS skal ikke meldingene journalføres samlet i én registrering.5 3 SOM-2024-3633 4 SOM-2018-4884 5 SOM-2020-1047, SOM-2018-4884, SOM-2016-2902, SOM-2025-6149

Hva er et innsynskrav og hvordan skal

det utformes? Offentleglova § 28 Innsynskrav kan fremsettes både muntlig og skriftlig − det er ingen bestemte formkrav. Innsynskravet må ikke begrunnes og en trenger heller ikke å oppgi hvorfor en ber om innsyn. Alle kan be om innsyn. Dette innebærer at hvem som helst, enten de er personer, selskaper eller organisasjoner, kan kreve innsyn. Det er ikke noe krav om at den som ber om innsyn identifiserer seg. Innsynskrav kan derfor fremsettes anonymt. Kravet trenger ikke å være formulert eksplisitt som et «innsynskrav», «innsynsbegjæring» eller lignende. Ordet innsyn trenger heller ikke være med. Forvaltningsorganene må derfor være oppmerksomme på at innsynskrav av og til kan være vanskelig å identifisere, for eksempel der det er sammenvevd med generelle spørsmål eller etterspørsel etter informasjon. Dersom det er uklart om avsenderen har ment å be om innsyn eller ikke, bør forvaltningsorganet ta kontakt for å få dette avklart. Innsynskravet må gjelde en bestemt sak eller i rimelig utstrekning saker av en bestemt art. Kravet om å identifisere hva en ber om innsyn i (identifikasjonskravet), gjelder ikke ved krav om innsyn i journaler eller lignende register. En kan også be om innsyn i konkrete dokumenter som ikke hører til noen bestemt sak, for eksempel instrukser og retningslinjer. Formålet bak bestemmelsen om identifikasjon, er at det skal være praktisk mulig for forvaltningsorganet å finne frem til de etterspurte sakene eller dokumentene. Arbeidet med vurdering av om det foreligger unntak som gjør at hele eller deler av et dokument skal unntas offentlighet, skal ikke inngå i vurderingen av arbeidsbyrden etter bestemmelsen. Det er heller ikke anledning til å se flere innsynskrav under ett i vurderingen av om det er for arbeidskrevende å finne saker av en bestemt art.6 6 SOM-2025-5988 Innsyn i publiserte TikTok-videoer

Saken gjaldt et krav om innsyn i to politidistrikters publiserte videoer på TikTok. Politidirektoratet stadfestet distriktenes avslag med begrunnelsen at videoene ikke kunne anses som «saker av ein bestemt art». Sivilombudet kom til at direktoratet hadde lagt til grunn en uriktig forståelse av identifikasjonskravet i offentleglova § 28 andre ledd. Bestemmelsen åpner ikke for at innsynskrav kan avvises dersom forvaltningen allerede har identifisert, eller enkelt kan identifisere, dokumentene som det er bedt om innsyn i.

 SOM-2023-4750 Dersom det blir urimelig arbeidskrevende å finne saker av en bestemt art, for eksempel der forvaltningsorganet ikke har teknologiske verktøy til å finne sakene, kan innsynskravet avvises. I en uttalelse la Sivilombudet til grunn at i underkant av tre timers arbeid var innenfor hva en med rimelighet kan kreve.7 Den som ber om innsyn, trenger ikke identifisere saken eller dokumentet ved hjelp av saks- eller dokumentnummer. Det må imidlertid gis en tilstrekkelig god beskrivelse til at det vil være mulig for forvaltningsorganet å finne frem til saken eller dokumentet. Innsynskrav som gjelder hele arkiver eller databaser, kan avvises.8 Et slikt krav vil i praksis ofte omfatte alle dokumentene i databasen, noe som innebærer at innsynskravet ikke «i rimelig utstrekning» gjelder saker av en bestemt art. Forvaltningsorganet har imidlertid en generell veiledningsplikt, som innebærer at organet, innenfor rimelighetens grenser, skal hjelpe til med å formulere, eller konkretisere, innsynskravet dersom det er behov for det. 7 SOM-2016-721 8 NOU 2003: 30 s. 217

10 INNSYNSGUIDEN Tidkrevende manuell gjennomgang

Saken gjaldt et krav om innsyn i opplysningene om utgifter til kurs for 16 personer over en periode på fire år. Dersom innsynskravet skulle imøtekommes, ville det kreve manuell gjennomgang av 800–1000 fakturaer. Ombudet kom til at dette ikke kunne kreves.

 SOM-2016-721

Saken gjaldt et krav om innsyn i e-poster om utlegg en kommune hadde hatt i en sak. For å imøtekomme innsynskravet hadde kommunen gjennomført søk i sine arkivsystemer og i noen medarbeideres Outlook og filmapper, uten resultat. Ytterligere tiltak ville være manuell gjennomgang av filstrukturer, Outlook-mapper med videre. Ombudet kom til at dette ikke kunne kreves.

 SOM-2020-16 Innsynskrav i database

Saken gjaldt et krav om innsyn i Det sentrale motorvognregisteret, nærmere bestemt opplysninger om alle kjøretøy med produsent og modellbetegnelse, registreringsnummer og eier. Samferdselsdepartementet avviste innsynskravet og viste blant annet til at identifikasjonskravet i offentleglova § 28 andre ledd var til hinder for å kreve innsyn i hele databasen. Ombudet kom til at et innsynskrav som gjelder innsyn i en hel database som regel vil kunne avvises etter offentleglova § 28 andre ledd. Ombudet kom til at innsynskravet i denne saken ikke gjaldt alle opplysningene i databasen, og at det derfor var bedt om innsyn i en sammenstilling, og ikke en rekke dokumenter. Begrensningen i § 28 andre ledd kom derfor ikke til anvendelse ettersom denne i utgangspunktet ikke har betydning for krav om sammenstillinger etter offentleglova § 9.

 SOM-2016-2789 Dersom den etterspurte informasjonen ikke finnes i et eksisterende dokument, må forvaltningsorganet vurdere om innsynsretten kan ivaretas ved å sammenstille opplysninger som er lagret i organets databaser.9

Hvem skal behandle innsynskravet? Offentleglova § 29 første ledd første punktum Det forvaltningsorganet som mottar et innsynskrav, plikter å vurdere kravet konkret og selvstendig. Mottakeren av innsynskravet kan derfor ikke henvise den som har bedt om innsyn til et annet forvaltningsorgan, med mindre det er gitt egne regler om dette. Plikten gjelder både der forvaltningsorganet selv har utarbeidet dokumentet, og dersom det er mottatt utenfra. Dette betyr at to eller flere forvaltningsorganer ikke kan ha en fellestjeneste som behandler innsynskravene i førsteinstans.10 Dette betyr også at et overordnet forvaltningsorgan i utgangspunktet ikke kan overta behandlingen av et innsynskrav som er sendt til et un derordnet organ. Hvem som behandler innsynskravet internt i forvaltningsorganet, vil imidlertid avhenge av den interne organiseringen. Det viktigste er at saksbehandlingen er forsvarlig og i tråd med lovens krav. Innsynskrav behandlet av feil instans

Saken gjaldt et krav om innsyn i korrespondanse mellom de tidligere tollregionene og Tolldirektoratet om bruk av teknisk utstyr. Kravet ble fremmet overfor de ulike regionene, men det var Tolldirektoratet som behandlet kravene i første instans. Ombudet kom til at kravet om at det forvaltningsorganet som mottar innsynskravet skal vurdere dette konkret og selvstendig, innebar at innsynskravene skulle vært behandlet av de respektive tollregionene i første instans, ikke av direktoratet.

 SOM-2019-2174 9 Offentleglova § 9 10 SOM-2022-5131

Dersom det forvaltningsorganet som har mottatt innsynskravet ikke selv har dokumentet som er etterspurt, må forvaltningsorganet avslå innsynskravet og opplyse om klagemulighetene. Dersom mottakeren av innsynskravet har kjennskap til at et annet forvaltningsorgan har det etterspurte dokumentet eller har ansvar for det aktuelle saksområdet, følger det av forvaltningsloven § 11 første ledd og god forvaltningsskikk, å veilede den som har bedt om innsyn i hvor innsynskravet bør sendes. Mangelfull behandling av innsynskrav

Saken gjaldt en kommunes manglende behandling av et innsynskrav. Klageren hadde purret skriftlig gjentatte ganger og bedt om klagebehandling av saken. Kommunen mente at et kommunalt foretak skulle behandle innsynssaken, og hadde derfor videresendt innsynskravet dit. Kommunen hadde ikke informert klageren om dette. Ombudet kom til at kommunens håndtering av innsynskravet ikke var i tråd med kravene i offentleglova § 29. Ombudet ba kommunen omgående om å ta stilling til innsynskravet, samt vurdere om det var nødvendig å veilede klageren i saken.

 SOM-2019-4998 Et innsynskrav skal vurderes konkret og selvstendig. Det innebærer at den som vurderer innsynskravet ikke kan basere sin vurdering på avsenderens eventuelle påføringer av unntakshjemler på dokumentet, eller på innsynsvurderinger som er gjort tidligere eller av andre. Det er ikke gitt at tidligere vurderinger fortsatt er korrekte. At det har gått noe tid, kan i seg selv ha betydning for eksempelvis skadevirkningen av å gi innsyn. Innsynskravet må derfor alltid vurderes konkret på det tidspunktet avgjørelsen om innsyn skal tas.

Hvor raskt må innsynskravet behandles? Offentleglova § 29 første ledd andre punktum Innsynskrav skal avgjøres uten ugrunnet opphold. Dette betyr så snart som praktisk mulig. De fleste innsynskrav er såpass enkle at de bør kunne avgjøres samme dag som de er mottatt.11 Sivilombudet har i en rekke tidligere uttalelser sagt at de fleste innsynskrav bør kunne behandles samme dag eller i alle fall innen én til tre arbeidsdager, men at det i enkelte tilfeller kan ta lengre tid. Lovens ordlyd åpner for at visse omstendigheter kan tilsi at behandlingen og avgjørelsen av et innsynskrav tar noe lengre tid enn normalt. Sakens omfang eller sakens karakter kan i visse tilfeller tilsi at det er bruk for noe mer tid enn ellers. I perioder der et forvaltningsorgan mottar en unormalt stor mengde innsynskrav på kort tid, vil behandlingen av innsynskravene ofte måtte ta lengre tid enn vanlig. Hvor store ressurser forvaltningsorganet kan bruke på innsynskrav, må balanseres mot forvaltningsorganets andre oppgaver. Det samme vil gjelde der det er tale om et vedvarende høyt antall innsynskrav fra én person over en lang periode. Innsynskravene vil derfor kunne prioriteres også etter andre saklige kriterier enn ren tidsprioritet. Terskelen er imidlertid høy. I tillegg er det også i slike tilfeller en grense for hvor lang behandlingstid som kan aksepteres.12 I alle tilfeller må det foreligge en saklig begrunnelse for å fravike lovens utgangspunkt. Ressursproblemer, for eksempel på grunn av økt saksmengde eller variasjoner i antall ansatte, gir ikke generelt grunn til å godta lengre saksbehandlingstid enn lovens krav. Det samme gjelder sykdom og ferieavvikling. Det er forvaltningens ansvar å organisere seg på en slik måte at innsynskravene blir behandlet i tråd med lovens krav til saksbehandlingstid. 11 Ot.prp. nr. 102 (2004–2005) s. 151 12 SOM-2020-2098

12 INNSYNSGUIDEN Gjennomsnittlig saksbehandlingstid på to måneder var for lang Ombudet undersøkte saksbehandlingstiden i innsynssaker i en kommune. Undersøkelsen viste at kommunen hadde en gjennomsnittlig saksbehandlingstid på to måneder. Etter ombudets syn var saksbehandlingstiden uakseptabelt lang og i strid med lovens krav. Ombudet uttalte også at kommunen har ansvar for å fordele ressurser og disponere disse på en måte som sikrer at lovens krav oppfylles.

 SOM-2021-2823 Dersom forvaltningens saksbehandlingstid blir for lang, vil ofte innsynskravet miste mye av sin aktualitet og interesse. Kort saksbehandlingstid er også viktig av hensyn til allmennhetens tillit til den offentlige forvaltningen. Hvis forvaltningsorganet tror at det vil bruke uforholdsmessig lang tid på å svare på et innsynskrav, skal det snarest mulig gi et foreløpig svar, jf. forvaltningsloven § 11 a. Hensyn som taler for kort behandlingstid

Saken gjaldt lang saksbehandlingstid for et innsynskrav som en kommune mottok. Om hensynene bak kravet til rask saksbehandling uttalte ombudet: «Det følger av selve formålet med offentleglova at innsynsbegjæringer må behandles raskt. Dersom forvaltningens saksbehandlingstid blir for lang, vil ofte innsynsbegjæringen miste mye av sin aktualitet og interesse. Offentlighetsprinsippet vil kunne bli uthult og lovens effektivitet som redskap for pressen og allmennheten til å få innsyn i offentlig forvaltning blir betydelig svekket. Rask saksbehandlingstid er også viktig av hensyn til allmennhetens tillit til forvaltningen, og vil kunne motvirke at det oppstår mistanke om at forvaltningen legger vekt på utenforliggende hensyn ved å trenere eller vanskeliggjøre behandlingen av innsynsbegjæringer som kan avdekke mulige kritikkverdige forhold.»

 SOM-2015-2459 Hvordan gi innsyn og hvordan gjøre

dokumentet tilgjengelig? Offentleglova § 30 Forvaltningsorganet avgjør i utgangspunktet selv hvordan et dokument skal gjøres kjent, ut fra hensynet til forsvarlig saksbehandling. Dette betyr imidlertid ikke at forvaltningsorganet kan kreve at den som har bedt om innsyn gis en muntlig orientering, eller må møte opp fysisk for å se gjennom dokumentet. Den som har bedt om innsyn, kan kreve papirkopi eller elektronisk kopi. Det er gjort enkelte unntak fra retten til en kopi i offentlegforskrifta § 5. En har for eksempel ikke alltid krav på elektronisk kopi av materiale en tredjeperson har immaterielle rettigheter til, for eksempel patent-, varemerke-, opphavs- eller designrettigheter. Retten til kopi gjelder heller ikke journaler og dokumenter som er avlevert til arkivdepot, og som er i så dårlig stand at de kan bli skadet eller ødelagt ved kopiering. Hos virksomheter som er omfattet av gjenbruksdirektivet13, og der dette ellers er fastsatt i forskrift, gjelder retten til kopi alle eksisterende formater og språkversjoner. Retten til kopi gjelder imidlertid ikke formater eller versjoner som er allment tilgjengelig, for eksempel på biblioteket, på hjemmesiden til forvaltningsorganet eller andre allment tilgjengelige nettsider. Dersom dokumentet eksisterer i elektronisk format, men bare er allment tilgjengelig i papirformat, vil en ha krav på elektronisk kopi. En har også krav på papirkopi dersom dokumentet bare er allment tilgjengelig i elektronisk format. 13 Direktiv 2003/98/EF, endret ved direktiv 2013/37/EU Dersom forvaltningens saksbehandlingstid blir for lang, vil ofte innsynskravet miste mye av sin aktualitet og interesse.

Hensynet til forsvarlig saksbehandling

Saken gjaldt manglende svar på krav om innsyn i alle dokumenter mellom en kommune og eksterne parter i en sak om regulering og utbygging. Klageren hadde blant annet fått lenke til en fil som i tillegg til rundt 50 dokumenter som han hadde bedt om innsyn i, inneholdt rundt 490 andre dokumenter. Ombudet uttalte at innsyn gitt på en slik måte at den som har rett til innsyn ikke finner frem til, har vanskeligheter med å finne frem til, eller må bruke uforholdsmessig mye tid på å finne frem til, de dokumentene innsynsretten gjelder, ikke er å anses som «forsvarlig saksbehandling», jf. offentleglova § 30 første ledd.

 SOM-2024-878

Hva skal et avslag inneholde? Offentleglova § 31 første ledd Det er ikke noe krav om begrunnelse når forvaltningsorganet gir fullt innsyn, heller ikke overfor andre enn den som har bedt om innsyn. Ved helt eller delvis avslag på innsynskrav, er det imidlertid krav om at en gir et skriftlig avslag. Forvaltningsorganet må i avslaget vise til bestemmelsen(e) som gir grunnlag for avslaget, også riktig paragraf, hvilket ledd og hvilken bokstav eller nummer som er brukt. Bygger avslaget på en forskriftsbestemmelse, gjelder det samme kravet til presisjon. Dersom offentleglova § 13 om lovbestemt taushetsplikt er grunnlag for avslaget, må forvaltningsorganet også vise til lovbestemmelsen som pålegger slik taushetsplikt. I avslaget skal det også stå informasjon om klagemulighetene til overordnet organ og klagefristen. Dersom et departement har behandlet et innsynskrav i første instans, bør avslaget i tillegg inneholde opplysninger om at adgangen til å klage til Sivilombudet går tapt dersom klagen blir avgjort av Kongen i statsråd.14 14 Se sivilombudsloven § 4 andre ledd bokstav c Selv om det ikke er et krav etter loven, kan god forvaltningsskikk tilsi at forvaltningsorganet også bør opplyse om muligheten for å be om en utvidet begrunnelse for avslaget.15 Dersom forvaltningsorganet gir delvis avslag, er det viktig at det er synlig hvilke deler som er unntatt og hvor store disse delene er. Det er ikke adgang til å redigere dokumentet på en slik måte at dokumentet fremstår som fullstendig.16 Mangelfullt avslag på innsyn Statsministerens kontor (SMK) avslo en journalists krav om innsyn i korrespondanse mellom SMK og departementene om en sak. Det fremgikk ikke av begrunnelsen hvilke dokumenter avslaget gjaldt. Journalisten mente at SMK var forpliktet til å identifisere de dokumentene avslaget omfattet ved bruk av saks- og dokumentnummer. SMK bestred at det forelå en slik plikt. SMK tok videre til orde for at det i et avslag på innsyn er tilstrekkelig å vise samlet til de hjemlene som danner grunnlaget for avslaget, samt opplyse om klageadgang og klagefrist. Ombudet kom til at kravet om nøyaktig hjemmelshenvisning i offentleglova § 31 første ledd må forstås slik at det på en tilstrekkelig klar måte må gå frem av avslaget hvilke unntaksbestemmelser som gjelder hvilke dokumenter. Dette kan for eksempel gjøres ved at avslagshjemlene knyttes opp mot grupper av dokumenter, som er hensiktsmessig inndelt. I et avslag som omhandler flere dokumenter som kan unntas på ulike hjemmelsgrunnlag, er det følgelig ikke tilstrekkelig kun å vise samlet til avslagshjemlene og opplyse om klagemulighetene.

 SOM-2020-2508 15 SOM-2015-1577 16 Justis- og beredskapsdepartementets Rettleiar til offentleglova, G-2009-419, s. 168

14 INNSYNSGUIDEN Utvidet begrunnelse der det gis helt eller delvis innsynsavslag Offentleglova § 31 andre ledd Den som får helt eller delvis avslag på et innsynskrav, kan innen tre uker etter avslaget ble mottatt, kreve en nærmere begrunnelse for avslaget. I en slik utvidet begrunnelse skal forvaltningsorganet nevne hvilke hovedhensyn som har vært avgjørende for avslaget. Det er ikke tilstrekkelig å gi en generell og overordnet vurdering som kun viser til hensynene som ligger bak unntaksbestemmelsen. Den utvidede begrunnelsen må inneholde tilstrekkelig informasjon til at det går klart frem hvilke konkrete hensyn en har lagt vekt på, og hvorfor det er behov for unntak i den aktuelle saken. Mangelfull begrunnelse

Saken gjaldt et avslag på krav om innsyn i et brev fra Statsbygg til Kulturdepartementet som inneholdt kostnadsestimat for oppgradering av Nationaltheatrets hovedbygning. Den utvidede begrunnelsen som ble gitt for avslaget tilfredsstilte ikke lovens krav. Kulturdepartementet hadde ikke vist til hvilke(t) hovedhensyn som var avgjørende for avslaget. Det fremgikk heller ikke av det opprinnelige avslaget eller begrunnelsen om merinnsyn var vurdert.

 SOM-2010-2832 For generell begrunnelse

Saken gjaldt et krav om innsyn i et møtereferat med vedlegg fra et møte mellom Helse- og om sorgsdepartementet og underliggende organer. Departementet avslo kravet begrunnet i at det var av avgjørende betydning at de råd og vurderinger som gis, ikke begrenses av muligheten for at det blir gitt innsyn i dokumentet. Ombudet uttalte at departementets begrunnelse fremsto som svært generell og i liten grad knyttet opp mot dokumentenes konkrete innhold.

 SOM-2021-3211 I en utvidet begrunnelse skal forvaltningsorganet nevne hvilke hovedhensyn som har vært avgjørende for avslaget.

Hva kan en klage på og hvordan skal

en klage håndteres? Offentleglova § 32 Hvem er klageinstans og hvilke avgjørelser

er omfattet av klageretten? Alle avgjørelser i innsynssaker, unntatt avgjørelser om å gi fullt innsyn, kan påklages til det nærmeste overordnede forvaltningsorganet. Klageorganet må være et eget organ fraskilt førsteinstansen og det må være nærmest overordnet førsteinstansen.17 Disse avgjørelsene kan påklages:

• avslag på innsynskrav fordi det ikke gjelder et saksdokument

• avslag på innsynkrav i journaler, dokumentlister eller lignende

• avslag på innsynskrav begrunnet i en av unntaksbestemmelsene

• avslag på innsynskrav fordi det ikke kan etableres en sammenstilling

• avvisning av innsynskrav fordi kravet ikke er presist nok

• avslag på innsynskrav fordi den som mottok kravet mener at virksomheten ikke faller inn under offentleglovas virkeområde

• avslag på innsynskrav fordi forvaltningsorganet ikke har det dokumentet som etterspørres

• avgjørelser som innebærer at innsyn ikke blir gitt på den måten det er bedt om

• krav om betaling for kopier Det at en ikke kan klage på at forvaltningsorganet gir innsyn, innebærer blant annet at tredjeparter som blir berørt av at noen andre får innsyn, ikke har klagerett. Slike tredjeparter kan likevel klage til Sivilombudet dersom de mener det er begått urett ved at det er gitt innsyn, for eksempel fordi de mener at innsynet innebærer brudd på taushetsplikten. 17 Se Sivilombudets uttalelser 11. september 2023 i sakene SOM-2022-5127 og SOM-2022-5132 og Prop. 79L (2024-2025) kapittel 20.2.4. Dokument slettet etter at det var bedt om innsyn i det Etter at et innsynskrav var framsatt hos Folkehelseinstituttet, men før det var behandlet, ble datafilene det var krevd innsyn i, slettet. Klagen på innsynsavslaget ble avvist av Helse- og omsorgsdepartementet med den begrunnelse at det ikke var en klage etter offentleglova. Departementet viste til at loven gir rett til innsyn i dokumenter, at dokumentene i dette tilfellet ikke eksisterte, og at departementet derfor ikke kunne vurdere om det skulle ha vært gitt innsyn i dem. Ombudet viste i uttalelsen til lovens forarbeider og til Justis- og beredskapsdepartementets Rettleiar til offentleglova, og konkluderte med at Helse- og omsorgsdepartementet pliktet å realitetsbehandle slike klager.

 SOM-2020-1929 Manglende svar = avslag Dersom den som har krevd innsyn, ikke har fått svar innen fem arbeidsdager etter at forvaltningsorganet mottok innsynskravet, skal dette regnes som et avslag som kan påklages. I praksis vil denne fungere som en purring overfor forvaltningsorganet som skal håndtere innsynskravet. Dersom en slik klage ikke medfører at innsynskravet blir behandlet, heller ikke gjennom å involvere klageinstansen, kan en klage til Sivilombudet over manglende svar og lang saksbehandlingstid. Avslaget kan påklages til overordnet forvaltningsorgan. Dette gjelder ikke når Kongen i statsråd er klageinstans, det vil si der et departement har mottatt et innsynskrav for behandling i første instans. Denne regelen gjelder heller ikke i saker hvor det er behov for å innhente samtykke til utlevering av taushetsbelagte opplysninger, og når spørsmål om nedgradering (for eksempel gi lavere sikkerhetsgradering) må legges frem for et annet organ.

16 INNSYNSGUIDEN

Hvor raskt må en klage behandles? I likhet med innsynskrav, skal innsynsklager behandles uten ugrunnet opphold. Det gjelder både klageforberedelsen og avgjørelsen i klagesaken. Sivilombudet har i flere saker uttalt at hensynet til innsynsreglenes effektivitet og formålet bak offentlighetsprinsippet tilsier hurtighet på alle trinn ved behandlingen av innsynssakene. Behandlingen av en klagesak vil ofte ta noe lengre tid enn behandlingen i førsteinstansen. Det er blant annet fordi det stilles strengere krav til klageinstansens begrunnelse og fordi klagesaker ofte vil være mer

kompliserte enn førsteinstanssakene. De strenge kravene til saksbehandlingstid i innsynssaker innebærer at klageinstansen må prioritere behandlingen av innsynsklager. Siden saksforberedelsen allerede har funnet sted i førsteinstansen, skal det mye til for å akseptere en saksbehandlingstid i klagesaker på over to uker. Klageinstansen har også et særlig ansvar for å behandle saken raskt der førsteinstansens saksforberedelse har tatt tid. Dersom klageinstansen er kjent med klagen og førsteinstansen ikke oversender saken innen kort tid, bør klageinstansen minne førsteinstansen om saken og be om å få saken oversendt innen en gitt (kort) frist, eventuelt be om å få kopi av førsteinstansens avgjørelse dersom den tar klagen til følge og gir innsyn. Ombudet har lagt til grunn at i de tilfellene klageinstansen opphever førsteinstansens avgjørelse og anmoder om at saken behandles på nytt, så plikter klageinstansen å påse at den videre behandlingen av innsynssaken skjer uten ytterligere forsinkelser. 18 18 SOM-2024-2545, SOM-2024-4490 og SOM-2025-5689 Klageinstansens behandlingstid Forsvarsdepartementet hadde brukt nærmere seks måneder på å behandle en klage over avslag fra Forsvarets logistikkorganisasjon på krav om innsyn i dokumenter knyttet til Forsvarets salg av fartøy. Ombudet uttalte at klageinstansen må prioritere behandlingen av klager over avslag på innsyn, også i perioder med stort arbeidspress. Siden saksforberedelsen allerede hadde funnet sted i første instans, skulle det mye til for å akseptere en saksbehandlingstid i klagesaken på over to uker.

 SOM-2015-949 og SOM-2015-1458 Innsynsklager skal behandles uten ugrunnet opphold.

Saksbehandlingen i klageinstansen Reglene i forvaltningsloven kapittel VI om klage og omgjøring gjelder så langt de passer. Dette innebærer blant annet at reglene om klagefrist, kravene til en klage og reglene om saksforberedelse i klagesaker i forvaltningsloven også gjelder innsynsklager. Klageinstansen kan prøve alle sider av saken og ta hensyn til nye omstendigheter. Videre skal klageinstansen sørge for at saken er så godt opplyst som mulig før avgjørelsen treffes.19 Det klare utgangspunktet er at klageinstansen må ha dokumentene som saken gjelder, for å kunne behandle en innsynsklage. Dette betyr at førsteinstansen må sende over dokumentene, sammenstillingen eller journalen det er bedt om innsyn i til klageinstansen ved klagebehandlingen.20 Forvaltningsorganet bør være klar over at klagefristen har begrenset betydning i innsynssaker. En som tidligere har fått avslag og oversittet klagefristen kan i stedet sende et nytt innsynskrav og få dette behandlet. Forvaltningsorganet skal alltid vurdere et nytt innsynskrav konkret, selv om det er bedt om innsyn i det samme dokumentet tidligere. Dersom det har gått kort tid siden klagefristen utløp, bør forvaltningsorganet derfor vurdere om det er hensiktsmessig å avvise klagen på dette grunnlaget. 19 SOM-2022-6028 og SOM-2025-7017 20 SOM-2017-3088, SOM-2024-256, SOM-2024-6556 og SOM-2024-4490 Behandlingen av nye innsynskrav i samme dokument Omtrent to måneder etter at et innsynskrav ble avslått av et av Mattilsynets regionkontorer, henvendte klageren seg til regionkontoret og anførte at hjemmelen for avslaget ikke kunne brukes. Henvendelsen ble ansett som en formell klage og avvist ettersom den innkom etter at klagefristen på tre uker hadde utløpt. Avvisningsvedtaket ble opprettholdt av Mattilsynets hovedkontor. Ombudet la til grunn at et nytt innsynskrav som regel må behandles som en ny sak. Ombudet pekte likevel på at det vil kunne være på sin plass å avvise et krav under henvisning til at saken allerede er avgjort, og at klagefristen er utløpt. Det ble vist til at dette for eksempel kan være tilfellet der det nye innsynskravet er identisk med det tidligere kravet, og det ikke har oppstått nye forhold av betydning for vurderingen. Slik den konkrete saken fremstod, burde imidlertid Mattilsynet ha behandlet henvendelsen fra klageren som en ny sak i stedet for å avvise klagen som for sent innkommet.

 SOM-2010-870

18 INNSYNSGUIDEN