Rettleiar til offentleglova - Handsaming av innsynskrav

Handsaming av innsynskrav

9 Handsaming av innsynskrav

9.1 Innsynskravet – kravet til identifikasjon Den som vil bruke innsynsretten etter offentleglova må setje fram krav om innsyn.

Etter offentleglova § 28 fyrste ledd kan eit krav om innsyn setjast fram skriftleg eller munnleg. Offentlegheitslova 1970 hadde inga tilsvarande føresegn, men også etter 1970-lova vart det lagt til grunn at det ikkje gjaldt noko formkrav ved krav om innsyn.

Ein kan såleis møte opp personleg for å be om innsyn, sende brev, e-post, telefaks e.l., ringje eller setje fram krav på annan måte. Det er ikkje krav om at den som krev innsyn identifiserer seg, innsynskravet kan til dømes kome pr. e-post eller telefaks utan at det er opplyst noko namn. Dokumenta det blir gitt innsyn i må då sendast til same eller anna oppgjeve adresse. Dersom nokon møter opp personleg for å lese gjennom eller hente dokument, kan det likevel krevjast at vedkomande identifiserer seg i tråd med kva som elles er vanlege rutinar ved vitjing til verksemda.

Offentleglova § 28 andre ledd fyrste punktum seier at innsynskravet må gjelde ei bestemt sak eller i rimeleg utstrekning saker av ein bestemt art. Etter offentlegheitslova 1970 måtte innsynskravet gjelde ei bestemt sak.

Kravet om at innsynskravet må gjelde ei bestemt sak inneber at den som krev innsyn må gi ei tilstrekkeleg presis skildring av saka vedkomande ynskjer innsyn i til at organet kan finne frem til ho utan at det blir urimeleg arbeidskrevjande. Det krevst ikkje at ein identifiserer saka eller dokumentet med nummer, dato eller liknande, men ein må kunne gi ein karakteristikk av saka eller dokumentet som gjer at forvaltninga kan finne fram til materialet. Er saka fyrst tilstrekkeleg identifisert kan innsynskravet gjelde alle dokumenta i saka, eller berre eit eller fleire bestemte dokument. Det er heller ikkje noko i vegen for at det i same innsynskrav blir bede om innsyn i fleire saker, med den føresetnaden at den enkelte saka er tilstrekkeleg identifisert. Dersom den som ber om innsyn har problem med å oppfylle kravet til identifikasjon, har organet ei viss rettleiingsplikt, i samsvar med kva som følgjer av god forvaltningsskikk og forvaltningslova § 11.

Kravet om at innsynskravet må gjelde ei bestemt sak er til hinder for at eit innsynskrav kan gjelde alle saker av ein bestemt art, utan at den enkelte saka blir identifisert. Ein kan med andre ord i utgangspunktet ikkje krevje innsyn i til dømes alle saker om utsleppsløyve hos Statens forureiningstilsyn frå dei siste tre åra, med mindre ein identifiserer kvar enkelt sak, til dømes med tilvising til dato, partar eller liknande.

Kravet om identifisering av saka er likevel mjuka opp i den nye lova ved at det er opna for at innsynskravet i «rimeleg utstrekning» kan gjelde saker av ein bestemt art. Vilkåret om rimeleg utstrekning tek sikte på den arbeidsbyrda forvaltningsorganet får når det skal handsame kravet. Dersom organet ikkje har teknologi til å finne fram i sakene automatisk, men må gjere dette manuelt, vil ein ikkje kunne krevje at eit innsynskrav som gjeld innsyn i saker av ein bestemt art blir teke under handsaming.

Det er slått fast i § 28 andre ledd andre punktum at dette kravet til identifikasjon ikkje gjeld når det blir kravd innsyn i journalar eller liknande register, som enklare postlister. Journalar og liknande register vil jo nettopp vere oversikter over dokument frå fleire saker, og identifikasjon av den enkelte saka er då ikkje aktuelt.

9.2 Kva organ som avgjer innsynskravet og korleis avgjerd skal skje Offentleglova § 29 regulerer kva organ som skal handsame eit innsynskrav og korleis organet skal gå fram.

Etter offentleglova § 29 fyrste ledd fyrste punktum skal eit organ som mottek eit krav om innsyn sjølv vurdere kravet konkret og sjølvstendig. Denne føresegna er ny samanlikna med offentlegheitslova 1970, men inneber inga realitetsendring. Organet må dermed på sjølvstendig grunnlag avgjere om det skal eller kan og bør nekte innsyn i eit dokument eller i opplysningar, både der organet sjølv har utarbeidd dokumentet, og der det har motteke det utanfrå. Føresetnaden for dette er at organet faktisk har dokumentet hos seg. Dersom så ikkje er tilfelle kan det utan vidare givast avslag på kravet om innsyn, med den grunngjeving at organet ikkje har det etterspurde dokumentet. Prinsippet om god forvaltningsskikk kan etter omstenda tilseie at organet bør gi ei viss rettleiing om kvar dokumentet er eller kan vere å finne, jf. punkt 4.3 ovanfor. Det krevst ikkje at organet skal måtte setje i verk undersøkingar rundt kva organ som har eit dokument.

Organet er ikkje bunde av avsendarorganet sitt eventuelle standpunkt til innsynsspørsmålet, men må leggje si eiga vurdering til grunn for avgjerda. Dette gjeld både for spørsmålet om det er høve eller plikt til å gjere unntak, og, der det er aktuelt for spørsmålet, om det skal utøvast meirinnsyn. Vurderinga skal skje konkret for det aktuelle dokumentet på det tidspunktet innsynsspørsmålet blir avgjort.

Kven som avgjer spørsmålet innanfor organet vil avhenge av den interne organiseringa, som er ulik innanfor ulike organ, og kven som har fått tildelt myndigheit til å gjere dette. Ved den interne organiseringa av kven som skal ta stilling til innsynskrav må det sikrast at det blir lagt opp til rutinar og sakshandsaming som gjer at desse sakene blir forsvarleg handsama, jf. prinsippet i forvaltningslova § 17.

Offentlegforskrifta § 10 oppstiller unntak frå regelen i offentleglova § 29 fyrste ledd fyrste punktum for dokument som er påførde gradering etter sikkerheitslova eller beskyttelsesinstruksen. Nokolunde same reglar fanst i forskrifta til offentlegheitslova 1970. Etter offentlegforskrifta § 10 fyrste ledd fyrste punktum skal det organet som mottek eit innsynskrav som gjeld dokument som er påført gradering etter sikkerheitslova eller etter beskyttelsesinstruksen, leggje spørsmålet om avgradering fram for den som har oppretta dokumentet, for at dette organet skal ta avgjerd om dette i samsvar med forskrift 1. juli 2001 nr. 744 om informasjonssikkerhet § 2-13 eller i samsvar med beskyttelsesinstruksen § 5.

Etter offentlegforskrifta § 10 fyrste ledd andre punktum kan organ som mottek innsynskrav som gjeld gradert informasjon i visse tilfelle avslå kravet, utan fyrst å leggje fram spørsmål om avgradering etter fyrste punktum. Dette gjeld for det fyrste i dei tilfella det ikkje skal givast innsyn i dokumentet, uavhengig av graderinga (fyrste ledd andre punktum bokstav a). For alle praktiske føremål vil dette vere tilfella der opplysningar er underlagde teieplikt uavhengig av graderinga, og det ut frå offentleglova § 12 heller ikkje skal givast innsyn i resten av dokumentet. For det andre gjeld dette der det uavhengig av graderinga kan gjerast unntak frå innsyn i dokumentet, og organet som mottek innsynskravet finn at meirinnsyn ikkje skal givast (fyrste ledd andre punktum bokstav b). Dokumentet må i slike tilfelle vere omfatta av ein av unntaksreglane i offentleglova eller offentlegforskrifta, og organet må kome til at meirinnsyn ikkje er aktuelt.

Dersom organet som mottek innsynskravet finn grunn til å tru at det ikkje kan gjerast unntak frå innsyn etter offentleglova, eller at ei grade-

ring elles ikkje kan oppretthaldast, skal det etter offentlegforskrifta § 10 andre ledd følgje prosedyrane for omgradering som er fastsette i informasjonssikkerheitsforskrifta §§ 2-9 til 2-12 eller i beskyttelsesinstruksen § 5.

9.3 Kor lang tid organet kan bruke på å avgjere innsynskravet Offentleglova § 29 fyrste ledd andre punktum slår fast at eit krav om innsyn skal avgjerast utan ugrunna opphald. Ei tilsvarande føresegn fanst i offentlegheitslova 1970.

Kva som skal reknast som grunna opphald, må vurderast konkret ut frå om innsynskravet reiser vanskelege spørsmål, kva omfang kravet har og kva for arbeidsmengde organet har elles.

Dette inneber at innsynskravet skal avgjerast så snart som det er praktisk mogleg. Vanlege krav bør avgjerast same dag som dei er mottekne, eller i alle fall innan éin til tre verkedagar.

Dersom det derimot må gjerast undersøkingar, kravet reiser vanskelege og tvilsame spørsmål, eller gjeld store eller mange dokument, og saka difor medfører mykje arbeid, kan det brukast meir tid til sakshandsaminga, men kravet må like fullt avgjerast så snart det er praktisk mogleg.

At sakshandsamaren som er ansvarleg for saka innsynskravet gjeld, er bortreist, sjuk eller på ferie når kravet kjem inn, gir ikkje grunnlag for å utsetje handsaminga av innsynskravet. Det enkelte organ må syte for rutinar som gjer at innsynskrav kan handsamast utan at ein er avhengig av at enkeltpersonar er til stades.

Dersom innsynskravet er ekstraordinært stort, til dømes der saka omfattar fleire hundre dokumentsider og fleire av dokumenta inneheld opplysningar som er omfatta av teieplikt, må det godtakast at handsaminga av kravet tek lang tid. Det vil vere eit grunna opphald at organet syter for ei forsvarleg handsaming, samstundes som dette ikkje i urimeleg grad fortrengjer andre gjeremål.

I tilfelle der sakshandsamingstida blir svært lang bør forvaltningsorganet, i samsvar med forvaltningslova § 11 a andre ledd og prinsippet om god forvaltningsskikk, gi eit førebels svar, der det blir gjort greie for årsaka til den lange handsamingstida. Der innsynskravet gjeld mange dokument bør organet melde tilbake og gi innsyn eller eventuelt avslag i dokument

eller delar av dokument som er gjennomgåtte, samstundes som det blir gjort klart at organet ikkje er ferdig med å gå gjennom alle dokumenta.

9.4 Korleis organet skal gi innsyn

9.4.1 Organet avgjer i utgangspunktet sjølv korleis det skal gi innsyn Offentleglova § 30 regulerer korleis eit organ skal gi innsyn i dokument. Reglar om dette fanst og i offentlegheitslova 1970, men reglane er vesentleg annleis i den nye lova.

Etter offentleglova § 30 fyrste ledd fyrste punktum fastset organet, ut frå omsynet til forsvarleg sakshandsaming, korleis eit dokument skal gjerast kjent. Dette inneber at det i utgangspunktet er organet sjølv som avgjer korleis det skal gi innsyn, noko som samsvarar med situasjonen etter offentlegheitslova 1970. Sidan det som hovudregel gjeld ein rett til kopi, sjå punkt 9.4.2, vil dette utgangspunktet berre få praktisk innverknad der det gjeld unntak frå retten til kopi eller det krevst innsyn på annan måte enn i form av kopi.

9.4.2 Rett til kopi Det er i § 30 fyrste ledd andre punktum gjort unntak frå utgangspunktet om at forvaltningsorganet avgjer korleis innsyn skal givast, ved at det er fastslått at det kan krevjast papirkopi eller elektronisk kopi av dokumentet. Retten til kopi er utvida samanlikna med offentlegheitslova 1970.

Etter § 30 fyrste ledd andre punktum vil den som har krav på innsyn så langt det er praktisk mogleg ha krav på papirkopi eller elektronisk kopi, utan avgrensingar med omsyn til omfang når det gjeld storleik på dokumenta eller talet på dokument, men sjå likevel punkt 4.8.2 ovanfor om høvet til å ta betalt for kopiar.

Visse unntak frå retten til kopi er fastsette i offentlegforskrifta § 5. Etter offentlegforskrifta § 5 fyrste ledd fyrste punktum gjeld ikkje retten til elektronisk kopi for materiale som ein tredjeperson har immaterielle rettar til, så langt materialet har økonomisk verdi, og det medfører fare for at materialet kan bli misbrukt i kommersiell samanheng om kopi blir gitt. Kravet til økonomisk verdi skal ikkje setjast høgt, men fara for misbruk må vere realistisk. Etter § 5 fyrste ledd andre punktum gjeld dette unntaket ikkje for søknader, argumentasjonsskriv, høyringsfråsegner og

liknande vanleg materiale som ein tredjeperson har sendt inn i samband med ei sak.

Etter offentlegforskrifta § 5 andre ledd gjeld retten til kopi ikkje for journalar og dokument som er avleverte til arkivdepot, og som er i så dårleg stand at dei kan bli skadde eller øydelagde ved kopiering. På lik line med unntaket frå sjølve innsynsretten i forskrifta § 9 fyrste ledd opnar denne føresegna berre for unntak frå retten til kopi for dokument og journalar som er oversende til eit arkivdepot. Dersom andre dokument enn dei som er nemnde i offentlegforskrifta § 5 andre ledd er i ein slik tilstand at dei ikkje kan kopierast, må det lagast avskrift.

At ein har rett til papirkopi etter offentleglova § 30 fyrste ledd andre punktum, inneber ikkje at ein i alle tilfelle har krav på eit nøyaktig identisk eksemplar som det organet sit med. Når det gjeld plankart, teikningar og liknande dokument kan ein ikkje utan vidare krevje kopi av dette i same storleik, eller like detaljert med omsyn til fargar osv., som originalen. Likevel må kopien vere eigna til sitt føremål. Den som krev kopi har heller ikkje krav på nokon høgkvalitetspapirkopi eller kopi i uvanlege format som krev utstyr ikkje alle organ har. Kopi i eit anna papirformat enn det organet sjølv har, til dømes kopi i A3 medan originalen er i A4, vil derimot vere omfatta av retten til kopi, så sant forvaltningsorganet har utstyr til det. Der det vil vere naudsynt med meir avansert kopiering, det vil seie kopiering som krev spesialutstyr, er ikkje det omfatta av innsynsretten etter lova.

Retten til elektronisk kopi gjeld berre for dokument som alt ligg føre elektronisk, medan retten til papirkopi òg gjeld for dokument som berre ligg føre elektronisk.

Elektronisk kopi omfattar både sending på e-post og kopiering til diskett eller anna medium (som minnebrikke). Det kan derimot ikkje krevjast at forvaltningsorganet for å oppfylle retten til kopi skal kjøpe minnebrikke eller liknande til den som krev innsyn. Kopiering til CD/DVD eller liknande rimeleg medium vil vere omfatta av retten til elektronisk kopi etter offentleglova § 30 dersom det er naudsynt med sending av slikt medium, til dømes dersom den som krev innsyn ikkje har e-post eller av andre grunnar ikkje kan nyttiggjere seg dokumentet på annan måte, eller dokumentet er for stort til å bli sendt med e-post.

Dersom vilkåra for å krevje kopi er oppfylde, kan ein krevje både papirkopi og elektronisk kopi av det same dokumentet. Har ein fyrst krav på

kopi har ein også krav på å få kopien tilsendt.

Det følgjer av § 30 fyrste ledd tredje punktum at for verksemder som er omfatta av EØS-avtalen vedlegg XI nr. 5 k (diretiv 2003/98/EF) om vidarebruk av informasjon frå offentleg sektor, og for andre verksemder der Kongen har fastsett i forskrift at dei skal vere omfatta, gjeld retten til kopi alle eksisterande format og språkversjonar. Føresegna kjem til bruk når krav om innsyn blir sett fram overfor slike verksemder. Med format er ment ulike fil- eller tekstformat, og med språkversjonar siktar ein både til utanlandske språk og norske skriftspråk. Denne føresegna gjennomfører artikkel 5 nr. 1 i EØS-avtalen vedlegg XI nr. 5 k (direktiv 2003/98/EF) om vidarebruk av informasjon frå offentleg sektor.

Offentleglova § 30 fyrste ledd fjerde punktum bestemmer at retten til kopi ikkje gjeld format eller versjon av dokument som er allment tilgjengeleg. Dette inneber at ein ikkje vil ha krav på kopi av format eller versjon av dokument som er i vanleg sal eller tilgjengelege på bibliotek, noko som omfattar offentlege utgreiingar, stortingsdokument og liknande. Dersom dokumentet berre er allment tilgjengeleg som del av ei større samling dokument e.l., utan praktisk moglegheit til å skilje det ut, vil ein nok likevel ha krav på kopi frå forvaltninga.

Dersom dokumentet eksisterer i elektronisk format, men berre er allment tilgjengeleg i papirform, vil ein ha krav på elektronisk kopi, og det same vil vere tilfelle for papirkopiar dersom dokumentet berre er allment tilgjengeleg i elektronisk versjon. Dersom eit dokument som finst i fleire språkversjonar berre er allment tilgjengeleg i andre versjonar enn den etterspurde, vil ein ha krav på kopi av denne.

9.4.3 Utlån av dokument – munnleg orientering Offentleglova gir ikkje den som ber om innsyn nokon rett til å låne med seg originaldokument for å gå gjennom desse. Omsynet til forsvarleg oppbevaring og sikring av dokument og til å ha dei tilgjengelege, til dømes når andre ber om innsyn, vil tale imot at organet lèt nokon låne dokumenta.

Den kan vere at den som har fått innsyn ber om ei munnleg orientering om dokumenta. Ei viss plikt til å gi slik orientering følgjer av føresegnene om rettleiingsplikt i forvaltningslova § 11. Eit forvaltningsorgan kan til dømes ha plikt til å gi ei munnleg forklaring av forkortingar, kodar eller liknande som er brukte i dokumenta.

9.4.4 Plikt til å gi opplysningar om immaterielle rettar i visse tilfelle Offentleglova § 30 andre ledd gjennomfører EØS-avtalen vedlegg XI nr. 5 k (direktiv 2003/98/EF) artikkel 4 nr. 3 andre punktum. Etter § 30 andre ledd fyrste punktum har organ som er omfatta av direktivet plikt til å opplyse om kven som er innehavar av immaterielle rettar, eller kva lisenshavar organet har fått informasjonen frå, når det blir gitt innsyn i informasjon som det er knytt slike rettar til.

Plikta til å gi slike opplysningar gjeld berre så langt organet faktisk har kjennskap til kven som er innehavar av rettane eller lisenshavar, og føresegna medfører ingen plikt for organet til å undersøkje dette.

Etter andre ledd andre punktum treng ein ikkje å gi slik informasjon dersom dette openbart ikkje er naudsynt. Dette vil vere tilfelle der det går fram av dokumenta sjølv kven som har rettane eller lisensen, eller der det er klart at det ikkje er aktuelt å bruke informasjonen i strid med rettane, som der det blir gitt innsyn i søknader, klager og liknande skriv frå privatpersonar.

Tredje punktum fastslår at Kongen kan bestemme i forskrift at desse opplysningspliktene òg skal gjelde for verksemder som ikkje er omfatta av direktivet. Slik forskrift er ikkje gitt.

9.4.5 Korleis gi innsyn der berre delar av eit dokument er offentleg Dersom det blir gjort unntak frå retten til innsyn for delar av eit dokument, skal ein gi innsyn i resten av dokumentet gjennom utdrag. Det må i slike tilfelle alltid gå fram av dokumentet kva delar som det er gjort unntak frå innsyn for og kor store desse delane er, til dømes gjennom at desse delane er sladda eller blir viste med blanke felt. Dersom det er gjort unntak frå innsyn for store delar av eit dokument, kan det eventuelt opplysast om kva og kor mange sider som er omfatta av unntaket. Det er ikkje åtgang til å redigere dokumentet slik at det framstår som eit fullstendig dokument, ein skal vise at det er gjort unntak og kor i dokumentet det er gjort unntak.

9.5 Avslag og grunngiving

9.5.1 Avslag skal vere skriftleg og grunngitt I offentleglova § 31 fyrste ledd fyrste punktum er det slått fast at avslag på krav om innsyn skal vere skriftleg. Dette er nytt samanlikna med offentlegheitslova 1970, som ikkje oppstilte noko formkrav for avslag. Det har etter kvart vorte vanleg at eit innsynskrav blir sett fram gjennom e-post, og at eit eventuelt avslag blir gitt på same måte. Dersom innsynskravet har vorte framsett munnleg, må avslag givast på same vis som den som krev innsyn har bedt om å få tilsendt dokumenta på, til dømes pr. e-post.

Etter offentleglova § 31 fyrste ledd andre punktum skal avslaget alltid vise til den føresegna som er grunnlaget for avslaget. Tilvisinga skal vere heilt nøyaktig ved at det skal visast til kva ledd, punktum, bokstav eller nummer i føresegna som er nytta. Avslaget skal såleis innehalde ei heilt presis heimelstilvising, det er ikkje nok berre å vise til ein paragraf. Dette er heilt i samsvar med det som gjaldt under offentlegheitslova 1970. Det er i fyrste omgang ikkje naudsynt å gi noka nærare grunngiving for avslag enn dette, sjå likevel om offentleglova § 31 andre ledd i punkt 9.5.2 nedanfor.

Dersom avslaget byggjer på forskrift, må det etter offentleglova § 31 fyrste ledd fjerde punktum opplysast om dette, medrekna kva for punkt (føresegn) i forskrifta avslaget byggjer på. Tilvisingar til føresegner i forskrift skal vere heilt nøyaktige, på same måte som når det blir vist til ei lovføresegn. Det inneber at det ikkje er tilstrekkeleg med ei generell paragraftilvising. Tilvisinga må også omfatte kva for ledd, bokstav eller nummer i føresegna som er nytta. Det er ikkje krav i lova om å opplyse kva for lovføresegn forskrifta er gitt i medhald av, men det kan vere greitt å ta det med, noko som i stort omfang blir gjort.

Dersom grunnlaget for avslag er offentleglova § 13 om unntak for opplysningar som er underlagde teieplikt, må det i avslaget òg visast til føresegna som pålegg teieplikt, jf. offentleglova § 31 fyrste ledd tredje punktum. Tilvisinga til føresegna som pålegg teieplikt skal vere heilt nøyaktig, på same måte som skildra ovanfor. Dersom ein skal gjere unntak med bakgrunn i at opplysningane gjeld nokon sine personlege tilhøve, vil rett tilvising til dømes vere offentleglova § 13 fyrste ledd, jf. forvaltningslova § 13 fyrste ledd nr. 1. Det skal sjølvsagt ikkje opplysast noko nærare om dei omstenda som medfører teieplikt.

Offentleglova § 31 fyrste ledd femte punktum fastslår at avslaget òg skal opplyse om høvet til å klage og om klagefristen. Ein tilsvarande regel fanst i offentlegheitslova 1970.

Klagefristen er tre veker frå det tidspunktet underretning om avslaget har kome fram til den som har kravd innsyn, jf. forvaltningslova § 29 fyrste ledd fyrste punktum, jf. offentleglova § 32 tredje ledd andre punktum. Når eit departement har avslått eit innsynskrav, bør avslaget også innehalde opplysning om at høvet til å klage til Sivilombudsmannen går tapt dersom klaga blir avgjort av Kongen i statsråd, jf. § 32 fyrste ledd sjette punktum og punkt 10.1 nedanfor.

9.5.2 Krav om nærare grunngiving I utgangspunktet er det ikkje naudsynt å gi grunngiving for avslaget utover ei tilvising til føresegnene som gir unntaksgrunnlag, jf. offentleglova § 31 fyrste ledd.

Etter § 31 andre ledd fyrste punktum har likevel den som har fått avslag på krav om innsyn rett til å få ei nærare grunngiving for avslaget dersom vedkomande krev det. Noko tilsvarande fanst ikkje etter offentlegheitslova 1970. Eit krav om nærare grunngiving etter offentleglova § 31 andre ledd fyrste punktum må fremjast innan tre veker frå avslaget vart motteke. Blir eit slik krav fremja innan fristen har organet plikt til å gi ei nærare skriftleg grunngiving for avslaget, der hovudomsyna som har vore avgjerande for avslaget skal nemnast, jf. offentleglova § 31 andre ledd. Det skal ikkje berre omfatte kvifor organet meiner det er unntaksgrunnlag, men også kva det er lagt vekt på i meirinnsynsvurderinga der det er aktuelt. Det er ikkje noko krav om at grunngivinga skal vere uttømmande eller omfattande. Krava til innhaldet i grunngivinga blir også avgrensa ved at organet sjølvsagt ikkje treng å utforme grunngivinga slik at opplysningar som det skal eller kan og bør gjerast unntak for innsyn for blir røpa.

Etter offentleglova § 31 andre ledd skal ei nærare grunngiving givast snarast råd og seinast ti arbeidsdagar etter at kravet om grunngiving vart motteke.

Plikta til å utarbeidde ei nærare grunngiving fell bort dersom organet, i samband med at det får eit krav om slik grunngiving, finn at det likevel ikkje er grunnlag for å nekte innsyn eller at det bør utøvast meirinnsyn, og gir innsyn.

Det krevst ikkje at det i det fyrste avslaget blir sagt noko om retten til å krevje nærare grunngiving. Dersom det blir kravd ei slik nærare grunngiving, bør reglane om klagefrist forståast slik at fristen fyrst gjeld fra det tidspunktet den som har kravd innsyn har motteke den nærare grunngivinga.