Lovavdelingen kom til at saker om tildeling av St. Olavs Orden og Den Kongelige Norske Fortjenstorden som utgangspunkt faller utenfor offentlighetslovens anvendelsesområde. Dersom dokumentene likevel brukes i departementets saksbehandling, vil de være omfattet av loven.
Hva saken gjaldt
Utenriksdepartementet ba om en vurdering av offentlighetslovens anvendelsesområde for saker om ordener og utmerkelser som utdeles av Kongen personlig.
Spørsmålet gjaldt først og fremst om tildeling av St. Olavs Orden falt utenfor offentlighetsloven, og om samme løsning måtte gjelde for Den Kongelige Norske Fortjenstorden.
Det ble også reist spørsmål om dokumenter som sendes til Protokollsjefen som medlem av Ordensrådet, eller som registreres anonymisert i postjournalen, likevel kan være offentlige saksdokumenter.
Rettslig vurdering
Lovavdelingen sluttet seg til Utenriksdepartementets vurdering av at tildeling av St. Olavs Orden faller utenfor offentlighetslovens anvendelsesområde. For Fortjenstordenen mente Lovavdelingen at den har langt på vei samme karakter, og at utgangspunktet derfor også her er at saken ligger utenfor lovens område.
At Protokollsjefen er medlem av Ordensrådet, kunne ikke føre til noe annet resultat. Dokumentene var sendt til ham i egenskap av medlem av Ordensrådet, ikke som tjenestemann i departementet. Det ble heller ikke ansett avgjørende at innkommende brev ble ført i postjournalen i anonymisert form.
Lovavdelingen presiserte likevel at dersom dokumentene brukes i departementets saksbehandling, må de anses som forvaltningens saksdokumenter og falle innenfor offentlighetslovens anvendelsesområde. I den konkrete saken la Lovavdelingen til grunn at dokumentene ikke ble brukt i departementets saksbehandling, men bare håndtert av sekretariatet for Fortjenstordenen, Protokollsjefen og to personer med sekretariatsfunksjoner i forbindelse med denne særskilte oppgaven.
Uttalelsen i fulltekst
Vi viser til brev 13. november 2002 hvor Utenriksdepartementet ber om en vurdering av offentlighetslovens anvendelsesområde i saker angående ordener, utmerkelser o.l. som utdeles av Kongen personlig.
Vi er i all hovedsak enig i Utenriksdepartementets vurderinger og vil derfor bare kommentere visse sider av saken.
Lovavdelingen støtter Utenriksdepartementets vurdering når det gjelder spørsmålet om tildeling av St. Olavs Orden faller utenfor offentlighetslovens anvendelsesområde. Spørsmålet blir da om tildeling av Den Kongelige Norske Fortjenstorden må løses på samme måte.
Fortjenstordenen har langt på vei samme karakter som St. Olavs Orden. Utgangspunktet må derfor være at vi er utenfor offentlighetslovens område. Protokollsjefens rolle som medlem i Ordensrådet, kan ikke føre til et annet resultat. Dokumentene er her sendt til Protokollsjefen som medlem i Ordensrådet, ikke som tjenestemann i departementet.
1
Det kan ikke være avgjørende at innkommende brev blir innført i postjournalen i anonymisert form.
Hvis dokumentene benyttes i saksbehandlingen i departementet, vil de imidlertid måtte anses som forvaltningens saksdokumenter og falle innenfor offentlighetslovens anvendelsesområde. I dette tilfellet er det opplyst at sakene ikke drøftes i avdelingsmøter, seksjonsmøter eller lignende. Vi går derfor ut fra at sakene ikke brukes i departementets saksbehandling, men at det bare er sekretariatet for Fortjenstordenen, protokollsjefen og to personer med sekretariatsfunksjoner, som har befatning med sakene, og da bare i forbindelse med denne spesielle oppgaven.
Fotnote:
1
Se Lovavdelingens uttalelser i saken om en ekspedisjonssjefs rolle som medlem av Christian Radichs råd, Snr. 99/3666 E.