Lovavdelingen kom til at navn på selvstendig næringsdrivende som har søkt som virksomhet under eget personnavn, likevel skal behandles som personnavn etter offentlegforskrifta § 6. Uttalelsen presiserer samtidig at forskriften ikke har trådt i kraft.
Hva saken gjaldt
Kulturrådet ba om avklaring av om det er nødvendig å tagge et personnavn i OEP når det er sikkert at søkeren har søkt om midler i egenskap av selvstendig næringsdrivende under virksomhetsnavnet, selv om dette navnet er identisk med personnavnet.
Bakgrunnen var regelen i offentlegforskrifta § 6 fjerde ledd tredje punktum om at OEP skal innrettes slik at det ikke skal være mulig å få treff på personnavn i journalinnførsler som er eldre enn ett år.
Lovavdelingen viste til sin tidligere uttalelse fra 2010 om forståelsen av vilkåret «personnamn» og til at Kulturrådet etter det opplyste hadde lagt denne uttalelsen til grunn.
Rettslig vurdering
Lovavdelingen gjentok at «personnamn» er navn på fysiske personer, mens navn på selskaper og andre sammenslutninger faller utenfor. Etter den tidligere uttalelsen skal et personnavn alltid markeres, uavhengig av om dokumentet gjelder personen som privatperson eller som næringsdrivende.
For enkeltpersonforetak la Lovavdelingen til grunn at man i slike tilfeller må ta utgangspunkt i navnets form. Et navn som «Peder Ås» skal derfor anses som et personnavn, selv om det brukes i næringsvirksomhet. Derimot vil et firmanavn som «Kafé Peder Ås» ikke være et personnavn.
På denne bakgrunn svarte Lovavdelingen at den tidligere forståelsen også må legges til grunn i denne saken. Det ble samtidig bemerket at offentlegforskrifta § 6 ikke har trådt i kraft.
Uttalelsen i fulltekst
Tagging av personnamn for sjølvstendig næringsdrivande – offentlegforskrifta § 6
Vi viser til brev 11. mai 2016, der Kulturrådet spør om det er naudsynt å tagge eit personnamn dersom det er sikkert at personen har søkt om middel frå Kulturrådet i eigenskap av sjølvstendig næringsdrivande under namnet til verksemda, sjølv om dette namnet er det same som personnnamnet. Bakgrunnen for spørsmålet er at Offentleg elektronisk postjournal (OEP) etter forskrift 17. oktober 2008 nr. 1119 til offentleglova (offentlegforskrifta) § 6 fjerde ledd tredje punktum skal innrettast slik at det ved søk «ikkje skal vere mogleg å få treff på personnamn i innførslar i journalane som er eldre enn eitt år». I praksis skal dette skje ved at journalinnføringane med personnamn blir markerte med ein «tag» og seinare underlagde ei bestemt handsaming i OEP-databasen.
I vårt brev 16. september 2010 til Fylkesmannen i Østfold (snr. 2010/5593) uttala vi følgjande om forståinga av vilkåret «personnamn» i offentlegforskrifta § 6 fjerde ledd tredje punktum:
«”Personnamn” er navn på fysiske personer. Navn på selskaper og andre typer sammenslutninger faller utenfor. I de fleste tilfeller vil det være klart hva som er et personnavn. Etter vår vurdering skal et personnavn alltid markeres, uavhengig av om dokumentet knytter seg til vedkommende som privatperson eller som næringsdrivende. Selskapsnavn som inneholder navnet til en fysisk person (for eksempel Hans Hansen AS), skal ikke behandles som personnavn. Enkeltpersonforetak (som alltid inneholder etternavnet til en fysisk person, jf. foretaksnavneloven § 2-2) står på mange måter i en slags mellomstilling mellom fysiske personer og andre typer aktører. Det hensynet til å unngå at det bygges personprofiler som ligger til grunn for den aktuelle delen av offentlegforskrifta § 6, gjør seg ikke så sterkt gjeldende for denne kategorien, som vil være næringsdrivende. I slike tilfeller antar vi at man må ta utgangspunkt i navnets form. F.eks. bør ”Peder Ås” anses som et personnavn selv om Peder Ås driver en kafé som enkeltpersonforetak og dokumentet gjelder kafeen. Den ansvarlige for kafedriften er dessuten den fysiske personen Peder Ås uansett. ”Kafé Peder Ås” vil derimot ikke være et personnavn.»
Det vi uttala den gongen, må etter vårt syn leggjast til grunn her òg. Vi forstår det slik at Kulturrådet òg har bygd på uttala frå Lovavdelinga.
Vi nemner for ordens skuld at offentlegforskrifta § 6 ikkje har teke til å gjelde.